Weer budget? Doe voorzichtig!

Toen de economie in 2008 sterk terugliep waren bedrijven er als de kippen bij om in hun it-kosten te snijden. Nu het dieptepunt van de recessie in veel landen en sectoren achter de rug lijkt, verruimen zij net zo hard hun it-budgetten weer. Er zijn redenen om niet al te hard van stapel te lopen.

Het is opvallend hoe snel de uitgaven aan IT zich herstellen nu veel bedrijven de vraag weer zien aantrekken. De uitgaven aan IT krompen vorig jaar nog met bijna 5 procent rekende onderzoeksbureau Gartner ons voor. Dit jaar groeien deze uitgaven weer met 5 procent tot 3,4 triljoen dollar op wereldbasis. Adviseurs Rudy Puryear en Thomas Gumsheimer van Bain & Co drukken it-directeuren in Businessweek op het hart om goed na te denken waar je het nieuwe geld in steekt. Zij stippen vijf punten aan in hun advies.

1) Wat staat er op omvallen?
Een forse rem op de it-uitgaven tijdens een recessie heeft langdurige gevolgen. Als de vraag weer aantrekt is het verstandig om niet al je troeven in te zetten op nieuwe technologie, maar ook goed uit te pluizen of de bestaande it-infrastructuur aan broodnodig onderhoud of vervanging toe is.

2) Kijk iets verder dan je neus lang is.
Veel bedrijven zijn geneigd om nieuw budget vooral te steken in technologie die de toegenomen vraag rechtstreeks ondersteunt. Van iedere euro die apart gezet wordt voor IT gaat 15 cent naar nieuwigheden en wordt 85 cent gereserveerd om bestaande infrastructuur draaiende te houden. Neem bij een nieuw project ook mee of het voldoende bijdraagt aan een reductie van lopende kosten.

3) Reduceer de complexiteit.
Bestaande systemen kunnen veelal de vraag niet aan. Het is verleidelijk om een nieuw systeem in de lucht te brengen, maar dat maakt de situatie alleen maar complexer. De oorzaak van deze complexiteit zit hem vaak in de manier waarop de it-afdeling de business ondersteunt. Bedrijfsafdelingen vragen om systemen die veel, zo niet alles kunnen, maar daardoor ook complex zijn. Bereken wat een gestript systeem zou kosten inclusief support en loop vervolgens alle functionaliteiten na op wat de kosten ervan zijn en hoe je hier verbetering in zou kunnen brengen.

4) Wees snel tevreden.
Maatwerksoftware en grote aanpassingen aan standaardapplicaties zijn uit den boze. In 80 procent van de gevallen doet standaard software zijn werk. Kleine aanpassingen kunnen de voordelen van de standaardversie teniet doen. Daarnaast willen aanpassingen nogal eens duur uitvallen. Veel wensen nemen leveranciers toch al mee bij het verder ontwikkelen van hun producten.

5) Zit je wel goed met uitbesteding.
Nu de vraag aantrekt kun je ervoor kiezen om zelf it-personeel aan te trekken. Een andere optie is om meer activiteiten uit te besteden, waardoor je een grote investering in personeel en infrastructuur verruilt voor maandelijkse contractbetalingen. Doe je het vroeg in een opleving van de economie dan zit je voor een prikkie op de eerste rij.

Bron: Businessweek