Westland Kaas bespaart met digitale facturen

Het handelshuis Westland Kaas, dat onder andere bekende kaasmerken zoals Old Amsterdam en Maaslander in de markt zet, gaat zijn inkoopfacturen digitaliseren. Een kortere doorlooptijd is de belangrijkste reden om van het papier af te stappen.

Jaïr Junge, business controller en projectleider bij Westland Kaas heeft hoge verwachtingen van het digitaliseringstraject. “De doorlooptijd wordt aanzienlijk korter. We streven op dit moment naar maximaal één week voordat de factuur betaalbaar wordt gesteld, maar dit lukt zeker niet altijd. Met het nieuwe Corsa/Invoice-systeem zullen we die week, en waarschijnlijk zelfs een kortere doorlooptijd, zeker halen. Snellere afhandeling van facturen bevordert de goede relatie met je toeleveranciers. Het voordeel van digitale factuurverwerking is bovendien dat de informatie vollediger is en voor iedereen beschikbaar. Zo is eenvoudig een overzichtelijke factuurhistorie per leverancier en klant op te bouwen. Hierdoor kan een medewerker bij een klantvraag de betreffende documentatie direct inzien.”

Handmatig
“Op dit moment worden al onze facturen handmatig vergeleken met de inkooporder en vervolgens fysiek de organisatie ingestuurd voor accordering”, vervolgt Junge. “Wij werken met een aantal kaasproducenten en leveren aan een groot aantal afnemers in de retailmarkt. Alleen Old Amsterdam bijvoorbeeld al wordt in 60 landen verkocht. Op jaarbasis betekent dit dat wij zo’n 20 duizend facturen binnenkrijgen en dus kost handmatige verwerking behoorlijk wat tijd.”

Belangrijk bij het digitaliseringstraject is dat de gescande inkoopfacturen automatisch worden gematcht met de order en direct worden gecontroleerd op prijsverschillen. “In de kaasbranche fluctueren de prijzen behoorlijk. Daarbij komen vaak verschillen in gewicht voor tussen wat de leverancier verlaadt en wat de ontvanger binnenkrijgt”, licht Junge toe. “Dit is gedeeltelijk toe te schrijven aan het ‘indrogen’ van de kazen tijdens het transport. Omdat kaas een relatief duur product is, is het belangrijk om hier goed op te letten. Corsa/Invoice haalt door middel van automatische regelherkenning de afwijkingen eruit. Die facturen worden vervolgens voor verdere controle bij een medewerker neergelegd.”

Na een uitgebreide vergelijking van leveranciers werd uiteindelijk gekozen voor Corsa/Invoice van BCT. Junge: “De belangrijkste redenen waren dat BCT’s ervaring met vergelijkbare klanten heeft en het feit dat de oplossing een bestaande koppeling met ons ERP-systeem heeft.” Met Corsa/Invoice worden de inkomende facturen gescand en geregistreerd. Daarna worden ze in digitale vorm door de organisatie gestuurd. De medewerkers krijgen een e-mail bericht wanneer ze een factuur moeten goedkeuren en krijgen daarbij alle informatie overzichtelijk op één scherm aangeboden. Met één muisklik kunnen ze achterliggende financiële budget- en orderinformatie bekijken. De Corsa-module is geïntegreerd met de financiële software, die de facturen verwerkt en betaalt. Ook wordt een koppeling gemaakt met de managementrapportagetool van Westland Kaas. De implementatie gaat begin september van start en moet voor het einde van het jaar afgerond zijn.