Informatie sneller beschikbaar

Een hogere efficiëntie en effectiviteit van de business, verhoging van de datakwaliteit en een kortere ‘time to market' voor nieuwe it-functionaliteit. De business heeft nogal wat noten op zijn zang, als lead business analist Ton Vanlerberghe verantwoordelijk wordt gemaakt voor de bouw van een dataportaal Financieren. Door een zeer geleidelijke stap-voor-stap aanpak weet hij het complexe project beheersbaar te houden.

door Mirjam Hulsebos

Het gebeurt maar al te vaak: projecten die door hun omvang en complexiteit niet meer te managen zijn en een paar jaar later en vele tonnen zo niet miljoenen verder doodbloeden. Ton Vanlerberghe, lead business analist bij de Rabobank, wilde dat koste wat kost voorkomen toen hij begon aan de bouw van een dataportaal Financieren.
De businessunit Financieren is één van de productgroepen binnen de Rabo-organisatie, naast bijvoorbeeld Verzekeren, Betalen, Sparen en Effectendienstverlening. Wie kent niet de commercials waarin Fatima Moreira-de-Melo een nieuwe hypotheekvorm promoot. Die hypotheken, maar ook alle andere financieringsproducten zoals zakelijke leningen, worden ontwikkeld binnen de business unit Financieren.

Groeiende complexiteit
'Financieren' maakt gebruik van zo'n dertig verschillende systemen. Informatie tussen die systemen wordt nog deels uitgewisseld middels interfaces. Verandert ergens in één systeem iets en wordt vergeten deze aanpassing ook in de andere systemen te maken, dan is de kans groot dat die niet meer naar behoren werken. Dat maakt het een complexe omgeving om te beheren. Veel ontwikkelcapaciteit gaat daardoor verloren in het bouwen van interfaces in plaats van het doorvoeren van daadwerkelijke verbeterde functionaliteit.
De complexiteit wordt nog eens vergroot door de almaar strenger wordende wet- en regelgeving. "Het is niet eenvoudig om bijvoorbeeld te allen tijde Basel II- en SOX-'compliant' te willen zijn, zeker niet omdat de Rabobank in dat opzicht misschien nog wel roomser is dan de paus," zegt Vanlerberghe. Tot slot maakte de toename van het aantal kanalen de situatie er niet gemakkelijker op. Er moest iets gebeuren om enerzijds het it-beheer te vereenvoudigen en anderzijds sneller tegemoet te kunnen komen aan vragen van de business.
De oplossing om er een middlewarelaag - in dit geval het dataportaal Financieren - tussen te zetten zodat ieder systeem alleen nog maar daarmee hoeft te communiceren, lag voor de hand. "Natuurlijk was die gedachte al eerder de revue gepaseerd," zegt Vanlerberghe, "maar het is niet eenvoudig om zoiets te implementeren. Daarom is een hele tijd aangemodderd met de oude situatie. Nu is het ook zo dat in de loop van de jaren de invulling van zo'n middlewaregedachte steeds anders was. Binnen de bank hebben we een dergelijke architectuur al op verschillende plekken uitgewerkt, maar steeds was de opzet net iets anders. Pas nu zijn de ontwikkelingen echt zo ver dat het ook zijn vruchten afwerpt."

Laag ambitieniveau
In oktober 2006 zette Vanlerberghe de eerste stappen: het schrijven van de businesscase en het opstellen van de architecturele raamwerken, waaronder de keuze voor een Unix-omgeving met Oracle als database en software van Informatica. "We wilden een geïntegreerde suite die de tools bood om alles in één taal te schrijven. Als je werkt met standaarden is de benodigde kennis beperkt en kun je veel onderdelen hergebruiken."
De implementatie gaat stap voor stap en is nog niet volledig afgerond. "We wilden beginnen met een laag ambitieniveau en van daaruit opschalen naar volgende ambitieniveaus. We hebben daarvoor moeten vechten bij de BU, maar ik vond dat heel belangrijk. Voor de meeste mensen hier op de it-afdeling is het een onbekend terrein, je moet een leercurve door," zegt Vanlerberghe. De communicatie met de business kreeg hoge prioriteit. "We hebben na iedere stap een go/no go-situatie ingebouwd waarin de business kon aangeven of het naar wens was. Pas als iedereen tevreden was, gingen we verder. Zo kunnen we ook het vertrouwen vasthouden. Je moet je als ict-afdeling na de opdracht niet terugtrekken in je holletje, maar contact houden met de business. Geef daarbij de opdrachtgever wel de middelen om te controleren wat je doet."
Een ander belangrijk principe tijdens de implementatie is dat het team vasthoudt aan de neergezette structuur. Vanlerberghe: "Je bent natuurlijk behept met voortschrijdend inzicht, maar je moet niet steeds de hele boel willen ombouwen, want dan loop je het risico dat je aan het schieten bent op bewegende doelen. Dat betekent dat je van tevoren heel goed moet nadenken over wat je gaat doen en hoe je dat gaat doen."

