Beheer van SAP-systemen vaak onder de maat

Het beheer van SAP-systemen bij middelgrote bedrijven kan een stuk beter blijkt uit onderzoek. Beheerkosten van deze prijzige erp-systemen gaan vooral op aan het blussen van brandjes. Voor strategische investeringen is weinig ruimte met alle gevolgen van dien.

Dit blijkt uit een onderzoek dat uitgevoerd is in opdracht van Phobos Groep door Goals Marktbewerking BV. In totaal vijftig financieel directeuren en it-managers van diverse middelgrote bedrijven in de handel, industrie en dienstverlening deden mee aan het onderzoek. Bij de meeste bedrijven wordt 1 à 2 procent van de omzet uitgegeven aan IT in 2010. Het beheer van het SAP-systeem is een flinke kostenpost in deze uitgaven. Bij een derde van de respondenten is dit percentage in 2009 maximaal 20 procent maar een even groot deel besteedt zelfs 40 tot 60 procent van het it-budget aan SAP.

Een ruime meerderheid van de vijftig ondervraagde SAP-gebruikers gebruikt in het geheel geen beheertool. Als ze wel met een beheerapplicatie werken is dat in de meeste gevallen het gratis meegeleverde SAP Solution Manager. Volgens Phobos is het niet inzetten van op de markt beschikbare hulpmiddelen een gemiste kans omdat de kwaliteit van het beheerproces met dergelijke software sterk te verbeteren is, terwijl de personele kosten juist dalen. Bij de meeste organisaties die aan het onderzoek hebben meegedaan beperkt het beheer zich tot ad hoc activiteiten en het ‘blussen van brandjes’. Het adaptief beheer blijft achter.

Een andere kans die veel organisaties laten liggen is de invoering van servervirtualisatie. Meer dan de helft van de respondenten maakt momenteel nog geen gebruik van virtualisatietechnologie, waarmee de werklast van productieservers geautomatiseerd over meerdere servers te verdelen is. De mogelijkheden zijn er wel. Het merendeel van de ondervraagde bedrijven werkt met verschillende SAP-servers. Meestal komt dit aantal niet boven de drie, maar een kleine 30 procent beschikt over 4 tot 10 dedicated SAP-servers. Een ruime meerderheid van 84 procent van de ondervraagde bedrijven draait de servers op Windows meestal van HP-makelij.

Bovendien verlaagt virtualisatie de downtime omdat andere servers het werk van een uitgevallen apparaat in de pool kunnen overnemen. Over die downtime maken redelijk wat respondenten zich dan ook zorgen. Dat komt door het toegenomen belang van IT. Als erp-systemen down gaan, ligt de organisatie voor een groot deel stil. Bij ruim 20 procent zijn deze opgesteld bij een hosting center, een kleine 80 procent van de bedrijven heeft ze intern staan. Bij doorvragen blijkt dat men zich terdege realiseert dat het intern plaatsen van servers een risico vormt.

Volgens Phobos kan de uitbesteding van het technisch beheer van deze SAP-systemen op twee manieren helpen. Uitbesteding van het beheer maakt de kosten beter beheersbaar, waardoor budget vrijvalt voor een structurele verbetering van het SAP-systeem. Daarnaast zorgt de inkoop van specialistische kennis ervoor dat de mogelijkheden van het SAP-systeem beter benut worden.