Alle laptops inleveren!

Op elke locatie kunnen werken, standaardiseren en kosten besparen. Dat waren zes jaar geleden voor Kluwer de belangrijkste redenen om voor Server Based Computing (SBC) te kiezen. Een jaar geleden startte Kluwer met de invoering van de natuurlijke opvolger: de virtuele desktop.

Dit traject werd in januari afgerond. Operatie geslaagd? We nemen het proces door met Martin Wuite, CTO van Kluwer Nederland. Ze zijn er nog wel, maar het is echt zoeken naar de gewone bureaucomputer, de ‘fat client’, bij de vestigingen van Kluwer in Alphen, Amsterdam of Deventer. Volgens Martin Wuite, hoofdverantwoordelijke voor de IT, zijn er nog veertig in gebruik. Een jaar geleden waren dat er nog een kleine zevenhonderd. De reden? Niet de crisis, hoewel die ook bij Kluwer tot flinke reorganisaties heeft geleid. Wel het KING-project: Kluwer Infrastructure Next Generation. Dit staat voor de invoering van een nieuwe generatie kantoorapplicaties - Office 2007 en Sharepoint, maar vooral voor de introductie van een virtuele desktop infrastructuur (VDI). Daardoor kan het gros van de medewerkers voortaan op kantoor met een ‘thin client’ uit de voeten en thuis met zijn eigen computer. Er worden daarom van bedrijfswege veel minder laptops verstrekt. Wuite: “We hebben dat aantal in een jaar met 33 procent teruggebracht. Dat gaf natuurlijk wel flink wat gemor onder medewerkers die gewend waren een laptop te gebruiken. We verstrekken laptops standaard alleen nog aan sales/marketing-mensen omdat die veel onderweg zijn, en aan specifieke medewerkers.”
De eerste ‘thin clients’ kwamen zes jaar geleden het bedrijf binnen, toen Kluwer het concept van Server Based Computing (SBC) uitrolde op basis van Citrix-technologie. De introductie van SBC ging gepaard met de uitbesteding van de IT aan CSC. Wuite: “De introductie van een nieuwe generatie technologie was het logische moment om te gaan uitbesteden. Anders hadden we veel moeten investeren in de infrastructuur en opleiding of het aantrekken van hiervoor gekwalificeerd personeel.”
De keuze voor SBC had diverse redenen. Het moest Kluwer-medewerkers de mogelijkheid te geven om op elke vestiging en thuis in te loggen op de bedrijfsapplicaties. En natuurlijk was er een kostenreductie ingeboekt, omdat thinclients een stuk goedkoper zijn in aanschaf en vooral onderhoud. Wuite: “Daarbij wilden we onze applicatieportfolio en onze processen standaardiseren.”

Maar dat is maar ten dele gelukt?
“Niet volledig. Ons uitgangspunt was bij de start om in vijf jaar te komen tot een situatie met 80 procent thin clients, en 20 procent fat clients. Begin 2009 was de situatie echter 50/50. De belangrijkste oorzaak daarvan is dat we het niet mogelijk was het applicatieportfolio volledig te standaardiseren. Bij de start hadden we meer dan 600 applicaties in gebruik. Vorig jaar zaten we op iets minder dan de helft. Daarvan werden er 226 gevirtualiseerd aangeboden. Daarnaast is er nog een aantal oude applicaties die niet zijn te virtualiseren en waarvan migratie teveel kost. We maken bijvoorbeeld nog enkele producten met behulp van oude Word- of zelfs WordPerfect-versies omdat sommige klanten daar nog gebruik van maken. Daar zitten dan bijvoorbeeld zoveel macro’s ingebouwd, dat we die handeling maar op de oude omgeving laten. Per onderdeel maak je zo’n afweging. Ook in de nieuwe VDI-omgeving houden we zo’n veertig traditionele werkplekken om die reden in stand. Maar de conclusie is inderdaad dat we de business case van het SBC-traject niet helemaal hebben gerealiseerd. Het kostenniveau is wel gedaald, maar niet zoveel als we hadden gewild.”

Tijdgeest mee
De beperkingen van de Citrix-omgeving deden zich de laatste jaren steeds duidelijker voelen. De meeste redacties hadden toch normale pc’s nodig om zware applicaties als Photoshop of het nieuwe publicatiesysteem Woodwing fatsoenlijk te draaien. Dergelijke zware grafische applicaties werkten vanuit huis vaak onacceptabel traag in die omgeving. En terwijl elke Kluwer-medewerker privé al enkele softwaregeneraties verder was, werd binnen Kluwer nog met Office 2000 en Explorer 6 gewerkt.
Wuite: “Anders dan via SBC heeft de gebruiker nu met de virtuele desktop wel de ervaring alsof hij op een normale pc werkt. Als je eenmaal bent ingelogd lijkt het een volwaardige Windows-computer. Bovendien - hoewel dat eigenlijk niets met VDI te maken heeft - zijn we gelijktijdig overgestapt op Office 2007. De stelregel is nu: als de applicaties waarmee je werkt gevirtualiseerd zijn, krijg je een thin client. We hebben in een jaar het aantal fatclients met meer dan 90 procent kunnen verminderen.” Daar moet wel bij worden aangetekend dat ook het aantal werkplekken met zo’n 500 is verminderd, door dubbele werkplekken op te heffen en personeelsreducties. Het aantal desktopvervangingen door een VDI-thinclient ligt op 42 procent.
In 2009 is de virtuele desktop infrastructuur uitgerold, wederom door CSC. Het aantal (gevirtualiseerde) applicaties is daarbij van 226 teruggebracht naar 90. Alle tijdschriftredacties gebruiken nu bijvoorbeeld het publicatiesysteem Woodwing in combinatie met InCopy. Wuite: “Voor dergelijke standaardisaties hadden we de tijdgeest mee. De hele organisatie is door de crisis veel kostenbewuster.” De jaarlijkse onderhoudskosten van een bureaucomputer zijn volgens Wuite tweemaal zo hoog en van een laptop viermaal zo hoog als van een thin client. Ook het aantal servers is meer dan gehalveerd van zo’n 230 naar 110.
Naast de kostenreductie is de belangrijkste winst van de VDI-omgeving volgens Wuite dat medewerkers nog beter in staat zijn op elke plek en op elk moment te werken. “Sommige applicaties kon je alleen maar binnen het eigen Kluwer-netwerk gebruiken. Dat heb je nu bijna niet meer, behalve bij enkele legacy-applicaties.” Dat brengt voor het bedrijf wel nieuwe risico’s met zich mee. Niet zozeer vanwege de beveiliging, want de SBC-omgeving was mede dankzij persoonlijke RSA-tokens al behoorlijk dichtgetimmerd. Wuite: “Je moet meer denken aan medewerkers die toegang hebben tot gevoelige informatie. Met hen hebben we aanvullende afspraken gemaakt.”
En tot slot de hamvraag voor de thuiswerkende redacteur. De performance van grafische applicaties als Photoshop en Incopy/Woodwing was in de Citrix-omgeving vanuit huis vaak beneden peil. Is de performance vanuit externe locaties in de VDI-omgeving nu wel acceptabel? Wuite, voorzichtig: “Dat zou zo moeten zijn. En als er nog wat aan schort moeten we vooral nog naar de capaciteit van de verbindingen met de productieservers kijken. Alle redacties zijn nu over en de geluiden die ik hoor zijn positief. Maar de proof of the pudding is natuurlijk in the eating.”