Doelstellingen
Ofwel: je moet heldere doelen stellen. Voor de businessunit Financieren waren die meervoudig: verhoog de efficiency en effectiviteit van de ict-infrastructuur, zodat informatie uit alle hoeken en gaten van de businessunit direct opvraagbaar is en vragen vanuit de business sneller beantwoord kunnen worden. Nevendoelen waren het verhogen van de datakwaliteit en het verkorten van de 'time to market' van nieuwe functionaliteit.
Vanlerberghe legt uit wat de werking van het dataportaal Financieren is. "Voorheen waren alle systemen onderling gekoppeld via interfaces. Ons offertesysteem voor hypotheken had bijvoorbeeld acht interfaces en iedere interface bestond gemiddeld uit 40 tot 50 bestanden. En zo waren er nog dertig andere systemen. In de nieuwe situatie komt midden tussen al die systemen het dataportaal te staan. Ieder systeem communiceert alleen nog maar met het dataportaal. Daarmee kun je de portal zien als een grossier, maar wel een intelligente grossier die kan inschatten dat als iemand om een kilo suiker vraagt, het gaat om gewone suiker, klontjes of bastaardsuiker." Door die inschatting te maken, zijn processen nog verder worden te versnellen, al zullen er altijd situaties zijn waarin het dataportaal het niet weet en het alsnog moet vragen.
In de nieuwe opzet hebben wijzigingen in het ene systeem geen effect meer op het andere. Vanuit ict-oogpunt is dat een stuk efficiënter, maar ook de business spint daar garen bij. "De financiële markt is zeer dynamisch. Inspelen op nieuwe situaties is  nu zeer snel mogelijk. In de nieuwe opzet is het heel eenvoudig om systemen te ontvlechten, maar net zo gemakkelijk om een nieuw systeem erin op te nemen. Het verhoogt de flexibiliteit."
Maar het belangrijkste voordeel voor de business is dat vragen veel sneller kunnen worden beantwoord. "We kunnen veel sneller informatie uit verschillende systemen trekken en combineren. Bovendien zijn we in staat om die informatie ook op een heldere manier te presenteren."

Ontwikkeltijd verkort
Een nevendoelstelling die de business stelde, was het verhogen van de datakwaliteit, zodat data beter te monitoren is en er gemakkelijker over kan worden gerapporteerd. Het datamodel dat Rabobank als leidraad gebruikt, is het Rabobank Gegevensmodel dat gebaseerd is op het IBM Banking model. Dit model is aangepast aan de terminologie van de bank. Vanlerberghe en de zijnen hebben de nodige tijd gestoken in het maken van eenduidige definities, zowel voor de techniek als voor businessbegrippen. "Het woord 'hypotheek' heeft voor verschillende functionarissen verschillende betekenissen. We hebben voor iedere term heel duidelijk vastgelegd wat we daarmee bedoelen." Ook kwam het soms voor dat terminologie anders werd geïnterpreteerd.  "Zo was er een verkooppunt van financieringen die verhoudingsgewijs enorm veel scheepshypotheken had afgesloten, en het gekke was: dat verkooppunt lag helemaal niet in de buurt van water. Toen we daar in doken, bleek dat ze de code voor scheepshypotheken hadden misbruikt voor een ander product." Met de eenduidige definities en de snellere 'time to´market' van software-updates is dat verleden tijd.
Die kortere ontwikkeltijd is vooral te danken aan de veel eenvoudiger opzet, legt Vanlerberghe uit. "Stel dat ons Basel II-administratiesysteem extra gegevens wil krijgen voor rapportages. In de oude situatie moest je heel goed weten hoe het datamodel eruit zag en een interface naar het andere systeem bouwen om die gegevens in te laden. Nu kunnen we eenvoudigweg de benodigde data exporteren naar het dataportaal en van daaruit naar de systemen die deze Basel II-informatie nodig hebben zonder dat daar iets voor ontwikkeld moet worden. Niet alleen gaat het veel sneller, je hebt ook veel minder kennis nodig van de systemen. Dat is een belangrijk voordeel, zeker met de toenemende krapte op de arbeidsmarkt."
De businessunit Financieren is blij met de nieuwe dataportal, die precies dat doet wat ze voor ogen hadden: snel de juiste en integere informatie leveren. Verandert er een bedrijfsregel, dan duurt het geen weken meer voordat rapportages zijn aangepast, maar is het eerder een kwestie van uren. Dat de business dat waardeert, merkt Vanlerberghe aan de manier waarop zijn afdeling wordt benaderd. "Voorheen zagen ze ons als lastpakken, nu als adviseurs die de helpende hand bieden. Dat zegt genoeg."