45.000 pc´s automatisch beheerd

Bij alle Nederlandse vestigingen van ING Groep gaan in totaal 45.000 pc´s automatisch aan en uit. Door een intelligente softwareoplossing wordt zo een besparing gehaald van 10 miljoen kilowattuur per jaar. De besparing van electragebruik die ING door al deze maatregelen bereikt bedraagt 9 procent. Dit project is tot stand gekomen tijdens een intensieve samenwerking tussen de it-afdeling en de facilitaire dienst, en met een beperkt budget.

Door Marco van der Hoeven

Duurzaam ondernemen is al lange tijd onderdeel van de filosofie van ING Groep. Arie Maarten de Bruin is binnen ING Facility Management voor ING vanaf 1998 betrokken bij programma's om energie te besparen binnen de organisatie. Dit streven vindt zijn oorsprong in een overeenkomst tussen banken en verzekeraars die al in 1995 hebben afgesproken om onder meer een energiemonitoringssysteem aan te leggen en bedrijfsenergieplannen op te stellen. Vooral in het beheer van de gebouwen speelt energiebesparing een belangrijke rol.
Vanuit de doelstellingen die ING Groep in zijn milieubeleid heeft opgesteld, is het energiegebruik van pc's binnen de organisatie in beeld gekomen. Het werd al snel duidelijk dat veel medewerkers gewoon hun pc aan lieten staan als ze weggingen. Sommigen dachten gewoon dat het zo hoorde, anderen vonden het makkelijker dan dagelijks hun pc aan- en uit te zetten, of wilden er van buitenaf bij kunnen. Per gebouw kon wel gecommuniceerd worden met de gebruikers, maar die gedragsmaatregelen bleken altijd maar een tijdelijk effect te hebben. Wanneer bijvoorbeeld de it-afdeling een softwaredistributie moest doen en de gebruikers vroeg om de pc aan te laten staan, was het effect vaak dat de pc´s in het vervolg steeds weer aanbleven, waarmee het effect van een actie van maanden om deze pc na gebruik uit te zetten, teniet was gedaan.
Arie Maarten de Bruin: "Wij betalen de energierekening voor de IT, en dat is een hoge rekening. Daar wilden we op besparen. We hebben de les geleerd dat het investeren in gedragsmaatregelen onvoldoende werkt, en dat de structuren die je daarmee langzaam hebt opgebouwd in één dag weer teniet kunnen worden gedaan. Wat je in de menselijke sfeer opbouwt, verdwijnt heel snel. Wanneer je aan energiebesparing wilt doen, moet je dus kiezen voor een duidelijke technische oplossing."

CEDS-project
De meest voor de hand liggende oplossing was om het in- en uitschakelen automatisch te regelen. Die mogelijkheid ontstond, toen ING zijn hele desktop-systeem ging opwaarderen in het kader van het zogenoemde Common European Desktop System (Ceds). ING Groep is ontstaan uit allerlei bedrijfsonderdelen die allemaal hun eigen infrastructuur met zich meebrachten. In het Ceds werd deze infrastructuur geharmoniseerd. Dat project is in 2004 van start gegaan.
De mogelijkheid om het energiegebruik van de pc's automatisch te regelen ontstond toen in het kader van het Ceds de softwaredistributie werd verbeterd. Met een module in dat systeem, SMS, kon ook de pc automatisch op afstand aan en uit worden gezet. Ineke Lammers, projectleider bij IT: "Bij de it-afdeling, eigenlijk een interne systeemintegrator, hadden we al vaker over dit probleem nagedacht, en tijdens het Ceds-project konden we het budgetneutraal organiseren." De it-afdeling had geen budget en Facility Management kan geen geld uitgeven aan it-toepassingen. Maar dankzij de beoogde besparingen kon Facility Management toestemming krijgen om 'out of pocket'de benodigde licentiekosten voor de software te betalen. De it- organisatie hoefde daarmee niet te investeren, maar wel veel tijd vrij te maken. De Bruin: "Als Facility Management krijgen wij veel credits, maar de it-organisatie heeft het meeste werk geleverd. Het project is zo goed geslaagd omdat we in het begin op een hoger echelon in de organisatie een contract hebben getekend. Wanneer het project vastloopt, heb je op deze wijze een escalatiemodel om het project weer vlot te trekken. Die steun van het senior management èn dat getekende contract zijn heel belangrijk geweest om dit binnen de organisatie voor elkaar te krijgen."
Lammers: "Juist omdat ik het allemaal binnen de baseline moest regelen, is die steun essentieel. Ik had ongeveer tweehonderd uur van netwerkbeheer nodig, veertig uur voor 'scripting', veel uren voor SMS-beheer en beheer voor de afdelingen. Bovendien hadden we te maken met de security, die erbij betrokken moest worden. Het gaat tenslotte niet om een netwerkje van een paar pc´s. En er moest een netwerkpoort worden opengezet; dat mocht dus niet fout gaan."

