Capgemini helpt ministerie aan 9.000 virtuele werkplekken

Na een uitzonderlijk uitgebreid voortraject gaat Capgemini binnen strakke prestatie-afspraken aan de slag met het opzetten van virtuele werkplekken voor het ministerie van LNV met negenduizend werkplekken.

“Onze oriëntatie is in de eerste bestaansjaren van de centrale it-afdeling sterk gericht geweest op de uitvoering van de it-functie”, vertelt Edwin Schuchmann, directeur van de Dienst ICT Uitvoering (Dictu) bij het ministerie van landbouw, natuur en voedselkwaliteit (LNV).

“Daarmee hebben we de continuïteit weliswaar veilig gesteld, maar uiteindelijk moet een interne it-organisatie zich vooral richten op de business van een ministerie, de strategische kant. Omdat we in het begin onze handen meer dan vol hadden aan de overgedragen technologie, dreigde Dictu met de rug naar de opdrachtgevers binnen LNV te staan.

Daar hebben we door middel van een nieuw strategisch bedrijfsplan verandering in gebracht. In dat plan hebben we de ondersteuning van de opdrachtgevers centraal gesteld, evenals de aansturing van uitvoerende it-werkzaamheden. Door een sterke regieorganisatie op te bouwen, hoeven we niet meer alle werkzaamheden zelf uit te voeren.”

Het eerste onderdeel dat buiten de deur terecht kwam was het netwerk, dat meer dan tweehonderd locaties met elkaar verbindt. Dit wordt nu onderhouden door de it-organisatie van Rijkswaterstaat. Vervolgens kwam de kantoorautomatisering aan de beurt.

Deze was hard aan vernieuwing toe, en omdat kantoorautomatisering bij uitstek een commodity is werd besloten het beheer aan een derde partij uit te besteden. Hiervoor is een Europese aanbesteding uitgeschreven. Later zal ook de applicatie-ontwikkeling en delen van het applicatiebeheer van het ministerie worden uitbesteed aan een externe partij.

Vincent Wouters is als directielid bij Dictu verantwoordelijk voor het programma om de kantoorautomatisering uit te besteden: “Het voordeel van zo’n aanbesteding is dat het je dwingt goed te beschrijven wat je wilt hebben. Traditioneel is de verleiding groot om alles heel technisch te specificeren.

Wij hebben er heel bewust voor gekozen een functionele beschrijving te maken. Parallel aan die beschrijving zijn we bij andere overheidsorganisaties en marktpartijen te rade gegaan. Daarbij hebben we ook om tafel gezeten met Nederland Open in Verbinding (NOiV) en de Digitale Werkplek Rijk (DWR) om onze eisen op hun programma af te stemmen. Dat is een open debat geweest over het realisme van onze wensen, waarvan we de uitkomsten hebben meegenomen in het bestek.”

Het doel van Dictu was om de KA-omgeving volledig uit te besteden. Wouters: “We willen een partner die we integraal kunnen aanspreken op wat hij levert. Dat betekent dat we aandacht hebben besteed aan de vraag hoe je zo´n partij kunt laten aantonen dat ze het kunnen. De aansturing van een externe partij is daarbij essentieel, we wilden geen rafelranden waardoor onduidelijkheid zou blijven bestaan over de verantwoordelijkheid.”

Investering

Dictu heeft voor de voorbereidende fase van de uitbesteding ruim de tijd genomen. Schuchmann: “We wilden het bestek tot in de puntjes uitgewerkt hebben. We zijn pas aan de RFI begonnen toen de RFP nagenoeg stond als een huis. Met al die consultaties zijn we weliswaar bijna een jaar bezig geweest, maar die investering heeft zich meer dan terugbetaald.

Het was daarbij een groot voordeel dat we al goed wisten wat we in huis hadden, dat hadden we de jaren daarvoor grondig in kaart gebracht. We konden bij het bestek een paar centimeter bijlage meesturen om de inschrijvers een goed beeld te geven van wat ze gingen overnemen.”

Op de aanbesteding kwamen uiteindelijk vier aanbiedingen, die dankzij de functionele beschrijving allemaal een duidelijk eigen karakter hadden.

