Digitalisering helpt Kadaster vooruit

Twee jaar terug startte Unisys met de digitalisering van aktes bij het Kadaster. Het project is eind dit jaar klaar. Ook ketenintegratie met notariskantoren en deurwaarders werpt zijn vruchten af.

Het Kadaster met kan straks met één druk op de knop zien of er op een perceel een erfdienstbaarheid rust en wat deze erfdienstbaarheid precies inhoudt. Rob Vaandrager, projectleider voor de digitalisering binnen het Kadaster stelt dat het Kadaster een aanzienlijke besparing in kosten en tijd boekt door de nieuwe werkwijze. “Wanneer onze klanten willen weten of er een erfdienstbaarheid rust op een bepaald perceel, bijvoorbeeld het recht van overpad, dan moet een medewerker vandaag de dag met behulp van hulpkaarten in de tijd teruggaan om te kijken uit welke nummer het huidige perceel bestaat. Zo vaak als er in het verleden iets gewijzigd is, zo vaak moet de medewerker de akte er op na slaan. Een tijdrovende en dure klus. Vanaf eind dit jaar kunnen we met een druk op de knop in het systeem zien of er op een perceel een erfdienstbaarheid rust en wat die erfdienstbaarheid inhoudt.”

De digitalisering van deze erfdienstbaarheden is bijna klaar. Twee jaar terug verwierf Unisys de digitaliseringsopdracht. Het bedrijf leverde het Kadaster een SaaS-oplossing ondersteund door high end technologie om de akten te digitaliseren. Uitgangspunten voor dit project waren het boeken van een reële kostenbesparing in vergelijking met het handmatig doorlezen van akten, een sterke reductie van de verwerkingstijd en een betrouwbaarheid van 99,5 procent. Nu zijn van tien miljoen akten de bijbehorende erfdienstbaarheden uit de akten gextraheerd. Eind dit jaar zijn alle vijftien miljoen akten doorgeakkerd, omdat de digitalisering inmiddels een stuk sneller verloopt. In het begin kon het systeem 50 duizend akten per maand verwerken. Nu ligt dat op 800 duizend per maand doordat het systeem slimmer is gemaakt door eerder verzamelde informatie over erfdienstbaarheden bij het analyseren van de teksten te gebruiken.

Het Kadaster heeft ook de ketenintegratie nieuwe impulsen gegeven. Zo heeft het Kadaster een convenant gesloten met notariskantoren, deurwaarders, banken en softwareleveranciers om werkprocessen beter op elkaar af te stemmen, zodat ze gedigitaliseerd kunnen worden. Begin dit voorjaar is het Kadaster gestart om hypotheekaktes automatisch te laten inschrijven. Het systeem dat daarvoor is opgetuigd verlaagt voor huizenkopers de kosten van de inschrijving met 40 procent, van 145 naar 87 euro. De kosten voor het verwerken van dit soort documenten lagen voorheen veel hoger omdat ze handmatig verwerkt moesten worden.