Gebruik de crisis!

Donkere wolken pakten zich samen boven de Côte d’Azur. Het altijd zo zonnige Cannes, decor van ITxpo - de jaarlijkse bedevaart van Gartner-volgelingen – is getroffen door ongunstig gezinde weergoden. De stromende regen versterkte de sombere boodschap van de marktvorser: de it-industrie moet zich opmaken voor een recessie die wel twee jaar kan duren. Maar in die omstandigheid ziet Gartner ook lichtpuntjes. In tijden van nood borrelen de beste ideeën op en weten de meest creatieve geesten zich te handhaven.

Door Fred Franssen en Fred van der Molen

Van een prognose van 8 procent groei in it-bestedingen afdalen naar 2,3 % om misschien te eindigen bij -2,5% krimp. Ziedaar het verschil tussen Gartners prognose voor 2009 begin september en begin november. De marktvorser is net zo verrast door de effecten van de kredietcrisis als de rest van de wereld. De korte lijnen naar veel financiële dienstverleners helpen daar kennelijk niet echt aan. En daarmee kwam tijdens de jaarlijkse ITxpo ineens de vraag centraal te staan: Hoe nu verder?

Gartners antwoord laat zich raden: de tering naar de nering zetten. Bezuinigen, optimaliseren, minder personeel inzetten. Maar er was ook een optimistischer geluid. Elk nadeel heb immers zijn voordeel. Gebruik de crisis! Nu is het moment om dingen in beweging te brengen; dit is het moment zaken aan te pakken die eerder onbespreekbaar waren, dit is het moment voor de it-afdeling om werkelijk het verschil te maken.

Op dit punt kwam bijval van Ian Livingstone, ceo van BT en de opvolger van onze landgenoot Ben Verwaaijen. In een sessie van bijna een uur werd de Schotse voetballiefhebber (bestuurslid van Celtic) doorgezaagd door Gartner-veteraan Mark Raskino en zijn jongere, maar niet minder gewiekste collega Scott Morrison. Livingstone repte van uitgelezen kansen om met minder mensen meer kwaliteit te leveren en de bureaucratie te elimineren. Dat impliceert in zijn ogen niet direct snijden in it-projecten. Die zijn immers gericht op het soepeler laten functioneren van een organisatie. Tenminste: als het proces centraal staat en niet de technologie.

Livingstone: "Dat neemt niet weg dat je met minder budget wordt gedwongen om beter na te denken over het soort technologie dat je wilt gaan inzetten. En natuurlijk de prijs die je daarvoor bereid bent te betalen." Zo ziet de topman van British Telecom groene IT niet als een kostenpost, maar juist als een optie om doelmatiger met it-hardwarebronnen om te gaan en gelijktijdig iets te doen aan het klimaatprobleem.
Livingstone bekleedde onder Verwaaijen bekleedde hij jarenlang de functie van cfo. Uit die hoedanigheid worden zijn uitspraken al snel verdacht gevonden binnen it-kringen.

Dat bleek maar weer eens tijdens het IT Executive-debat tussen de Nederlandse cio’s en andere beleidsbepalers binnen de vaderlandse it-branche. Traditiegetrouw waren ze in grote getale aanwezig tijdens het congres in de Zuidfranse badplaats. Met veel instemming reageerden ze op het betoog dat het met name hun financiële superieuren zijn die, gezegend met een korte termijn visie, veelbelovende projecten afblazen.

TE SOMBER?

Is Gartner wellicht wat al te somber in zijn prognoses? Dat was een geluid dat onder de Nederlandse aanwezigen herhaaldelijk was op te tekenen, zeker onder de vele overheidsmanagers die verwachten eerder meer dan minder te gaan investeren in informatietechnologie. Analist Jeffrey Mann was betrokken bij de samenstelling van de agenda. ”We hebben een scheiding willen aanbrengen tussen toon en inhoud en de prognose bewust somber gehouden.

Toen we begonnen met het opstellen van de agenda gingen we er nog vanuit dat de effecten in Amerika veel groter zouden zijn dan voor Europa. Dat verschil is er nu niet meer. Inderdaad, wij werden verrast door de snelheid waarmee ook hier de banken zijn omgevallen. Als it-gemeenschap moeten we nu realistisch reageren: we hebben de middelen en zijn goed gepositioneerd om de negatieve effecten van de kredietcrisis op te vangen.”

Bij veel bedrijven staan de scenario's voor komende twee jaar toch vooral in het teken van overleven, weet zijn collega Toon Geensen, Benelux-directeur van Gartners Executive programma. Uit dien hoofde komt hij regelmatig over de vloer bij het Nederlands bedrijfsleven. Geensen: "Voor nieuwe projecten zal de waarde voor de business direct aantoonbaar moeten zijn."

Zijn tip: maak twee budgetten, één voor een beetje groei en één voor nul groei, kijk kritisch naar je uitgaven en neem vooral een beslissing. ”Onder de uitgaven ligt een bodem van langjarige contracten. Daar valt moeilijk op te bezuinigen. Zzp-ers de deur uitzetten is ook geen optie, want die bezetten doorgaans een sleutelpositie bij lopende projecten. Als je afscheid neemt van die mensen, sloop je tevens de kennis uit een organisatie.”

BABY BOOMERS

Maar meer nog dan bij zzp-ers zit de kennis van applicaties en de bedrijfsprocessen daarachter bij het eigen personeel dat daar al decennia bij betrokken is. Velen daarvan gaan de komende tien jaar met pensioen. Gartner hamert daarom met steeds meer nadruk op it-modernisering, het vervangen van oude 'legacy-systemen'. Diverse toehoorders in de zaal maakten duidelijk dat hun organisaties nog altijd veel ’legacy’-systemen operationeel hebben. Het in de lucht houden daarvan vraagt om specifieke kennis, bijvoorbeeld van oude besturingssystemen en programmeertalen.