Wouters: “De functionele aanbesteding bood de leveranciers alle ruimte om met hun sterkste concept in te schrijven en het waren allemaal goede oplossingen. We hebben ze vervolgens beoordeeld op prijs en kwaliteit.

Bij kwaliteit ging het in gelijke mate om de aangeboden technische oplossing, de transitie-aanpak èn de zorg voor onze eigen mensen. Een zorgvuldige overgang van medewerkers van Dictu, die momenteel zorgdragen voor de werkplekondersteuning binnen LNV, maakt onderdeel uit van de aanbesteding.”

De aanbiedingen zijn beoordeeld door een grote commissie, waar in totaal 26 mensen de plannen van een puntentelling voorzien hebben. Schuchmann: “Op die manier konden we alle relevante aspecten meenemen.

De ondernemingsraad bijvoorbeeld heeft mee beoordeeld over de HR-component. Door die brede steun krijg je een voorlopersgroep in de organisatie, en is de keuze niet alleen iets van de directie. Want na de keuze van de oplossing begint het pas.”

Uiteindelijk zijn we daarmee tot een eindoordeel gekomen, waaruit bleek dat Capgemini op alle fronten de beste aanbieding heeft gedaan.

Om te voorkomen dat er in de eerste fase van de migratie problemen ontstaan, heeft Dictu voor een eigen oplossing gekozen. Schuchmann: “We werken bewust niet met een pilot, maar een echte migratie bij een launching customer.

We hebben contractueel afgesproken met Capgemini dat wat ze op papier aanbieden, ze daadwerkelijk draaiend krijgen bij die launching customer, anders wordt het contract ontbonden. Die klant is representatief voor LNV voor wat betreft de IT, het is eigenlijk het ministerie in het klein. Als het daar werkt dan weten we vrij zeker dat het ook elders goed zal gaan.”

Met de oplossing van Capgemini krijgt LNV een virtuele werkplek voor de medewerkers. Het ministerie heeft heel veel locaties verspreid door heel Nederland heen. Door die virtuele werkplek zijn er weinig lokale beheerders nodig. De virtuele desktop draait fysiek in het rekencentrum in Amsterdam.

De medewerkers gaan gebruik maken van een thin client (de SunRay) waarmee de virtuele desktop overal kan worden opgeroepen, zowel bij een LNV-locatie als een thuiswerkplek.

Beheersbaarheid

Wouters: “De beheersbaarheid wordt hiermee veel groter. We hebben bovendien een slag gemaakt met duurzaam inkopen: dit is daadwerkelijk een groene werkplek, het stroomverbruik is nog maar een fractie van dat van de gewone werkplek. Daarnaast is ook het rekencentra dat gebruikt wordt groen ingericht.”

Wat verder opvalt is dat er in het nieuwe aanbod de nodige aandacht is voor open source software om aan het programma Nederland Open in Verbinding te kunnen voldoen. “We zijn hierop uitgekomen door die puur functionele beschrijving”, aldus Schuchmann.

“En we hebben bij de beoordeling van de ontvangen aanbiedingen bonuspunten toegekend voor open source oplossingen. De concrete invulling hebben we bewust open gelaten. Zo denk je bij een PDF-writer al snel aan Acrobat. Wij hebben echter algemeen om een PDF writer gevraagd en krijgen nu een open source-variant.”

Terwijl LNV bezig is met het invoeren van de virtuele werkplek wordt er op rijksniveau nog steeds gewerkt aan een digitale werkplek, de Digitale Werkplek Rijk. Hoe verhoudt dit zich tot elkaar?

Schuchmann: “De discussie over de norm voor een digitale werkplek rijk is geen gesloten discussie. GOUD is een tussentijdse keuze, nu komt de digitale werkplek rijk er aan. Die werkplek is in eerste instantie gericht op de beleidskernen van departementen, terwijl LNV juist een relatief kleine beleidskern heeft, en vooral veel uitvoerende diensten.

“Los daarvan kunnen we als die digitale werkplek er eenmaal is probleemloos overstappen, daar is de huidige infrastructuur op ingericht. We hebben namelijk de volledige DWR-agenda integraal in het bestek opgenomen. Juist door de contacten met NOiV en DWR in de voorbereidende fase hebben we ervoor gezorgd dat we geen afwijkende lijn volgen.”