Indirect effect
In totaal zijn in Nederland bij het project 45.000 pc´s betrokken. Ook in België en Duitsland zijn ondertussen pilots uitgevoerd, in Duitsland bij tweeduizend werkplekken. Technisch is het in Nederland vrij snel georganiseerd. Tijdens een paar tests werden metingen uitgevoerd op de daadwerkelijke besparing van energie. De voorlopige berekeningen bleken te kloppen. De eerste test begon met zes pc's, vervolgens is getest met duizend pc´s in één gebouw. Dat gebouw was uitgekozen op het rustig verlopende energiegebruik, zodat het verschil goed zichtbaar was. En dat bleek heel goed uit te pakken.
De Bruin: "De besparingen waren dramatisch groot. Daarop hebben we het systeem landelijk ingevoerd. De eerste schakeling werd gedaan in het weekend, en in de grafiek van het stroomverbruik werd het verschil meteen duidelijk. We konden dat zien aan de hand van de gegevens die we hebben bijgehouden sinds 1998. Met name bij de grote kantoorgebouwen bleek het verschil aanzienlijk. Op plekken waar ook rekencentra staan, zie je het verschil minder duidelijk, want de servers gaan natuurlijk niet uit."
Lammers: "Er bestaat ook een indirect effect, want vanwege de verminderde warmte heb je minder energie nodig om te koelen. Dat is vooral een comfort-voordeel. De gebouwen zijn gemaakt om ´s avonds af te koelen, maar doordat zoveel pc´s aan bleven staan koelde het gebouw ´s nachts niet voldoende af en voldeed de koeling niet meer om het op de juiste temperatuur te krijgen. Van dat probleem zijn we nu af. Daarnaast zijn we ook op andere gebieden bezig om de kosten voor klimaatregeling naar beneden te krijgen."
Een belangrijke voorwaarde in het project was dat niet alle pc´s tegelijkertijd zouden worden aangezet. Dan zou de enorme piek in het stroomgebruik die daardoor ontstaat de stoppen doen doorslaan. Per minuut gaan nu dertig pc´s verspreid over één pand tegelijk aan. Een aantal servers zendt vanaf vier uur 's nachts signalen uit naar de pc's om ze aan te zetten. Dat dit zo vroeg gebeurt, heeft met onderhoud en distributie te maken.
Er is vervolgens een aantal momenten op de dag waarop pc´s worden uitgezet, op basis van scripts. Als pc´s korter dan een half uur aan staan, gaan ze niet uit, en ook de uitzonderings-pc´s zoals de bedrijfskritische machines in de dealingroom gaan niet uit. De rest wordt om tien uur s morgens uitgeschakeld, om zes uur ‘s avonds en om tien uur ‘s avonds.
De technische organisatie verliep zonder problemen. Ook organisatorisch ging het goed, dankzij een intensieve communicatie met de gebruikers. Er waren wel wat klachten, maar die kwamen voort uit het niet goed verwerken van de informatie. De Bruin: "Er kwamen vooral opmerkingen van mensen die hadden gelezen dat de pc automatisch uit werd gezet, maar die ‘s ochtends zagen dat de pc gewoon aanstond. Zij hadden niet door dat de pc´s vroeg in de ochtend ook vanzelf weer aangingen."