Pioniers delen ervaringen over het nieuwe werken

Toen Microsoft Nederland in april 2008 zijn nieuwe hoofdkantoor op Schiphol betrok was het één van de eerste organisaties die het nieuwe werken invoerde. Een aantal jaren later maakt het bedrijf de balans op: de invoering is een succes al zijn er nog de nodige uitdagingen.

De medewerkertevredenheid is enorm toegenomen vertelt Ineke Hoekman, hr-directeur van Microsoft tijdens de Kluwer Masterclass Het Nieuwe Werken die op donderdag 23 september plaatsvond in het Microsoft kantoor op Schiphol. Meteen na de invoering schoot de medewerkertevredenheid van een mager zesje voorheen naar een dikke acht in 2009. Dit jaar is dit rapportcijfer licht gedaald naar een acht min. Het softwarebedrijf heeft er bij de invoering van het nieuwe werken nadrukkelijk voor gewaakt niet teveel nadruk te leggen op de technologie. De technologie heeft de veranderde manier van werken hooguit ondersteund maar het zeker niet bepaald.



Aanleiding voor de stap van Microsoft was de verhuizing naar een nieuw kantoor en de oproep van oprichter Bill Gates om de nieuwe manier van werken in te voeren. Gelijk bij de verhuizing boekte Microsoft al één van de grootste besparingen. In het nieuwe kantoor kon Microsoft toe met 40 procent minder werkplekken. In het kantoor kan het bedrijf toe met een bruto vloeroppervlakte per medewerker van 11 vierkante meter. Dat ruimetbeslag is een stuk efficiënter dan de traditionele kantoorinrichting. Volgens de NFC-index was een organisatie gemiddeld een kleine 19 vierkante meter kwijt aan een werkplek per medewerker.

Voorbeeld gedrag van de directie is belangrijk geweest voor de acceptatie van de nieuwe manier van werken. Het management team moesten net als alle andere medewerkers een werkplek bemachtigen die op dat moment voorhanden was. Wat bij de overstap ook goed geholpen heeft is een hulpmiddel waarmee werknemers aan de hand van vragen hun eigen werkstijl kunnen bepalen. Is deze vastgesteld dan krijgen ze tips en trucs om voor hen typische valkuilen van het nieuwe werken te voorkomen.

Microsoft is in de praktijk van het nieuwe werken regelmatig tegen verouderde wetgeving aangelopen. Zo voldoe je thuis met een laptop op de bank niet aan de arboregels voor een werkplek. Het bedrijf heeft afspraken kunnen maken over de arboregels vooral ook omdat er weinig medewerkers met rsi-klachten zijn en het ziekteverzuim laag is. Daarnaast zijn de huidige werkkostenregelingen van de fiscus nog niet goed afgestemd op het thuiswerken. Ook over het output gestuurd managen van medewerkers en het inwerken van nieuwe medewerkers betaalde het bedrijf het nodige leergeld liet de hr-directeur weten.

Hoekman was één van de sprekers op deze middag. Na haar wees consultant Henny van Egmond op een aantal accenten die je kunt leggen in het facilitaire beleid bij de invoering van Het Nieuwe Werken. Strategy consultant Alex Adams van Microsoft liet zien hoe zijn advieswerk bij nieuwe werken implementaties eruit ziet. Belangrijk onderdeel is altijd een activiteitenanalyse waarmee het personeelsbestand op te delen is in een beperkt aantal persoontypes. Saskia Boon van Rietmeyer liet zien hoe je bij de fysieke inrichting van het bedrijf handen en voeten kunt geven aan het nieuwe werken. Belangrijke uitgangspunten zijn flexibiliteit, zonering van verschillende soorten werkplekken en het ordeningsbeleid van deze verschillende soorten werkzones in het kantoor.

Begin volgend jaar organiseert Kluwer deze Masterclass Het Nieuwe Werken opnieuw. Deze serie masterclasses is speciaal bedoeld voor project- en andere managers die HNW in hun portefeuille hebben. Op steeds verschillende HNW-locaties in Nederland (Interpolis, Ynno, Microsoft, De Dommel, Rabobank Utrecht) komen alle aspecten van het nieuwe werken aan de orde. Zo is er aandacht voor de fysieke omgeving (Facility), de informatie technologie, de gevolgen op het gebied van cultuur en leiderschap (HR) en het verander- en communicatietraject.