Nutsbedrijven maken HR-software flexibel

Vier bedrijven in de publieke sector, te weten Vitens, Brabant Water, Eneco en Delta hebben gezamenlijk een uitbreiding op de standaard HR-software van SAP gerealiseerd. De uitbreiding is bedoeld om nieuwe CAO-bepalingen gemakkelijker in het SAP-systeem te krijgen.

De vier bedrijven hebben in overleg met SAP de standaard HR-software van deze fabrikant uitgebreid met de module FlexBen4Utilities. Volgens Juul van den Esker, HR Director van SAP Nederland, neemt de trend van flexibilisering steeds verder toe. Nederland loopt voorop in Europa als het gaat om het flexibiliseren van arbeidsvoorwaarden en budgetten. De rol van de zorgende overheid neemt steeds verder af. Tegelijkertijd stellen werknemers steeds hogere eisen aan de balans tussen werk en privé. Ze willen hier zelf meer zeggenschap over hebben.

De verregaande flexibilisering legt een zwaar beslag op de HR-afdeling van bedrijven. Zowel werkgevers als werknemers moeten die nieuwe, variabele regelingen optimaal kunnen raadplegen, administreren en beheren. Daar moeten organisaties zich op voorbereiden en dat gebeurt nog te weinig of te ad hoc. Voor HR-afdelingen van organisaties ligt er een enorme administratieve en transactionele uitdaging om al die gegevens te beheren, zonder dat personeelsmanagement verwordt tot een afdeling die zich uitsluitend bezighoudt met het aanpassen van individuele wijzigingen. Daarbij komt dat de HR-afdelingen in de laatste jaren met flinke bezuinigingsrondes te kampen hebben gehad. Hierdoor moeten zij vaak capaciteit van buitenaf inhuren om alle administratieve taken te kunnen blijven uitvoeren. De nood voor het inhuren van externe medewerkers wordt bij flexibele arbeidsvoorwaarden alleen maar hoger, hetgeen betekent dat het aanbieden van flexibele arbeidsvoorwaarden een duur proces kan worden.

Willen bedrijven voorkomen dat hun HR-afdeling wordt overbelast of dat ze medewerkers niet van gewenste informatie kunnen voorzien, dan zullen ze daarop moeten inspelen. Een van de manieren waarop organisaties overbelasting van de HR-afdeling kunnen voorkomen, is door het automatiseren van deze maatwerkprocessen.

Kiosk van Vitens
Bij Vitens werd de administratieve basis voor de invoering van flexibele secundaire arbeidsvoorwaarden gelegd door invoering van een HR self service systeem. Vanaf hun eigen werkplek hebben Vitens-medewerkers toegang tot een de HR-kiosk, waarin ze al hun persoonlijke wijzigingen kunnen opgeven en via menukaarten hun wensen ten aanzien van de flexibele arbeidsvoorwaarden kenbaar kunnen maken. "Druk zoveel mogelijke secundaire arbeidsvoorwaarden uit in geld en je maakt het voor iedereen een stuk simpeler", aldus Hank Kuit, HR-directeur Vitens. "Je wordt ook als werkgever aantrekkelijker. Want als een werknemer ervoor kiest, kan hij of zij per maand meer op de bankrekening krijgen. De arbeidsvoorwaarden zijn transparant gemaakt en de discriminerende elementen uitgebannen. Leeftijd, gezinssamenstelling of dienstjaren spelen geen rol meer. En toch is de CAO voor de werkgever niet duurder geworden. De totale loonsom is niet omhoog gegaan. Het vereist natuurlijk wel een investering in IT, maar dat hebben we ervoor over.”

Volgens Kuit informeren in sollicitatiegesprekken mensen zelden naar meer dan het salaris. ”Mensen vragen ook zelden naar het aantal vakantiedagen en andere secundaire arbeidsvoorwaarden. Maar er wordt wel vaak vanuit gegaan dat het in de publieke sector allemaal wat minder is. Juist door het in geld uit te drukken, kun je sectoren vergelijken. Wij praten over maximaal 18,7 procent van de loonsom die mensen naar eigen inzicht kunnen besteden."