‘Cloud is fout en cloud is goud’

Alles wat 10 jaar geleden onder futurologie viel is inmiddels gerealiseerd, stelde een Gartner-spreker vast in Cannes. Maar tijd voor een feestje wordt de hedendaagse cio niet gegund.

Voor de it-sector geldt: elke oplossing zorgt voor een nieuw probleem. Of: een nieuwe uitdaging, als je uit een optimistischer cultuur komt. Maar dit jaar en ook volgend jaar zal het toch vooral weer over kostenbeheersing gaan. Zo stelden we vast na het publieksinterview met de cio’s Jan Peter de Valk (DHL) en Thijs van Koppen (Robeco) .

Ondanks de recessie wisten veel landgenoten begin november de weg te vinden naar de Cotes d’Azur, die zich dit jaar weer van de zonnige zijde liet zien. Binnen in het Palais des Congres vond de jaarlijkse ITxpo plaats, Gartners jaarlijkse Europese hoogmis voor cio's.

Die konden zich laven aan een overvol programma met sessies in oplopende diepgang. Het hoofdthema van het programma was zeer down to earth dit jaar: balancing cost, risc and growth.

Hoewel het Gartner-programma van oudsher een vrij technologische insteek heeft, maakt ook de ITxpo duidelijk dat informatievoorziening zich steeds meer manifesteert als een integraal onderdeel van de business. De instroom van managers en medewerkers met affiniteit met en kennis van it-gerelateerde instrumenten is groter dan ooit.

Gartner voorspelt zelfs dat over enkele jaren 40 procent van de softwareontwikkeling buiten de invloedsfeer van de it-afdeling plaatsvindt. Steeds vaker nemen materiedeskundigen het heft in handen en gaan zelf aan de slag of gaan outsourcen. De ontwikkelingen in de ’cloud’ spelen hun in de kaart. Waarom wachten op het resultaat van je eigen it-collega’s als je hetzelfde zo van het net kan plukken?

En dan is het thema cloud computing niet ver. Volgens Gartner de belangrijkste hype van 2009. Jan Peter de Valk, cio bij logistiek dienstverlener DHL, is vooralsnog sceptisch. "Ik hoor zeer verschillende dingen op dit congres. Van 'Cloud is fout tot cloud is goud'."

Persoonlijk hecht hij nog niet zo veel waarde aan het fenomeen. DHL denkt er volgens hem niet aan primaire bedrijfsprocessen naar de cloud te brengen. De Valk ziet het liever nog even aan: "Het kan met de technologie nog alle kanten uitgaan."
Ook zijn collega Thijs van Koppen, cio bij Robeco, ziet de eerste tijd niets in cloud computing voor zijn organisatie.

Motivatie

De Valks primaire aandacht ging zich het afgelopen jaar vooral uit naar kostenbeheersing. En dat zal volgens hem nog wel even zo blijven, want de logistieke dienstverlening profiteert niet direct van een aantrekkende economie. Voorlopig dus hand op de knip.

De Valk ervaart dagelijks dat er weinig tot geen budget beschikbaar is voor uitdagende projecten. In die situaties moet je creatief zijn om je mensen te blijven motiveren, zeker nu ook in de salarissen weinig rek zit. De DHL-cio zoekt de oplossing in educatie.

Op dat vlak heeft hij bezuinigingen vermeden. Zijn medewerkers mogen voor zichzelf een scholingsplan opstellen en dat na goedkeuring invullen. Op die manier heeft hij tot dusver deskundige medewerkers aan boord en gemotiveerd weten te houden.

De Valk heeft bij DHL nog ander initiatief gestart dat erg motiverend bleek te werken. Het betrof een project voor de versteviging van de band tussen business en IT.

”In de Benelux hebben wij vijftig medewerkers die op dat snijvlak opereren”, aldus De Valk en vervolgt: ”in het kader van kostenbesparing wilden we aantonen hoe wij als it-afdeling een brug kunnen slaan naar de business. In groepjes van vier kregen medewerkers de opdracht een filmpje te maken over waar zij mee bezig zijn bij het invullen van de brugfunctie. De filmpjes werden uiteindelijk door de business zelf beoordeeld.

