We verdrinken in informatie

Mindmapper Mindjet heeft een prijskaartje gehangen aan de stortvloed aan informatie die ons van het werk houdt. De Nederlandse werknemer maakt jaarlijks 1853 euro extra kosten om de informatie te vinden die hij of zij zoekt.

Het zijn druppels informatie die werknemers al het gevoel geven dat zij de controle kwijt zijn blijkt uit het internationale onderzoek, waar 200 Nederlandse werknemers aan meededen. Werknemers hebben grote moeite om orde aan te brengen in de enorme informatiestroom en hoofd- van bijzaak te scheiden. Dit kost het Nederlandse bedrijfsleven ruim 1853 euro per werknemer, per jaar. Opvallend is dat er maar een kleine hoeveelheid informatie nodig is om werknemers het gevoel te geven dat zij overweldigd worden door de informatiestroom en hen het gevoel te geven dat ze niet goed uitgerust zijn om de informatie de baas te kunnen. Aan het zoeken naar informatie die werknemers hebben gezien maar die ze niet kunnen vinden, besteedt de gemiddelde werknemer meer dan 25 minuten per dag, het equivalent van meer dan twee werkweken per jaar. Dit kost bedrijven 1853 euro per jaar voor elke werknemer, gebaseerd op een gemiddelde salaris.

Meerdere bronnen
Het onderzoek is uitgevoerd door One Poll in opdracht van Mindjet en toont aan dat hoewel Nederlandse werknemers relatief kleine hoeveelheden informatie ontvangen, zij deze stroom moeilijk te beheren vinden. Dat komt met name omdat de informatie afkomstig is van meerdere bronnen. Dit alles heeft een negatieve invloed op de bedrijfsresultaten en werknemerstevredenheid. Meer dan de helft (57 procent) van de werknemers geeft aan dat de hoeveelheid informatie hun werk negatief beïnvloedt. Het gemiddelde aantal ontvangen e-mails is 33 per dag, waarvan een vijfde niet wordt gelezen. We wonen één vergadering bij op een gemiddelde kantoordag, voeren zes telefoongesprekken of conference calls en ondanks de social media hype besteedt maar 53 procent van de respondenten tijd op sociale netwerken gedurende een gemiddelde werkdag.

Cruciaal punt is dat het niet zozeer de hoeveelheid informatie is maar vooral de grote verscheidenheid aan informatiebronnen die ons moedeloos stemt. Er is niet veel voor nodig om het gevoel te krijgen dat men verdrinkt in informatie. Dat kost geld en heeft een negatief effect op de motivatie. "We krijgen informatie uit een enorme verscheidenheid van bronnen en soms tegelijkertijd", legt neurobioloog Mo Costandi uit. “De hersenen zijn alleen niet goed in multitasking: wanneer we te maken hebben met e-mails, documenten, meetings, tweets en telefoongesprekken kan het heel moeilijk zijn al deze informatie te verwerken. Het visualiseren van informatie helpt ons het grotere plaatje te zien en relaties beter te begrijpen, maar de manier waarop we werken stelt ons meestal niet in staat dit te doen. Hierdoor voelen we ons overbelast en worstelen we om informatie te begrijpen en verwerken. We zullen in de toekomst steeds meer informatie ontvangen van meer bronnen en daarom dienen we beter te worden in het beheren daarvan. Technologie kan daarbij helpen, als je het op de juiste manier inzet."