Nieuwe trend: erp-onderhoud weg bij de leverancier

Bruce Richardson, hoofd onderzoek bij AMR Research signaleert in zijn blog een groeiende onvrede bij grote bedrijven over de hoge jaarlijks onderhoudskosten van erp-software. Het opzeggen van onderhoudscontracten behoort tot de mogelijkheden.

Niet alleen in de VS, maar ook in Europa zouden er it-managers zijn die overwegen hun onderhoudscontracten niet meer te verlengen. Zij praten met derden, die het onderhoud voor een paar ons (of liever: miljoen) minder willen doen. Richardson verwijst naar berichten over 'een grote Europese industriële onderneming', die zeer recent aan zijn erp-leverancier zou hebben laten weten het nu welletjes te vinden en die een RFP (Request for Proposal) heeft laten uitgaan om het onderhoud voortaan elders onder te brengen. Hij noemt man en paard niet, maar het gaat om Siemens en SAP (bron: Zdnet.com). Siemens betaalt jaarlijks 17 procent aan onderhoudskosten, 43 miljoen dollar in totaal. De partijen onderhandelen nog, maar veel ruimte voor een akkoord lijkt er niet te zijn.

ERP bevriezen
Deze ontwikkeling is geen opzichzelfstaand incident, betoogt Richardson. Hij refereert aan gesprekken, die hij gevoerd heeft met leidinggevenden in verschillende Fortune 500-ondernemingen. Daarbij kwam naar voren dat sommigen daarvan overwegen hun bestaande erp-installaties te bevriezen en verder gebruik te maken van maatwerk toepassingen, webservices en SaaS (Software as a Service). Mis je dan geen mogelijke innovaties als gevolg van de periodieke updates en upgrades van erp-systemen, vroeg hij hun. “Nee hoor,” zo luidde het antwoord, “want we hebben helemaal geen 'downtime windows' meer voor het testen en installeren van nieuwe erp-software, dus al die innovatie is weggegooid geld.” Omdat deze bedrijven geen gebruik meer maken van nieuwe erp-functionaliteit is het logisch dat het jaarlijkse onderhoud in toenemende mate als veel te duur wordt ervaren, concludeert Richardson.

Harde kern ontwikkelen
In een reactie op de posting beschrijft Tom Gunn, directeur van een it-adviesbureau, de slechte staat waarin veel erp-installaties zich bevinden. Er is meestal flinke achterstand in het aanbrengen van beschikbare upgrades, hooguit 15 tot 20 procent van de aanwezige functionaliteit wordt daadwerkelijk benut en ooit goed geschoold personeel is vaak al weer vertrokken, terwijl nieuwe mensen onvoldoende worden opgeleid.
In zo'n situatie kun je het geld voor het onderhoud maar beter in eigen zak houden, vindt Gunn. “Huur een kleine, gespecialiseerde it-dienstverlener in om je huidige erp-systeem draaiend te houden en gebruik een deel van het geld dat je zo bespaart om meer uit dit systeem te halen, bijvoorbeeld voor maatregelen om de data-kwaliteit van het systeem te verbeteren of voor betere scholing van de gebruikers.”
Verder is het wachten op echte ERP uit de cloud, stelt hij, omdat die veel meer waarde zal gaan bieden dan de huidige generatie erpP-systemen.
Onderwijl zouden erp-leveranciers er goed aan doen zich te concentreren op het beter maken van de harde kern van hun systemen en zouden zij hun klanten en externe ontwikkelaars in staat moeten stellen om goede branche-specifieke add-ons te ontwikkelen. Ze zouden hiervoor de kunst kunnen afkijken bij de producenten van mobiele telefoons, die het ontstaan van brede applicatieplatforms stimuleren, suggereert Gunn.