Forum (10)

Over badeendjes en belastingen

Met de digitalisering van de administratie voldoet een groeiend aantal mkb-bedrijven niet meer aan de wettelijke verplichting om de administratie zeven jaar te bewaren. Dat constateert Jan Jacobs, directeur van Reeleezee. Niet alleen gedateerde softwarepakketten zijn hier debet aan. Ook bedrijven die gebruik maken van online boekhoudsoftware zitten lang niet altijd goed.

Boormachines, rubber bootjes en badeendjes zijn artikelen waarop je ergens in een hoekje een CE-label aantreft. Dit Europese keurmerk geeft aan dat het artikel in kwestie voldoet aan allerlei keuringseisen. Voor bepaalde soorten apparatuur, zoals zeilboten en stopcontacten, is dit zelfs verplicht. De meeste ondernemers hechten meer aan de kwaliteit van hun administratie dan aan de schokbestendigheid van hun partytent. Het is dus eigenlijk verbluffend om te constateren dat een ondernemer voor het vaststellen van de kwaliteit van zijn of haar administratie nauwelijks houvast heeft aan richtlijnen of keurmerken. In de praktijk blijken het wakend oog van de boekhouder of de accountant en de vermeende zekerheid die marktleiders bieden de bakens waar ondernemers op koersen. Wie een slecht of ondeugdelijk softwarepakket heeft aangeschaft, heeft pech.
De situatie wordt er inmiddels voor ondernemers niet eenvoudiger op. In boekhoudland is er een massale verschuiving gaande van administratiesoftware die op een pc draait naar boekhouden via internet. Deze onontkoombare trend biedt veel voordelen. Ondernemers hebben zelf ook geen elektriciteitscentrale of waterput in de tuin staan. Evenmin vliegen ze met een eenpersoonsvliegtuigje naar Marbella. Wanneer je zaken als beveiliging, kwaliteit en beschikbaarheid goed wilt regelen is dat eenvoudiger en goedkoper wanneer je het centraal doet. Daarom vlieg je niet alleen, maar in een Airbus, en koop je stroom van Nuon. Dat geldt voor software net zo zeer. Centrale opslag van je boekhouding bij een goede aanbieder geeft zekerheid, en het gemak dat je vanaf elke plek met een pc en internet kunt boekhouden. En ook je accountant kan er bij.
Maar hoe bepaal je nu wat een goede aanbieder is van software op abonnementsbasis via internet? Die vraag is nog relevanter als je je realiseert dat de Belastingdienst tal van formele eisen aan een boekhouding stelt. Zo moet je je gegevens bijvoorbeeld zeven jaar bewaren. En dan bedoelt de Belastingdienst niet alleen een printje met de balans. Je moet bij een controle de gegevens het liefste kunnen presenteren in de software waarmee je in dat jaar gewerkt hebt. Het is geen prettig idee wanneer de gegevens die de spil van je financiële administratie vormen na afloop van een abonnement zonder pardon worden verwijderd van een server. Toch verzuimen bedrijven om met hun online softwareleverancier goede afspraken te maken over de beschikbaarheid van de administratie. Een aantal dienstverleners vernietigt deze namelijk na drie maanden bij de beëindiging van de samenwerking.
Daarom is het verstandig om bij het werken met een internetdienst een service level agreement af te sluiten en leveringsvoorwaarden op te nemen die precies aangeven wat de bewaartermijn is van een administratie bij het eindigen van een abonnement en wat de backup-maatregelen zijn. Een andere belangrijke eis is een rapport van een erkende derde partij (een auditor) waarin aangegeven staat dat deze maatregelen ook daadwerkelijk genomen zijn en worden nageleefd. Verder is een expliciete eis dat een ondernemer te allen tijde, dus ook na tien jaar, weer moet kunnen beschikken over een werkende administratie wel zo handig mocht dit nodig zijn bij een belastingcontrole. Het zou een zegen zijn voor ondernemers wanneer deze drie voorwaarden te toetsen zouden zijn aan de hand van een handig keurmerk of CE-label. Dat is vooralsnog een dagdroom.
Reageren? Stuur een e-mail naar it-redactie@kluwer.nl