Projecten worden kleiner en rationeler benaderd

Er zijn niet alleen méér it-projecten opgestart in 2010, ze worden ook vaker succesvol afgerond dan vorig jaar, blijkt uit de ICT Barometer van Ernst & Young. Het bedrijf ziet een paradox in zijn peiling: het aantal succesvol afgeronde projecten is met 10 procent gestegen, maar de tevredenheid is gedaald.

Bijna de helft (47 procent) van de ondervraagden geeft aan dat de projecten niet aan de verwachting voldoen. Niet voldoen aan verwachtingen (47 procent) is de meest genoemde reden waarom projecten niet succesvol zijn. Ook een uitgelopen planning (26 procent) wordt regelmatig genoemd. In de terugkerende peiling was er vorig jaar minder ontevredenheid te zien (42 procent). De algehele tevredenheid uitgedrukt in een rapportcijfer is gedaald van 6,9 in 2009 naar 6,7 in 2010. Frank Harmsen van Ernst & Young vindt het niet moeilijk om de schijnbare tegenstelling tussen meer geslaagde projecten en een lagere tevredenheid te verklaren. "Het succes stijgt en de tevredenheid daalt. Dat lijkt tegenstrijdig. De achterliggende verklaring is dat it-projecten sinds 2009 minder ambitieus zijn en meer dan ooit op kosten en baten afgerekend worden. Projecten zijn minder complex en dat verzekert de kans op succes."

De kritiek op projectmanagement neemt toe. Meer ondervraagden gaven hun it-projecten een dikke onvoldoende. De ICT Barometer toont een stijging van 8 procent in 2009 naar 13 procent in 2010. Bij de vraag waarom de ondervraagden meer ontevreden zijn over hun it-projecten noemt Harmsen een aantal klassieke oorzaken. "Nog lang niet alle organisaties hebben een vaststaande procedure voor het opstarten van it-projecten. Daarnaast worden ook prioriteiten lang niet altijd volgens een vaste procedure vastgesteld: zes op de tien organisaties stellen geen prioriteiten aan it-projecten of doen dit ad hoc. Dat geldt ook voor financiële projectdoelen. Zes op de tien ondervraagden beoordelen de lasten en baten voorafgaand aan de start van een project en bijna 20 procent van de ondervraagde organisaties voert geen financiële sturing uit tijdens it-projecten."

Ook bij de vraag welke projecten niet lekker lopen zien we bekende missers voorbij komen. Zo laat de invoering van een crm-systeem nog steeds de meeste problemen zien volgens de ondervraagden. Hetzelfde geldt voor project/planningsystemen. De meest voorkomende projecten zijn het opzetten van een (nieuwe) website en een algemeen informatiesysteem. Van de ondervraagde organisaties maakt 22 procent inmiddels gebruik van it-portfoliomanagement, een systeem om projecten te prioriteren volgens een beleidsagenda die gekoppeld is aan de bedrijfsstrategie van de organisatie. Dit is beduidend minder dan vorig jaar, toen nog 31 procent van de ondervraagde aangaf met deze systematiek te werken. De grootste daling is te zien in de sector handel en distributie, waar tegelijkertijd ook de beoordeling van it-projecten het meest terugliep; van een 7,3 naar een 6,2. Volgens Frank Harmsen zien de ondervraagde managers it-portfoliomanagement wel als een belangrijk middel om de business meer te betrekken bij het prioriteren van projecten. "Vrijwel alle gebruikers zijn zich bewust van de voordelen van it-projectmanagement. Ter verbetering van projecten willen ondervraagde managers graag meer inspraak vanuit 'de business' en een beter inzicht in wat projecten exact opleveren."