Wil om op afstand te vergaderen is er wel

Uit een onderzoek onder zakelijke reizigers in Nederland en België blijkt dat de helft van hen minder gaat reizen als er in hun organisatie eenvoudiger toegang tot hoogwaardige videoconferencingoplossingen komt. Vooral groepsvergaderingen zouden zo efficiënter gehouden kunnen worden.

Uit het onderzoek van Kien in opdracht van telecomdienstverlener BT dat in september van dit jaar uitgevoerd werd, blijkt dat ongeveer de helft van de ruim tweehonderd ondervraagde zakelijke reizigers uit Nederland en België gebruik maakt van videoconferencing om met mensen te communiceren (Nederlanders 44 procent en Belgen 57 procent). Hiervoor maken ze gebruik van verschillende middelen: een video conference oplossing die in een vergaderruimte beschikbaar is (Nederlanders 46 procent en Belgen 39 procent), een webcam met een persoonlijke online dienst zoals Skype (Nederlanders 35 procent en Belgen 41 procent), een speciaal ingerichte video conference ruimte op kantoor (Nederlanders 19 procent en Belgen 33 procent) en een webcam met een zakelijke online dienst zoals Webex (Nederlanders 27 procent en Belgen 22 procent).

Videoconferencing is vooral geschikt voor vergaderen met meerdere mensen (Nederlanders 74 procent meer genoemd dan Belgen 59procent), voor een intern teamoverleg (Nederlanders 58 procent en Belgen 62 procent) en voor het geven van een uitgebreide toelichting op afstand (Nederlanders 65 procent en Belgen 59 procent). In Nederland vindt men het ook erg geschikt voor een 1-op-1 vergadering (69 procent). In België ligt dit percentage een stuk lager (44 procent). De toepasbaarheid van videoconferencing hangt erg af van het type overleg of gesprek en van de te overbruggen afstand oftewel de winst in reistijd.

De belangrijkste reden om videoconferencing uit de weg te gaan is dat men liever mensen fysiek ziet bij overleg. Een andere in Nederland even belangrijke reden is dat de middelen er niet zijn. Belgische bedrijven lopen voorop met speciaal ingerichte videoconferencing ruimten op kantoor op hun Nederlandse collega’s (Nederlanders 19 procent versus Belgen 33 procent). Het onderzoek toont aan dat de Nederlandse zakelijke reizigers, gemiddeld genomen, op maandbasis ongeveer 268 kilometers zakelijke kilometers over de weg en het spoor per maand denken te besparen als videoconferencing op brede schaal beschikbaar is. Belgen schatten 440 minder reiskilometers te hoeven maken.

Om de toetredingsdrempel voor bedrijven te verlagen komt BT Benelux met een dienst waarbij bedrijven de benodigde centrale netwerkinfrastructuur voor telepresence op abonnementsbasis kunnen afnemen. Volgens BT kunnen bedrijven met zijn Unified Communications Video (UCV) as a Service de centrale netwerkkosten met 30 procent verlagen. Bij dit model moeten bedrijven nog wel zelf zorgdragen voor de video-apparatuur en de camera.