Starre erp jaagt kosten op

De meeste erp-systemen zijn niet gebouwd op verandering en dit leidt tot torenhoge aanpassingskosten op het moment dat deze software eenmaal in gebruik is.

Dat stelt Albert Pang, Director Enterprise Applications Research van onderzoeksbureau IDC in het visiedocument Adapting to Change with Agile ERP. Doorgaan met dure aanpassingen, dan wel overgaan op meer flexibele ERP-oplossingen wordt een dilemma voor veel bedrijven. Pang geeft een paar vuistregels.

Veel erp-systemen kraken onder de druk van het toenemende tempo van veranderingen (fusies en overnames, aanpassingen in de wet- en regelgeving, nieuwe business processen, opkomst van nieuwe concurrenten, nieuwe gebruikerswensen, enzovoort). Om al die veranderingen bij te benen moet de onderliggende technologie zich soepel kunnen aanpassen, stelt Pang, zowel op het niveau van de code, als van het data model en van de business logica. ”En hier zien we vaak dat de kosten uit de hand lopen en dat ook de gewenste snelheid van de aanpassingen niet wordt gehaald.”

Als vuistregel geeft hij dat de jaarlijkse kosten van het up- en running houden van een erp-systeem niet mogen uitstijgen boven een kwart van de aanvankelijke implementatiekosten. Overstijgen ze dit niveau wel, dan moet serieus overwogen worden een nieuw systeem aan te schaffen, ook al is dat eerder dan gepland, zo adviseert hij. En voor zo'n nieuw systeem raadt hij aan dat de implementatie daarvan maximaal het dubbele mag kosten van de initiële aanschaf van de licentie, anders past het systeem klaarblijkelijk niet voldoende bij de businessprocessen, waardoor de kosten ook opnieuw in een latere fase van gebruik hoger zullen uitvallen dan wenselijk.

Alarmsignalen
Pang geeft in het visiedocument een checklist met pijnpunten, die evenzovele indicaties zijn dat een ERP-systeem de veranderingen niet meer goed kan bijbenen:
* Heeft u onlangs extra externe consultants moeten inhuren om het systeem aan te passen?
* Heeft u uw onderhoudsbudget voor dit systeem het afgelopen jaar overschreden?
* Was u het afgelopen jaar wel eens te laat met het verstrekken van financiële gegevens?
* Heeft uw organisatie het afgelopen jaar goede, nieuwe business-initiatieven moeten uitstellen?
* Heeft u sommige gebruikers van het systeem moeten teleurstellen, omdat u de gewenste informatie, rapportages, veranderingen in procedures en dergelijke niet kon bieden?
* Moet u soms overwerken om informatie uit uw systeem te halen, die eigenlijk standaard beschikbaar zou moeten zijn?

Amechtig versus agile
Het afwegen van de kosten van het handhaven van een erp-systeem dat amechtig geworden is, tegen overgaan op een meer flexibel (agile) systeem is een lastige opgave, aldus Pang. “Vaak wordt daarbij eenzijdig gekeken naar de initiële implementatiekosten van een erp-systeem, terwijl die meestal een stuk lager liggen dan de kosten om het up and running te houden. Vergeet ook niet de kosten van gemiste business in de overwegingen te betrekken, want daar loop je omzet door mis. En ook de verstoringen als gevolg van aanpassingen aan een bestaand systeem kosten geld, vooral wanneer die aanpassingen lastiger blijken te zijn dan was voorzien.”

Te dure aanpassingen
Het rapport The High Cost of Change for ERP, opgesteld door CFO Research in opdracht van erp-leverancier Agresso, werpt enig licht op de verdeling aanschaf-implementatie-onderhoud/aanpassing in de praktijk. Het onderzoeksbureau sprak met de CFO's van 157 bedrijven met een jaaromzet van tussen de 100 miljoen en een miljard dollar. Een gemiddelde aanschafprijs van deze erp-systemen is helaas niet te vinden, maar wel het feit dat 93 procent van de ondervraagden daar minimaal 250.000 dollar voor had uitgegeven (voor het totaal van aanschaf, implementatie en het onderhoud gedurende het eerste jaar). Bij de helft van de ondervraagden was dit meer dan 1 miljoen.
De jaarlijkse kosten om het systeem up and running te houden (uitgesplitst in interne kosten, externe kosten en kosten voor onderhoud en support) bedroegen gemiddeld 1,24 miljoen dollar, dus hoe dan ook – gemiddeld – ruim boven Albert Pang's bovengrens van 25 procent van de initiële kosten.
Acht van de tien deelnemende bedrijven meldden grote of kleine aanpassingen aan hun erp-systeem, nadat dit geïmplementeerd was. In 17 procent van de gevallen betrof dit zelfs een complete her-implementatie van hetzelfde systeem om het alsnog beter te laten aansluiten op sterk gewijzigde omstandigheden.