Portret van een it-manager (35)

Menig it-manager moet als een ware jongleur meerdere ballen in de lucht houden. De directie wil waar voor zijn geld, gebruikers betere ondersteuning en it-medewerkers minder stress. Hoe mensen hun balans vinden tussen deze belangen ziet u terug in een serie portretten van it-managers.

Door Henk Vlaming, beeld Nico Boink

Waarvoor gebruiken jullie IT?
 "Als grote logistiek dienstverlener gebruiken we IT om onze vloot vrachtwagens goed te managen en alle administratieve processen efficiënt te laten verlopen. De marges in de logistiek zijn dun, we hebben te maken met meer files en in verband met de Rijtijdenwet moeten we goed opletten dat onze chauffeurs niet te lang achter het stuur zitten. Volop reden om IT goed te gebruiken.
Ons zelf ontwikkelde Transport Management Systeem Lovos is al jaren via satelliet geïntegreerd met de boardcomputer in de cabines van de vrachtwagens. Met het Lovos planbord kunnen onze fleetmanagers realtime zien hoe lang iedere chauffeur nog mag rijden. Met tien auto's kun je dat nog uit je hoofd uitrekenen, maar met 1800 vrachtauto's vraagt dit om geavanceerde systemen."

Wat speelt er bij de IT van dit bedrijf ?
"We hebben drie kernactiviteiten: Cargo, Bulk en Logistics services. Die drie clusters gebruiken allerlei systemen. Er draaien nu meerdere projecten om het aantal systemen te beperken. Als we met onze it-afdeling aan minder systemen hoeven te werken, worden we productiever en worden onze gebruikers met minder verschillende user interfaces geconfronteerd. De weg er naar toe is niet gemakkelijk. We hebben in 2008 zes speerpunten: ontvlechting, rationalisatie, continuïteit, informatiemanagement, innovatie en it-performance."

Hoe komen jullie aan zoveel applicaties?
"Sinds we in 1944 zijn opgericht hebben we in de loop der jaren veel bedrijven overgenomen. Daardoor hebben wij nu veel systemen die bijna allemaal in ons datacenter draaien en die via de  Europese netwerkverbinding door de gebruikers benaderd worden. Vorig jaar is het bedrijf begonnen met consolideren. Van de 45 vestigingen blijven er ruim dertig over. We dragen als it-afdeling veel systemen of de data daarin zorgvuldig over aan de nieuwe eigenaren van de verkochte vestigingen."

Hoe zit het met de andere speerpunten?
"Continuïteit is belangrijk. We zorgen ervoor dat de systemen 24 maal zeven beschikbaar zijn met minimale uitval. Dat doen we door continue vernieuwing. Zo hebben wij Citrix vernieuwd en doen we nu hetzelfde met VMware. Verder ontwikkelen we ons TMS-ysteem door, waar alle data van onze vrachtwagens in Europa in zijn ondergebracht. Ik hoor wel eens dat bij andere transportbedrijven het systeem soms elke maand uitvalt. Dat is hier gelukkig door up-to-date-technologie en betrokken it-medewerkers ondenkbaar. Daarnaast werken we zelf continu aan betere management-informatie uit onze BI-omgeving."

Kan de business dit wel volgen?
"De samenwerking tussen IT en de business is ongelooflijk goed, we houden elkaar scherp waardoor we meters kunnen maken op de speerpunten. In elk cluster hebben we businessanalisten waarmee we met key users en procesmanagers de vertaalslag maken voor de proces- en systeemaanpassingen. Bij Vos komen de vernieuwingen tot stand door met de business aan de tafel te gaan zitten en elkaar goed te informeren. Dat heeft alles te maken met verwachtingsmanagement op verschillende niveaus in de organisatie. Een goed voorbeeld van de nauwe samenwerking is de nieuwe routeserver die we dit jaar hebben geïmplementeerd. Het resultaat is dat we nu op basis van het actuele wegennet, een betere voorcalculatie maken van de te rijden kilometers."

Hoe is de betrokkenheid vanuit de organisatie met IT ?
"IT komt steeds dichterbij de mensen, zowel binnen als buiten Vos Logistics. Men komt er in het dagelijks leven steeds meer mee in aanraking, waardoor iedereen erover meepraat. Zo schakelen we snel. Bij Vos merk je dat IT echt als middel wordt gezien om goede bedrijfsresultaten mogelijk te maken."

Wat is jouw achtergrond?
"Ik heb vijf jaar bij Baan gewerkt, daarna acht jaar bij AXI. Dat is in totaal dertien jaar bij it-leveranciers in uiteenlopende rollen, van programmeur tot it-architect, businessconsultant en project- en lijnmanager."

Hoe is het om buiten de it-sector te werken?
"Bij Baan en bij AXI heb ik met veel plezier gewerkt, maar in mijn huidige rol bij Vos zie ik directer resultaat én werk ik tegelijkertijd aan de realisatie van onze lange termijn it-strategie. Dat is verfrissend en plezierig. Ik ben dan ook nog steeds in m'n sas met deze baan en met deze collega's. Er zit enorm veel betrokkenheid en technische kennis in de organisatie. Ik voel die betrokkenheid ook. Elke keer als ik een van onze oranje vrachtwagens tegenkom, heb ik de neiging om te zwaaien."

Wat voeg jij hieraan toe?
"Naast inhoudelijke kennis om de speerpunten te realiseren, probeer ik ondanks de werkdruk een ontspannen en informele sfeer te creëren. Zo zijn we met bijna het hele it-team en de businessanalisten gaan mountain biken met it-medewerkers uit Oss, Veendam en Warschau, samen met collega's uit de business waarmee we veel samenwerken. Door een plezierige werkomgeving scheppen we zo de randvoorwaarden om voorop te lopen in de IT en een bijdrage te leveren aan de dienstverlening van het bedrijf."

Ben je buiten je werk ook zo betrokken?
"Ik ben de trotse vader van twee kinderen van drie en vijf. Verder tennis ik en klus ik in en om het huis. Een andere bezigheid is mijn vrijwilligerswerk voor jongeren. Ik ben bevlogen om mensen te laten doen waar ze goed in zijn."