RDW wint veel met digitale leeromgeving

Ondanks de nadelen koos de Rijksdienst voor het Wegverkeer voor maatwerk in Microsoft SharePoint om een digitale leeromgeving te bouwen. De verwachte opbrengst: één miljoen euro per jaar.

Johan Schellingerhout, opleidingsmanager bij het RDW, had het goed voor ogen wat hij nodig had toen hij op zoek ging naar een Leer Content Management Systeem. Het systeem moest kunnen vastleggen wat een cursist precies doet en een persoonlijk ontwikkelingsplan kunnen opstellen en bijhouden.

Verder moesten mensen leermodules en docenten toegewezen kunnen krijgen en eigenaren van de leermodules moesten rechten kunnen krijgen om de lesstof aan te kunnen passen.

De RDW is verantwoordelijk voor het registreren van voertuiggegevens in Nederland en voor het bijhouden van de APK-keuringsgegevens. De APK wordt uitgevoerd door keurmeesters die in dienst zijn van keuringsinstanties, meestal garagebedrijven waar zij voor werken.

De controle op deze keurmeesters gebeurt door middel van steekproeven door controleurs van de RDW. Het spreekt voor zich dat deze medewerkers van de RDW goed opgeleid moeten zijn voor deze controletaken.

Tot nu toe vond het gros van de opleidingen bij RDW klassikaal plaats. De certificeringstoetsen voor RDW-controleurs werden bijvoorbeeld afgenomen in Lelystad.

Management overtuigen

Deze traditionele leeromgeving had nogal wat haken en ogen. “Deze klassikale onderwijsvorm zorgde voor een grote logistieke inspanning bij het RDW en kostte de controleurs veel reistijd”, steekt Schellingerhout van wal.

“Bovendien sloot deze manier van leren niet goed aan bij de belevingswereld van de cursisten. Veel van hen zijn technisch en praktijkgericht. Zij leren niet makkelijk uit een boek, ze moeten iets zien en dan begrijpen ze het meteen.”

Reden genoeg om op zoek te gaan naar een nieuwe opleidingsmethode. Schellingerhout had al snel in zijn hoofd wat hij zocht. Samen met projectmanager Hans Udink en Instructeur Techniek en Administratie Arie Haksteeg definieerde hij de eisen en wensen aan het systeem.

Het was nog een behoorlijke klus om het management van RDW te overtuigen. “We konden inzichtelijk maken dat we de investering in enkele jaren zouden terugverdienen, maar de organisatie was zo gewend aan de oude manier van opleiden dat we argumenten kregen als ‘met de digitale leeromgeving mis je het sociale aspect’. Nou, dan organiseer je daarvoor toch een leuk uitje.”

Eén keer wijzigen

Met de goedkeuring van het management op zak kon het trio op zoek naar een leverancier. Udink: “Samen met de it-afdeling zijn we een selectietraject ingegaan. Een belangrijke eis vanuit de it-afdeling was standaardisatie. Het beleid is: kies voor software van SAP of Microsoft, tenzij je hele goede redenen hebt.”

Toch besloot hij ook verder dan deze twee leveranciers te kijken en kwam zodoende tot een longlist van maar liefst 150 systemen. Daar bleven er vier van over voor de shortlist. Geen enkele leverancier kon voldoen aan alle eisen van RDW.

De organisatie zocht namelijk niet alleen een LMS (learning management system), maar wilde dit combineren met een CMS (content management system). Zo was het bijvoorbeeld een eis dat als specifieke content op één plaats wordt aangepast, dit overal wijzigt.

Ook wilde de RDW het systeem gebruiken als verlengde van het personeelsinformatiesysteem. “We houden er ook de werkprocedures en wetgeving in bij. Als daar iets in verandert, willen we automatisch de medewerkers die dat aangaat informeren. En als we een vacature hebben, willen we met een druk op de knop kunnen zien welke medewerkers aan de eisen voldoen”, verklaart Schellingerhout.

Een systeem dat dit alles combineert bestaat simpelweg niet, zo ontdekte Udink. De keus viel daarom uiteindelijk op de Microsoft Learning Gateway, die goed kan samenwerken met SharePoint, dat al bij de RDW draaide. Microsoft droeg Wortell aan als implementatiepartner.

Al snel na de start van het project bleek dat de Learning Gateway weliswaar prima voldeed aan alle opleidingseisen van RDW, maar niet genoeg in huis had om de integrale benadering die RDW wilde aan te kunnen.

“Het liep er zelfs op uit dat we helemaal niet verder zijn gegaan met de Learning Gateway maar dat we de digitale leeromgeving samen met Wortell helemaal als maatwerk binnen SharePoint hebben gebouwd”, vertelt Udink.

De huidige omgeving is in één jaar en drie maanden gerealiseerd. Inmiddels zijn de eerste twaalf modules live. Voor het eind van het jaar zullen dat er 60 zijn.

Schellingerhout geeft een kleine demo. Cursisten hebben de keus tussen theorie of praktijkcases (Blended Learning). Zo kunnen ze via twee ingangen leren. Weten ze van een onderwerp nog weinig af, dan starten ze met de theorie. Denken ze dat hun kennis voldoende is, dan kunnen ze de praktijkopdracht maken.

Vrijwel alle lesstof is in beeld en geluid in de vorm van animaties of filmpjes. En soms moeten de cursisten een praktijkopdracht doen onder leiding van een coach. “De drempel om vragen te stellen aan de coach is in de één-op-één-situatie van de digitale lesomgeving veel lager dan bij klassikaal onderwijs”, zegt Schellingerhout.

Besparingen

De hamvraag is natuurlijk: wat levert het op? “Als de digitale leeromgeving in zijn volle omvang is geïmplementeerd, gaan we ongeveer een miljoen euro per jaar besparen”, rekent Udink voor. De voordelen in geld en kwaliteit:

* Door de digitale leeromgeving zijn er voor meer opleidingen minder docenten nodig;

* Verder zijn de RDW-medewerkers een stuk productiever geworden. Zij hoeven niet meer zo veel te reizen. RDW kan op afstand certificeringtoetsen afnemen en hoeft deze niet meer op een centrale locatie te organiseren;

* Ook wordt de opleiding voor cursisten korten omdat de digitale leeromgeving rekening houdt met het bestaande kennisniveau van cursisten;

* Ook de logistiek is een stuk efficiënter;

* De RDW hoeft nu niet meer te wachten tot er weer een klasje vol is voor bijvoorbeeld de module controleapparaat tachograaf. Voorheen kon het soms maanden duren voordat er genoeg deelnemers voor dit soort specifieke cursussen waren. Al die tijd stond de RDW-medewerker aan de zijlijn. De mobiliteit van medewerkers is een stuk groter geworden;

* Ook de kwaliteit van de lesstof is aanzienlijk beter geworden omdat wijzigingen in wet- en regelgeving direct kunnen worden doorgevoerd in de digitale leeromgeving.

* Bovendien is bij de ontwikkeling van de lesstof met zowel een pedagogische als met een andragogische blik naar volwassenenonderwijs gekeken. De stof beklijft daardoor beter. RDW medewerkers zijn beter gemotiveerd om te leren omdat e-learning een stuk leuker is dan met je neus in de boeken te zitten;

* Bij klassikaal onderwijs is het lastig om de hele groep bij de les te houden. Een docent richt zich dan al snel op het gemiddelde en raakt de betere en mindere leerlingen onderweg sneller kwijt. Dat gevaar wordt met e-learning ondervangen.

Al met al leidt e-learning dus tot sneller, effectiever en hoogwaardiger onderwijs tegen lagere kosten.