Waterbedrijf Evides standaardiseert scanstraat

Evides Waterbedrijf heeft het scannen en doorsluizen van deze gedigitaliseerde informatie een stuk simpeler gemaakt. Door standaardisatie van het scantraject en koppeling aan het content management systeem is het digitaliseren sneller geworden en is er minder kans op fouten.

Evides gaat de scansoftwasre van één leverancier afnemen in plaats van vier aparte softwarepartijen zoals voorheen het geval was. De organisatie gaat werken met de scansoftware van Iris Nederland die gekoppeld is aan software met de OpenText Enterprise Content Management Suite. Hierdoor kunnen alle fases in het scantraject met één actie doorlopen worden. Evides Waterbedrijf kende Iris van de herimplementatie van de OpenText software, dat het bedrijf ook beheerde voor Evides. De documentatiespecialist bleek ook veel kennis over digitalisering in huis te hebben. “Uit onze test bleek dat de software van Iris hoge compressiewaardes en een hoge graad van herkenning en validatie heeft”, vertelt Egbert Hagendijk, documentair informatiebeheerder bij Evides. “Die resultaten hebben onze keuze bepaald.”

Automatische verwerking
In de nieuwe werkwijze worden de gescande beelden omgezet in geïndexeerde en bewerkbare bestanden en doorgesluisd naar het documentatiesysteem waarin het klaar gezet wordt voor de automatische verwerking van de inkomende facturen. “We kunnen nu allerlei documenten, zoals facturen, na het scannen indien nodig laten sorteren in afzonderlijke documentcategorieën en toewijzen aan de verschillende bedrijfsprocessen”, vervolgt Hagendijk. “Daarna extraheert de software automatisch de benodigde gegevens. De bestanden worden vervolgens als PDF overgedragen aan het ECM-systeem, waar een ieder met de juiste rechten de documenten kan inzien of bewerken.”

Dubbelzijdig bedrukt
In de nieuwe scansoftware zitten tal van handigheden meent Hagendijk. “We kunnen nu in de scan gemakkelijker zien of een pagina dubbelzijdig bedrukt is en dat is vooral handig bij documenten met heel veel pagina’s”, aldus Hagendijk. “Daarnaast herkent de software bijvoorbeeld barcode- en watermeternummers in werkopdrachten. Dankzij de integratie met de OpenText ECM Suite is het heel makkelijk om een bepaald document terug te vinden. Nog een voordeel is dat al onze multifunctionele printers, waarmee alle medewerkers kunnen scannen, printen en kopiëren, met de software van Iris zijn aangesloten op het ECM-systeem. We hebben hiermee de zekerheid dat alle documenten meteen in het documentmanagementsysteem terecht komen. Daarmee voorkomen we vervuiling van fileservers en de Exchange-omgeving.”