Duurzaam werken uit ruimtegebrek

De IT van pensioenfonds-beheerder Pggm is uitgebreid en complex. Nadat jarenlang van een grote hoeveelheid losse applicaties gebruik was gemaakt, besloot het administratiebedrijf te consolideren. Maar tijdens deze reorganisatie bleek dat door de gekozen infrastructuur het ruimtebeslag volledig uit de hand liep. Virtualisatie met VM Ware bleek de beste oplossing voor dit probleem. Uiteindelijk leverde dit niet alleen grote besparingen op, maar bleek dit uitstekend te passen in de strategie van duurzaam ondernemen.

Door Marco van der Hoeven

De IT-infrastructuur van Pggm wordt voor heel specifieke en bedrijfskritische toepassingen ingezet. Na de splitsing van beleid en uitvoering is Pggm vanaf dit jaar actief als uitvoeringsbedrijf dat de administratie voert voor het Pensioenfonds Zorg en Welzijn (Pfzw). Na de splitsing van de activiteiten per 1 januari 2008 is de organisatie verantwoordelijk voor het beheer van een vermogen van ongeveer 85 miljard euro.
Om de individuele klanten te bedienen is een coöperatie opgericht. Voor deze constructie is gekozen om de werknemers in de sector Zorg en Welzijn aanvullende financiële producten aan te bieden op het gebied van inkomenszekerheid en vermogensvorming. Zo kunnen zij in de toekomst bijvoorbeeld sparen of verzekeren, eventueel met een beleggingselement erin.
Bij Pggm werken ongeveer duizend mensen, die de pensioenopbouw beheren voor ruim twee miljoen deelnemers in de pensioenregeling van PFZW. Van de deelnemers betalen 1,1 miljoen mensen premie, 206.900 mensen ontvangen een pensioenuitkering, en 720.000 mensen hebben pensioen opgebouwd maar betalen geen premie meer omdat ze niet meer in de sector werkzaam zijn.
"Omdat we een administratiebedrijf zijn, hebben we de beschikking over een vrij uitgebreide informatievoorziening. Dat zou onmogelijk zijn zonder geautomatiseerde middelen," aldus Hans van der Zwaag, directeur IT & Facilitaire Diensten bij Pggm. "In de loop der jaren is Pggm als administratief bedrijf fors gegroeid, en al vanaf de jaren zestig werken we al met computers vanwege de complexe administratie."
Omdat de administratie behoort tot de kernactiviteiten van Pggm, is de automatisering van oudsher steeds in eigen huis gehouden. Van der Zwaag: "Dat is een essentieel verschil met bijvoorbeeld de IT in productiebedrijven. We hebben daarin een traditionele ontwikkeling doorgemaakt, van kleine computers naar mainframes en Unix-systemen. Begin 2000 hebben we ervoor gekozen om een einde te maken aan de lappendeken van informatiesystemen en architecturen die in de afgelopen decennia is ontstaan. Het kan simpeler, goedkoper en sneller."
Hoofddoel van de consolidatieslag was om de wendbaarheid te vergroten met één infrastructuur en één architectuur. "Die infrastructuur en architectuur moesten gebaseerd zijn op de behoeften van de business, dus op de vraag hoe de bedrijfsprocessen in elkaar zitten, en de informatiestromen lopen. Welke toepassingen heb je nodig om de werkzaamheden uit te voeren? En natuurlijk: welke infrastructuur is nodig om het werk goed te kunnen doen?"