In eerste instantie was er weinig animo. De mensen kregen het project erbij en dat leidde tot weerstand. Maar gaandeweg ging het leven met als resultaat negen filmpjes van uitzonderlijk hoge kwaliteit. Een commercieel bureau had het niet kunnen evenaren. Ook mijn collega’s in de Benelux directieraad waren zeer ingenomen met het resultaat. De filmpjes toonden waar het bedrijf naar toe wil. Zonder dat er extra kosten zijn gemaakt, beschikken we nu bovendien over promotiemateriaal bruikbaar bij de rekrutering van nieuwe medewerkers.”

Anders dan zijn DHL-collega zit Thijs van Koppen niet zelf in de directie van Robeco. Hij rapporteert aan de COO, maar heeft wel de eindverantwoordelijkheid voor alles wat met IT van doen heeft of met vraagstukken die proceskennis vereisen. Hij heeft 220 mensen op de loonlijst staan plus nog eens 100 medewerkers bij de diensten die zijn uitbesteed.

Aan leiderschaprol van Van Koppen worden hoge eisen gesteld, zeker als het gaat om het bewaken van IT business alignment. ”Ik kom zelf uit de business en vindt het essentieel dat mijn medewerkers zich qua business kennis blijven ontwikkelen. Omgekeerd zijn de business medewerkers in ons bedrijf zeer betrokken bij it-zaken. Beleggers zijn doorgaans goed bedreven in Visual Basic en Excel. In hun perceptie kunnen ze de gangbare functies zelf ook voor elkaar krijgen.

Daar hebben ze geen it-specialisten voor nodig, denken ze. Als dus iemand van ons komt praten over een applicatie, dan verwachten ze diepgaande kennis. Ik hou mijn mensen altijd voor dat ze gewoon vragen moeten stellen aan de business wanneer ze iets niet weten. Ze hoeven niet tot in details alle applicaties te kennen, maar moeten wel zorgen in gesprek te komen. Daar draait het bij IT business alignment om.”

Uitbesteden?

In de presentatie ‘’Meeting the Challenge: The 2010 cio Agenda’ van Gartner-analist Mark McDonald werd het op de vroege ochtend toegestroomde cio-gehoor duidelijk gemaakt dat de concurrentie al lang aan tafel zit bij hun directies. De prestaties van interne it-afdelingen worden voortdurend gelegd langs de meetlat die externe dienstverleners aanreiken. Die schermen met schaalvoordelen en dus kostenvoordeel.

De it-baas van Robeco realiseert zich dat zijn directie volop keuzemogelijkheden heeft. ”Maar het is de vraag of al die externen ook echt de business snappen. Op dat vlak scoren wij veel hoger en dat moeten we zo zien te houden. Maar het heeft weinig zin om over IT business alignment te praten wanneer je de operationele taken niet goed geregeld hebt. Want het eerste dat de business vraagt, is of je de systemen normaal kunt laten draaien of dat je een project tijdig weet op te leveren.

Wij hebben gekozen voor meer centralisatie om onze operationele slagkracht te waarborgen. Nu kunnen we ons daardoor concentreren op de business-wensen. Belangrijk is dat we onze afdeling weliswaar hebben gecentraliseerd, maar dat onze medewerkers fysiek zoveel mogelijk bij de bedrijfsafdelingen zitten.”

Kosten fors omlaag

In de praktijk gaan discussies over IT binnen ondernemingen meestal over kosten. Hoe rechtvaardig je de relatief hoge it-kosten?

Jan Peter de Valk: ”Gartner sprak over een gemiddelde vermindering van 5,4 procent op het budget in het afgelopen jaar. Ik kan verzekeren dat de verlaging bij ons aanzienlijk meer was. Volgens ons wereldwijde programma voor kostenbesparing mogen de kosten voor indirecte functies niet hoger dan 17 procent van de omzet bedragen. Wij zijn daar een onderdeel van.