Gartner waarschuwt voor het nakende tekort aan ervaren systeemontwikkelaars. De generatie die ruim dertig jaar geleden in het vak is begonnen, houdt er straks mee op. Hoewel er wel sprake is van nieuwe instroom van Cobol-programmeurs, vragen juist migratieprojecten de kennis van de 'krasse knarren'. Dat wordt volgens Gartner een race tegen de klok. Niet iedereen denkt dat het zo'n vaart zal lopen. Een it-manager in de zaal verwacht dat als de nood echt aan de man komt men pensionados wel langer kan binden met parttime-verbanden en meer geld.

It-modernisering kan bovendien een uiterst glibberig pad blijken, zeker als men kiest voor een nieuw 'grand design'. Het risico dreigt dat als het niet goed gebeurt, het kind met het badwater wordt weggegooid. Daarvan getuigde een it-manager van een bekende uitkeringsinstantie. Veel ouder personeel verdween daar tijdens de ontwikkeling van een nieuwe architectuur, dat een einde moest maken uit tal van losdraaiende legacy-systemen. Toen dat project mislukte was men terug bij af. Hoe het nu verder moet? Men likt de wonden en beraadt zich nog over de toekomst.

Ict-directeur en panellid Perry van der Weyden van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat bevindt zich in een comfortabeler werkomgeving. Hij voelt zich als hoofd van de Shared Services Organisatie van zijn ministerie in ieder geval niet geplaagd door krappere budgetten: ”Die houden ons scherp. Er komen weer kansen om te laten zien dat we dingen slimmer en goedkoper kunnen doen." En lachend: "Misschien krijgt ik straks weer twee it-ers voor de prijs van één. Hoewel, die tijd zal ook wel weer overgaan. Toch denk ik dat ook met slecht een paar procenten groei 99 procent van alle it-ers zijn werk houdt.”

Maar dat de hand aan de knip op zijn tijd een zegen voor een organisatie kan zijn, daarvan wil een Quint-consultant in het publiek wel getuigen: "Ik heb de laatste jaren zoveel speeltuinen gezien. Oeverloze discussies over internetportalen en of die nu wel of niet gezamenlijk moeten worden ontwikkeld. Enzovoort. Die zijn nu hopelijk van de baan. Dat geeft ruimte om echt samen te werken en productief te worden. Dus: bezuinigen staat dus niet gelijk met echt snijden. De IT gaat zich weer bezig houden met zaken waarvoor IT bedoeld is, namelijk innovatie.”

Wat in Cannes weer eens duidelijk werd, is dat de uitgavencycli van bedrijfsleven en overheid niet synchroon lopen. Grosso modo: het bedrijfsleven haalt de broekriem aan; de overheidsbudgetten liggen voor het komend jaar al vast. Panellid en adviseur Danny Frietman (Marqit) adviseert beide groeperingen in hun aankoopbeleid en constateert inderdaad verschillen in effecten. Goed nadenken over je budgetten en voorzichtig met uitgaven is zijn devies. Van der Weyden denkt dat deze keer de overheid voorop is gelopen op de ontwikkelingen omdat het ruim twee jaar geleden al is gestart het drastisch terugbrengen van het aantal fte’s in haar it-organisaties.

MINDER CONTROLE

Opmerkingen over het 'nieuwe werken' en flexwerkplekken deed het debat onder it-managers opleven. Een onderwerp dat leeft bij veel organisaties. Niet alleen pionieren veel it-bedrijven met deze nieuwe vormen, maar ook worden it-afdelingen vaak gevraagd het voortouw te nemen om decentraal werken te faciliteren. Een dergelijk appèl gaat vaak gelijk op met het toepassen of officieel toelaten van de nieuwe generatie webapplicaties die inmiddels het label 'social software' draagt.

Dergelijke applicaties worden veel meer in de bedrijfsomgeving gebruikt dan it-managers beseffen, blijkt uit Gartner-onderzoek. Volgens Gartners specialist Jeffrey Mann moeten it-afdelingen het idee opgeven dat zij volledige controle hebben over wat hun medewerkers wel of niet gebruiken. Dat is met de jongere generatie digital natives binnen de bedrijfsmuren niet meer vol te houden. In de zaal vond hij een medestander in een it-manager van Cisco. Die wist te vertellen dat binnen zijn bedrijf LinkedIn langzamerhand de voorkeur geniet als personeelsinformatiesysteem boven het eigen HR-systeem.

De stap van dergelijke software naar andere voorzieningen voor thuiswerken is maar klein. Waarschijnlijk kan IT hier de grootste bijdrage leveren aan het verminderen van de kosten binnen een organisatie, terwijl gelijktijdig in sociaaleconomische en maatschappelijke zin een positieve impuls wordt afgegeven in de vorm van minder woon- werkverkeer en flexibele arbeidstijden voor de werkende mens. De it-afdeling kan daar het voortouw nemen, maar it-ers weten uit eigen ervaring dat de grootste drempels liggen op terrein van het management en sociale factoren. Er zullen nieuwe vormen bedacht moeten worden voor informele en formele ontmoetingen.

Nauwelijks een it-onderwerp dus. Cisco heeft daarvoor inmiddels zelfs een psycholoog aangetrokken. Dat deze bekendmaking anno 2008 onder it-managers nog vooral tot gegniffel aanleiding geeft, maakte in Cannes eens te meer duidelijk dat de organisatie van 'het nieuwe werken' vooral niet aan de it-afdeling moet worden overgelaten.