Unit4: Overheden gaan gebukt onder starre erp-systemen

Door bezuinigingen en veranderende wet- en regelgeving gaan overheidsorganisaties andere prioriteiten stellen bij de aanschaf van nieuwe software. Aldus een het marktrapport “Changing Trends in Regional Government Enterprise Solution Requirements” van Technology Evaluation Centers (TEC) in opdracht van - en in samenwerking met – softwareleverancier Unit4.

Volgens het rapport worden cloud computing, de mogelijkheid om snel in te spelen op veranderingen en ondersteuning van samenwerking met andere overheidsorganisaties steeds belangrijker als selectiecriterium.

Het rapport is gebaseerd op gegevens van TEC over de geplande softwareselectie van overheden en daarnaast op interviews met it-managers en directieleden bij overheden in West-Europa en de Verenigde Staten, die klant zijn van Unit4.

Nieuwe criteria
De veranderingen waar overheden mee te maken krijgen zorgen ervoor dat drie criteria steeds belangrijker worden bij de selectie van software, stelt het rapport:
* On-demand afname van functionaliteit (SaaS);
* De mogelijkheden van de software om in te spelen op continue structurele en operationele veranderingen;
* Het ondersteunen van nieuwe samenwerkingsvormen met andere overheidsorganisaties.

Volgens het rapport zijn veel overheidsorganisaties gedwongen om een vervanging van hun operationele software te overwegen, omdat hun huidige erp-systemen niet in staat zijn om zich aan nieuwe vereisten aan te passen. Het gaat daarbij onder meer om verplichte bekendmaking aan de bevolking van alle regionale of gemeentelijke uitgaven en om strengere voorschriften voor bescherming van de privacy en beveiliging van de communicatie.

Nieuwe functionele eisen
Het TEC-rapport wijst ook op een aantal specifieke eisen die overheidsorganisaties aan hun software stellen. Het gaat onder andere om de mogelijkheid om de gebruikersinterface zelf te configureren, de capaciteit om in onderliggende informatielagen multi-record zoekopdrachten uit te voeren, functionaliteit te delen tussen departementen, de software te integreren met andere applicaties en over een op regels gebaseerde architectuur te beschikken. Zodoende kunnen gebruikers zelf structuren en workflow controleren, zonder te hoeven programmeren op codeniveau.

Vastgeketend
“De overheidssector gebruikt vaak nog verouderde systemen die iedere keer opnieuw handenvol geld kosten wanneer een organisatie een nieuwe operationele behoefte wil invullen,” aldus Ton Dobbe, Vice-President Product Management van Unit4. “Hoewel dit niet openlijk wordt toegegeven, is de sector van een zo beperkt aantal ERP-leveranciers afhankelijk geworden, dat de organisaties vastgeketend zitten aan trage, logge systemen die gebruikers en burgers geen goede diensten bewijzen. Deze systemen zijn buitensporig duur in het gebruik, vooral omdat zelfs voor de kleinste systeemwijziging de hulp van gespecialiseerde it-consultants moet worden ingeroepen.”
Volgens Unit4 is het tijd om een algehele vervanging van deze systemen te overwegen. Makkelijk is dat niet, aldus Dobbe, “want door technologiekeuzes in het verleden zit de overheid in een nadelige positie in vergelijking met de privésector.”

Het TEC-marktrapport “Changing Trends in Regional Government Enterprise Solution Requirements” kan hier worden gedownload.