Alles op Windows
Een specifiek probleem waar Pggm tegenaan liep, was dat er geen toepassingen bestaan die speciaal zijn geschreven voor de activiteiten van de grote bedrijfstakpensioenfondsen. Alleen voor algemene activiteiten zoals ‘investment management' bestaan kant-en-klare applicaties. De pakketten die er zijn voor ondernemingspensioenfondsen zijn niet geschikt voor de brede bedrijfstakpensioenfondsen waarvoor Pggm de administratie uitvoert. Dat heeft voor een belangrijk deel te maken met de complexiteit van de regelingen waar een organisatie als Pggm mee te maken heeft. De complexiteit is in de afgelopen 40 jaar ontstaan door wetgeving en bijzondere regelingen voor specifieke doelgroepen in het deelnemersbestand van de pensioenregeling. Van der Zwaag: "Wanneer we deze regelingen eruit licht, hebben we voor circa twintig groepen binnen die twee miljoen mensen uitzonderingen. De basispensioenregeling is op zichzelf vrij simpel. Maar een administrateur die sinds kort werkt bij een regionaal ziekenhuis, bouwt weer andere rechten op dan iemand die al heel lang in de sector werkt."
Dit had weer grote invloed op de IT. De lappendeken aan regelingen had in de loop der jaren geleid tot een grote hoeveelheid losse applicaties om van alles uit te rekenen. "Met de beste bedoelingen is er de afgelopen jaren ontzettend veel maatwerk gemaakt, ook op verschillende platformen. In 2000 hebben we daar een eind aan gemaakt. We hebben gekozen voor één technologie, het Windows-platform, wat destijds in de ogen van veel organisaties een bijzondere stap was. Het was toen niet zo gebruikelijk om op Microsoft Windows je totale bedrijfsprocessen te gaan draaien, maar wij hebben besloten dat wel te doen. Na een uitgebreide voorbereidende fase zijn we uiteindelijk in 2003 echt aan de slag gegaan. In vijf jaar tijd hebben we volledig in eigen huis onze eigen pensioenfondsapplicatie gebouwd, gebaseerd op Microsoft: Net-technologie."

Te klein en te warm
In de voorbereidende fase is de kantoorautomatisering grondig aangepakt, waarbij alle werkplekken en de bijbehorende infrastructuur zijn gereorganiseerd. Na deze technische voorbereiding van het terrein konden de applicaties ontwikkeld worden. Maar twee jaar geleden bleek dat de IT door alle nieuwe technologie in combinatie met nog functionerende oude technologie van de mainframes en Unix-systemen fysiek te omvangrijk werd voor de beschikbare ruimte.
Van der Zwaag: "Het huis werd letterlijk te klein. De servers kwamen hier in oktober 2005 per pallet binnen, en in februari 2006 had ik alweer een aanvraag voor zo'n volle pallet klaar liggen. Bovendien bleek uit een rapport van onze leverancier HP dat de warmtelast van ons datacenter uit de hand liep. Het werd te warm, en de apparatuur stond te dicht bij elkaar. Een nieuwe pallet met servers konden we dus eigenlijk niet eens meer kwijt. En het eind was nog niet in zicht. De verwachting was dat er binnen een half jaar wéér een nieuwe pallet moest komen. Daar moesten we wat aan doen."
Door het nijpende ruimtegebrek kwam virtualisatie van het uitgebreide serverpark sneller in beeld. Daarvoor klopte Pggm aan bij HP en VMWare. Door virtualisatie zou er fors minder apparatuur nodig zijn, zou de koellast omlaag gaan, het energiegebruik teruglopen, de afschrijving lager worden, en de flexibiliteit toenemen. "Met name koelen blijkt een van de meest onrendabele energieverslinders in een datacenter. De achtergrond van de reorganisatie was niet in de eerste plaats milieu, de aanzet is gegeven door de noodzaak om efficiënter om te gaan met praktische logistieke problemen. We konden onze spullen gewoon niet kwijt."
"Maar wanneer je je erin verdiept, blijken er ook mooie resultaten behaald te kunnen worden op het gebied van duurzaamheid die passen bij de strategie van onze organisatie. Je moet je niet rijk rekenen, maar door de virtualisatie besparen we toch een equivalent van vijfenzeventig woningen aan energiegebruik per jaar, inclusief verminderde koeling. De besparing ligt tussen de 25.000 en 35.000 euro per jaar. "
Omdat een server net als een gewone pc maar een deel van zijn volledige voedingscapaciteit gebruikt, heeft Pggm zijn cijfers niet gebaseerd op een theoretische berekening, maar is een praktijkmeting van de machines gedaan vóór en na de virtualisatie. "Wanneer je je erin verdiept, word je je ervan bewust dat je op die manier een bijdrage kunt leveren aan het terugdringen van de CO2-uitstoot. Op dat moment, in 2006, speelde het onderwerp binnen de IT nog niet zo erg als nu. Pggm  zelf had wel al een ‘corporate' strategie op basis van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Duurzaam ondernemen was in die zin niet nieuw. De fabrikant gebruikte duurzaamheid niet als verkoopargument. Wij waren er dus vrij vroeg mee. Nu is het onderwerp zo bekend dat je met de raad van bestuur om de tafel zou kunnen gaan zitten om te laten zien hoeveel energie je bespaart."

