Mkb-bedrijven zien bewaarplicht over het hoofd

Ondernemingen hebben zowel een civielrechtelijke als een fiscaalrechtelijke bewaarplicht voor administratieve bescheiden. Toch is een goede back-up- en archivering van deze digitale informatie bij veel mkb-bedrijven slecht geregeld.

Dit blijkt uit een onderzoek van internetaanbieder IS Interned Services onder zijn klanten naar de stand van zaken rond back-up en archivering binnen het mkb. Uit dit onderzoek kwam onder andere naar voren dat vooral kleine mkb-bedrijven met minder dan vijf geautomatiseerde werkplekken niet of nauwelijks investeren in back-up en archivering van bedrijfsinformatie. Uit het onderzoek kwam naar voren dat 68 procent van de ondervraagde bedrijven documenten digitaal bewaart. Bijna de helft daarvan gebruikt daarvoor geen specifiek back-up- en archiveringssysteem. Van de 50 procent die wel een specifiek systeem hebben voor het back-uppen en archiveren van bedrijfsinformatie is 80 procent een bedrijf met meer dan vijf geautomatiseerde werkplekken.

“In de praktijk blijkt dat kleine bedrijven de noodzaak van back-up en archivering minder inzien en de risico’s die zij lopen anders inschatten dan grotere bedrijven”, licht Arjan Steevels, oprichter en directeur van IS Interned Services, de resultaten toe. “Bij bedrijven met minder dan 5 medewerkers wordt informatie veelal opgeslagen op de harde schijven van gebruikers en het archiveren en back-uppen daarvan wordt veelal aan de individuele gebruikers overgelaten.” Niet alleen een kennisachterstand speelt een rol. Het grootste struikelblok voor met name kleine bedrijven binnen het MKB zijn de kosten: 38 procent van de kleine bedrijven zegt zich zorgen te maken over de kosten die samenhangen met een back-up- en archiveringssysteem.