Vooral leveranciers liggen dwars bij elektronisch factureren

De overheid heeft de doelstelling om minimaal 10 procent van de facturen elektronisch af te handelen in 2010 bij lange niet gehaald. Veel financiële systemen ondersteunen het niet en leveranciers maken bepaald geen haast om deze functionaliteit in te bouwen.

Van de in totaal 14,4 miljoen facturen bij de overheid werd nog geen 6 procent elektronisch afgehandeld. Dat blijkt uit onderzoek van EIM in opdracht van het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (EL&I), dat deze week openbaar is gemaakt. Vooral gemeenten presteerden onder de maat. Bij plaatsen met meer dan 100 duizend inwoners werd maar 1,4 procent van de rekeningen elektronisch afgehandeld. Bij middengrote gemeenten met 20 duizend tot 100 duizend inwoners lag dit cijfer op 1,9 procent. Ook de provincies en waterschappen scoorden met respectievelijk 2,3 procent en 2,5 procent digitale facturen. Alleen de ministeries konden de doelstelling waarmaken door 15,8 procent van de facturen elektronisch af te doen in 2010.

Volgens een woordvoerder van EL&I hebben veel overheden wel de mogelijkheid de facturering digitaal plaats te laten vinden, maar wordt er geen gebruik van gemaakt. Bijna 80 procent van de overheidsorganisaties ontvangt zelf in meer of minder mate elektronische rekeningen. En 84 procent van de organisaties wil het e-factureren verder invoeren. Maar een factuur per post is nog steeds de norm. E-facturering is volgens EL&I niet alleen gemakkelijker, het levert ook aanzienlijke kostenbesparing op.

De belangrijkste worst die bedrijven en overheden voorgehouden wordt is kostenverlaging. Volgens een rapport van de Europese Commissie kost het verwerken van een papieren factuur gemiddeld 30 euro. Voor een elektronische factuur is dat gemiddeld 6 euro. Het gaat dan wel om daadwerkelijke geautomatiseerde afhandeling, niet om een rekening die bijvoorbeeld in digitale vorm in bijvoorbeeld een pdf-bestand wordt verstuurd. Uit het onderzoek van EIM blijkt dat de meeste digitale facturen als een attachment gehecht worden aan een e-mail. Een ruime meerderheid van 84 procent van de elektronische facturen wordt op deze manier afgehandeld. Het volledig geautomatiseerd factureren gebeurt maar in 6 procent van de gevallen. Bij de rijksoverheid is deze system-to-system aanpak wel meer gebruikt: 19 procent van de elektronische facturen wordt zo afgehandeld.

De belangrijkste struikelblokken bij de invoering van elektronisch factureren zijn de leveranciers van financiële systemen. Volgens bijna 60 procent van de overheidsorganisaties zijn ze nog niet overgestapt omdat er geen of te weinig leveranciers het elektronisch factureren in hun systemen die in de markt uitstaan goed ondersteunen. Overigens is het aandeel respondenten dat aangeeft dat de eigen leverancier zijn zaakjes nog niet op orde heeft aanzienlijk kleiner: 36 procent geeft aan dat dit een belangrijke hindernis is voor elektronisch factureren. Ook de huidige crisis speelt een belangrijke rol. Ruim 43 procent geeft aan dat de eigen organisatie andere prioriteiten heeft door reorganisatie of afslanking, wordt veel genoemd. Bij de inkoop van uitzendkrachten en de realisatie van infrastructurele werken wordt op dit moment het meest gewerkt met digitale facturen. Dienstverleners uit de it- en telecomsector bungelen onderaan dit lijstje.

Minister Maxime Verhagen van EL&I heeft vrijwillige overstap van overheden vervangen door een acceptatieplicht. Alle 78 rijksoverheidsorganisaties moeten vanaf januari dit jaar in staat zijn om in ieder geval elektronische facturen te kunnen ontvangen. Het gaat om ministeries en uitvoeringsorganisaties van het Rijk, zoals de Informatie Beheergroep en Tennet. Verhagen grijpt deze mogelijkheid ook aan om een standaard af te dwingen. Overheden zijn niet alleen verplicht de e-facturen te ontvangen, maar zij moeten dit ook allemaal doen via Digipoort, het elektronisch postkantoor van de overheid, zodat er één standaard komt voor het elektronisch factureren. De gemeenten en provincies kunnen nog even achterover leunen. Deze instellingen hoeven volgens de nieuwe doelstelling pas in 2018 met elektronische facturen te werken. De nieuwe doelstelling is nu om in 2014 80 procent van de facturen bij rijksoverheidsorganisaties elektronisch af te laten handelen.