Gedegen business-case
"Dankzij de virtualisatie hebben we een ruimte- en koelingsprobleem opgelost, èn een beheersprobleem, terwijl de wendbaarheid van de organisatie groter is geworden. Wanneer je alles verpakt in hardware, zit je vast. Bij virtualisatie daarentegen maak je met één druk op de knop een virtuele server." Dat vereist echter wel oplettendheid bij de beheerders van die virtuele server: "Dit betekent wel dat voor ons levenscyclusbeheer van de virtuele servers heel belangrijk is. Op het moment dat je de servers creëert, moet je gelijk nadenken over hoe en wanneer je ze weer opruimt. Wanneer je dat niet doet laat je ze allemaal oneindig draaien, en heb je toch weer hardware nodig om ze te bedienen. Dus ongebreidelde groei van je virtuele serverpark heeft uiteindelijk toch een groei van je hardwarepark tot gevolg. Aandacht voor ‘decommissioning'is dus essentieel."
De energiebesparingen die Pggm behaalde met virtualisatie, heeft haar wel op het spoor gezet van verdere maatregelen om IT groener te maken, bijvoorbeeld bij het gebruik van pc's. "Veel pc's staan wel aan, maar worden niet gebruikt. Tijdens vakanties en in de avonduren hadden we er al wel een rem opgezet, maar individueel gedrag blijkt toch moeilijk te sturen. Sommige mensen lieten de pc toch aanstaan om verschillende redenen. Maar dat kan natuurlijk veel efficiënter."
Het toepassen van virtualisatie bij de pc's lag voor de hand. "Dat kost veel minder stroom. Een pc wordt pas geactiveerd als iemand wat begint te doen. Daardoor combineren we nu flexibiliteit en snelheid van installeren met lage energielasten. We raken niet alle pc's kwijt, maar hebben straks wel 1.200 virtuele desktops. Daarmee gaan we op jaarbasis ongeveer duizend maal zeventig watt aan energielasten reduceren. Dat werkt veel beter dan tegen mensen zeggen dat ze hun pc moeten uitzetten als ze weggaan."
De thin-clients die op de werkplekken komen te staan, gebruiken zeer weinig energie, en beschikken over net voldoende capaciteit om het scherm van de virtuele pc te laten zien. Bovendien schakelen ze zichzelf uit. "Energie wordt volgens mij dé kostenfactor in een it-omgeving, zeker in het datacenter."
Virtualisatie vereist een gedegen business-case: "Vanuit het business-perspectief zit je eigenlijk niet direct te wachten op technieken als virtualisatie. De IT gaat er niet sneller door lopen. En de business ziet niet de rekening terug van de terugverdienkosten door de lagere energierekening. In de collectieve besluitvorming is dat lastig. Wij hadden het voordeel in deze case dat de groei van de hoeveelheid apparatuur enorme kosten met zich ging meebrengen door uitbreiding van de ruimte, de koeling en het beheer. Zo beschikten we aan de it-kant over een stevige business-case."
De business is wel betrokken geweest bij het testen van de applicaties na de virtualisatie. Dat ging echter vrij snel, want de applicaties waren hetzelfde gebleven. Het ging er vooral om of ze nog functioneerden in de nieuwe situatie. Daarnaast is communicatie een essentieel onderdeel geweest van het project. "Een heel groot voordeel is bovendien dat we nu een testomgeving kunnen creëren zonder extra hardware aan te schaffen. Dat was in het verleden wel nodig, wat lang duurde en extra investeringen met zich meebracht. Toen ik vertelde dat we in een paar dagen een volledig werkende testomgeving konden creëren, ha     dat bij virtualisatie het ruimtebeslag op je opslag fors toeneemt, omdat je overal databestanden van maakt. Maar verder is dit proces zonder problemen verlopen."