Gezamenlijk met Gartner hebben we een target gesteld van 3,6 procent. Daar zitten we nu iets boven. Het grootste deel van het budget gaat op aan het draaiende houden van de huidige operatie. Voor nieuwe ontwikkelingen resteert niet zoveel. Het probleem is dat er dubbel zo veel gevraagd wordt door de business.

Gelukkig hebben we ondanks de bezuinigingen geen mensen aan de dijk behoeven te zetten. Doordat het programma zo strak is neergezet, weet iedereen precies waar ze aan toe zijn. Iedereen is zich bewust van de kosten. Het is ook niet voor niets dat ik mijn mensen stimuleer om enkele dagen per jaar mee te doen op de werkvloer met het laden en lossen van pakjes.”

Mobiele strategie

Tijden het Gartner-congres werd aandacht gevraagd voor mobiele strategieën. Op dit moment speelt vooral het aansluiten van mobiele apparatuur op de centrale automatisering. Cio’s krijgen er een omvangrijk beheersplatform bij. DHL heeft op dat vlak nog geen strategie. ”We hanteren wel een standaardisatiebeleid op platforms”, aldus De Valk.

”Het is heel waarschijnlijk dat daarin straks de mobieltjes worden meegenomen. Maar het wordt steeds duidelijker dat medewerkers hun eigen laptops en mobieltjes ook zakelijk willen blijven gebruiken. Zo hebben we nu op verzoek van één van de directieleden een proef lopen met de aansluiting van een Apple iPhone. We zullen dat moeten gaan faciliteren.

Maar eigenlijk moeten we een bredere visie gaan ontwikkelen, want strak worden we ook verantwoordelijk voor het content beheer van bijvoorbeeld video informatie. Bij de financiële dienstverlener Robeco is men veel terughoudender. Volgens Van Koppen is gebruik van de iPhone binnen Robeco nu uitgesloten: nu nog niet veilig genoeg.

Yvonne Genovese, analist bij Gartner:

Patroonherkenning in prestatiemeting

Tussen de Gartner-presentatoren troffen we dit jaar een vrouw aan die qua uitstraling past in het mondaine Cannes: Yvonne Genovese is vice president en distinguished analyst bij Gartner.

Haar verleden ligt in de marketing en public relations. Die ervaring komt goed van pas bij de presentatie van een nieuwe it-stroming die volgens Gartner zich de komende jaren laat gelden: Patttern Based Strategy.



De veteranen in it-land noemen het oude wijn in nieuwe zakken. Volgens hen is het gewoon BI, maar dan anders verpakt.

De Gartner-diva wist het thema als geheel nieuw te presenteren. Veel technologie zit volgens haar nog in de Pattern seeking fase: het vergaren van zoveel mogelijk data. De truc zit echter in het maken van een model voor het herkennen van patronen in de databrij en het vertalen daarvan naar bestuurlijke besluitvorming.

Veel organisaties meten prestaties, maar doen vervolgens niets met de resultaten om de processen in een andere richting te sturen. Juist de grote hoeveelheid informatie die een onderneming tegenwoordig online verzendt en ontvangt, dwingt tot een permanent analyse van de response.

Dat zou een standaard proces in de operationele bedrijfsvoering moeten zijn. Ondersteuning komt in de vorm van een nieuwe internet gebaseerde technologie aangeduid als ‘emotion mark up language’ (EML), waarmee de emoties achter internetgedreven transacties zijn te meten.

Invoering van de strategie stuit volgens haar vooral op de menselijke afkeer van verandering. Ook de invoering van erp-systemen werd daar jaren geleden door belemmerd. Op den duur komt het dus wel goed.

Inmiddels zien bedrijfjes het levenslicht die pattern-based diensten aanbieden. Zo kende Genovese een bureau dat het nieuws tien dagen van te voren voorspelt. Met zo'n glazen bol Daar zou je toch aardig rijk moeten kunnen worden...