Mail uit de cloud bevalt GlaxoSmithKline goed

Sinds anderhalf jaar werkt GlaxoSmithKline nu op grote schaal met mail uit de cloud van Microsoft. IT Executive sprak met Daniel Lebeau, cio van de Belgische divisie van het farmaceutische bedrijf, over de kansen en de bedreigingen van cloud computing.

Wat houdt u het meeste bezig?
“GlaxoSmithKline breidt door globalisatie sterk uit en de IT moet deze groei goed ondersteunen. Daarnaast is voldoen aan compliance-regels heel belangrijk voor mij en verbetering van de productiviteit. Bij het realiseren van deze doelen is het minstens even belangrijk hoe je deze doelen realiseert. Minder is beter is een belangrijk adagium voor mij. Je moet systemen zoveel mogelijk simplificeren, gebruikers zo weinig mogelijk interfaces aanbieden en je moet IT als een belangrijk bedrijfsbezit koesteren door het maximale uit deze investering te halen. Dat zie je terug in de manier waarop wij het bedrijfssysteem SAP hebben ingericht. Er draait binnen de hele organisatie maar één versie van SAP met een straf tweejaarlijks updateprogramma, waardoor wij een hele schone implementatie hebben. Gartner rekent onze it-kosten ieder twee jaar door en uit de laatste benchmark bleek dat door deze standaardisatie de IT van GlaxoSmithKline 28 procent goedkoper is dan die van vergelijkbare bedrijven. Deze zelfdiscipline betaalt zich ook in compliance terug. Ik heb nooit een systeem met een enorm probleem doordat systemen door en door getest en beschreven zijn. Dat is maar goed ook want door het op deze manier beheersen van deze bedrijfsrisico’s ben ik maar 10 procent van het it-budget kwijt aan compliance.”

Ligt u ergens wakker van?
“De gebruikers van de systemen die ik ondersteun gebruiken thuis betere it-systemen dan op kantoor. Op het werk zijn alle systemen traag, langzaam en vervelend. Ik vind dat het it-management het issue van consumeration moet adresseren. We moeten dat niet langer negeren en ervoor zorgen dat de it-afdeling deze door gebruikers gewenste vernieuwingen ook op het werk kunnen ervaren. Ik wil de iPhone in het bedrijf ondersteunen. Breng de smartphone van je keuze maar mee naar het werk. De it-afdeling zorgt ervoor dat je snel bij de bedrijfsmail kunt. Dat betekent onder andere dat je de beveiliging anders moet aanpakken. Voorheen was er een grote firewall die als een grote muur om het dorp de systemen beschermde. In die tijd waren er voor mobiele toegang tot mail alleen vpn-verbindingen en Blackberries mogelijk. Nu kan dat met veel meer apparaten. Alle honderdduizend mailpostbussen die we afnemen via de Business Productivity Suite van Microsoft bevinden zich in de datacenters van dit concern. De centrale muur is weggevallen. In plaats daarvan zijn nu alle huizen versterkt ofwel alle toestellen en apparaten die toegang moeten hebben tot bedrijfsgegevens beschikken zelf over adequate beveiliging.”

Bent u tevreden over mail uit de cloud?
“Ja ik ben zeker tevreden over. De enige moeilijkheden waar we tegenaan gelopen zijn waren issues met het Active Directory-systeem. Dat lag niet aan de dienst van Microsoft maar aan het feit dat dit systeem binnen het bedrijf niet goed opgeschoond was voor de migratie. Je ziet dat bij het uitbesteden van deze functionaliteit het systeem meteen opgeschoond is. Daarnaast is de valkuil om het systeem aan te passen aan je eigen organisatie voorkomen als je een gestandaardiseerde applicatie uit de cloud afneemt. Verder zit je aan een voor bedrijfsomgevingen relatief straf updateprogramma vast van een half jaar. Eindgebruikers laten deze aanpassingen gedwee over zich heen komen, omdat dit een feit is met applicaties op internet. Wat dat betreft vind ik dat met cloud computing de hoogste graad van productiviteit met software bereikt is. Tientallen jaren terug was één softwareprogramma in gebruik bij één organisatie. In de cloud zie je dat duizenden bedrijven tegelijkertijd met precies hetzelfde softwareprogramma werken.”

Is uw bedrijf goedkoper uit?
“Echte besparingen zijn er nog niet. Om die te kunnen incasseren zouden de netwerkcontracten opnieuw uitonderhandeld moeten worden. En zover zijn we nog niet. De meeste van deze contracten hebben een looptijd van drie jaar. We hebben nog niet goed genoeg in beeld wat voor netwerkcapaciteit de nieuwe samenwerkingstools vergen. Zo weten we nog niet of medewerkers op enige schaal aan de slag gaan met videobellen op de pc en de laptop. Daarnaast is het effect van het gebruik van de teamwebsites nog niet gezien. Deze sites gaan draaien op Sharepoint, maar zijn nu nog niet in bedrijf.”

Vindt u dat it-managers meer met cloud computing zouden moeten doen?
“Ik zie dat veel bedrijven worstelen met het grote aantal applicaties dat in gebruik is. Daarnaast is het ook de vraag of IT de afgelopen twintig jaar voldoende heeft bijgedragen aan verhoging van de productiviteit. De cloud biedt een uitgelezen kans om deze twee issues aan te pakken. Ik wijs niet alleen naar mijn collega's maar ook naar mezelf. GlaxoSmithKline mag dan de mail en chat nu uit de cloud halen, maar op andere terreinen moeten wij ook nog grote stappen zetten. Zo kunnen de contacten en transacties met gelieerde bedrijven een stuk beter. Neem sociale netwerken, die zijn als geen ander in staat om goedkoop accurate informatie te bieden. Hetzelfde geldt voor edi-communicatie. Dat is nu omslachtig en duur. Transacties moeten in de cloud veel efficiënter en goedkoper te realiseren zijn. Niet elke functionaliteit is overigens geschikt voor de cloud. Het moet een specifieke afgebakende applicatie zijn zoals business intelligence, het verwerken van declaraties en bijvoorbeeld het voorzien in opslagcapaciteit.”

Wat voor impact had de keuze voor de cloud voor uw it-afdeling?
“De keuze voor het extern gehoste Bpos had voor de interne it-afdeling geen grote gevolgen. Er werken honderd mensen op deze afdeling. Ik heb dat zonder grote wijzigingen in ons team kunnen doorvoeren doordat ik alleen contracten van weinig externen hoefde te stoppen. Sinds deze overstap is er meer aandacht gekomen voor architectuur en het overleg met de business is belangrijker geworden. Techneuten en projectmanagers zijn juist minder hard nodig, omdat projecten kleiner zijn geworden. In de toekomst heb ik geen specialisten nodig, maar generalisten die procesveranderingen kunnen begeleiden. Met zo'n team bereid je toekomstige belangrijke veranderingen mee voor.”