De business heeft de sleutel tot beter gebruik informatie

Niet het IT-management maar de business moet beter informatiemanagement op de bedrijfsagenda zetten. Op het eerste Jaarcongres Information Management werd maar weer eens al te duidelijk dat het primaat niet bij de technologie ligt.

Tijdens de opening van het congres voor informatiemanagers dat op dinsdag 13 maart plaatsvond in Fort Voordorp stelde Hotze Zijlstra, hoofdredacteur van CIO Magazine, dat beter gebruik van informatie op dit moment zeker op de agenda staat van de CIO. Volgens hem zijn kostenbesparingen, beveiliging en het bieden van meer toegevoegde waarde van IT bijvoorbeeld door een verbetering van het informatiemanagement op de kaart te krijgen belangrijke punten op de agenda van deze executive. “Hoe de CIO dit aanvliegt is afhankelijk van zijn of haar mandaat en de sector waarin deze organisatie opereert. Wel is het zo dat bijna al deze executives hun prioriteitenlijst bepalen op basis van de keuzes die zij maken rond architectuur, het onderwerp van innovatie en transformatie en hun sourcingstrategie.”

Zijlstra pleit voor een thematische en vooral crossfuntionele aanpak van het onderwerp informatie management. De business moet optimaal betrokken zijn bij het veranderingsproces waarbij informatie meer concrete toegevoegde waarde biedt in de organisatie. “Zo'n veranderingsproces is alleen succesvol als de CIO en de IT-functie een absoluut mandaat hebben in de organisatie”, aldus Zijlstra. “De juiste voorwaarden daarvoor creëer je als met collega's in een cross functionele omgeving met information management aan de slag gaat. Door dit thema breed op te pakken ontstaat er binnen en buiten de IT-functie een eenduidig beeld hoe de informatievoorziening concreet kan bijdragen aan efficiëntie of meer omzet.”

Klant centraal
Dat cross functioneel werken organisaties veel kan brengen illustreerde Forrester analist Mary Beth Kemp. In haar betoog stelde zij dat de komst van internet consumenten een directe stem heeft gegeven. Dit communicatiekanaal biedt fabrikanten ook de kans om consumenten meer aan het eigen merk te binden door bij het product toegevoegde waardediensten te bieden. Een portal waarin consumenten het eigen gebruik van een apparaat terug kan zien, is een verrijking voor het product en biedt bedrijven de mogelijkheid om contact te leggen met een individuele klant. “Om exact die reden moeten de CIO en de marketeer vaker met elkaar koffie drinken en op die manier hun passie voor de klant concreet uitwerken”, aldus Kemp.

Dat een cio van onschatbare waarde kan zijn als deze executive beschikbare informatie beter inzet toonde Tim Leonard, cio van de Amerikaanse pakjesbezorger US Express aan. “Toen ik twee jaar terug arriveerde bij US Xpress bleek er al ontzettend veel data vastgelegd te worden van de vrachtwagens die de pakketten van klanten vervoeren”, aldus Leonard. “Zo werd bijgehouden waar de wagens waren, wanneer ze tankten, wat de belading was en ga zo maar door – wel 900 data-elementen bij elkaar opgeteld. In het hele concept rond mobiliteit werd alleen weinig tot niets gedaan met de bijdrage die deze informatie zou kunnen leveren aan het oplossen van zakelijke uitdagingen. Een van de belangrijkste sturingsindicatoren in het bedrijfsproces van een logistiek bedrijf als US Xpress is ongebruikte capaciteit. Dat kan een vrachtwagen zijn die stilstaat of die niet optimaal beladen is. Ik heb ervoor gezorgd dat bij het plannen van ritten en belading realtime inzicht in het goederenvervoer wel gebruikt werd. Dat heeft geweldige resultaten opgeleverd.”

Leonard gaf wel aan dat dit veranderingsproces in de informatiemanagement van US Xpress alleen zo succesvol kon zijn omdat de pakjesbezorger al heel veel geïnvesteerd had in de intelligentie in vrachtwagens en de pakketten. Ook andere belangrijke voorwaarden voor succes waren aanwezig of werden door Leonard goed gezet. “Ik had het geluk dat mijn bedrijf geleid wordt door ceo Max Fuller die in de volste overtuiging leeft dat informatietechnologie een allesbepalende speelt bij innovatie in de organisatie. Daarnaast heb ik ervoor gezorgd dat in het omvangrijke portfolio van IT-projecten met wel 400 verschillende projecten de business veel meer inspraak kreeg in de prioritering. Dat heb ik gedaan door verschillende business-clusters aan het werk te zetten die elk bijgewoond werden door een it-manager van hoog niveau om dit overleg zo productief mogelijk te maken. Daarnaast heb ik vernieuwende technologie ingezet als het analytics systeem Hana van SAP en Hadoop ingezet om de routeplanning iedere 20 minuten te voeden met statistische informatie over de belading van de 8 duizend vrachtwagens tellende vloot van US Xpress. Op die manier is er nu een iedere 20 minuten ervoor te zorgen US Xpress IT Innovation door middel van informatie. Op deze manier is binnen ons bedrijf inmiddels de grens tussen zakelijke applicaties en business intelligence gaan vervagen. Dat is in mijn ogen waar we naar toe moeten met het onderwerp van information management.”