Training is het beste recept voor een soepele migratie

De complexiteit van IT neemt toe en de impact van IT op het functioneren ook. Hoe krijg je als it-afdeling zonder extra mankracht een grote migratie als een overstap op Windows 7 of nieuwe kantoorsoftware voor elkaar. Trek geld en tijd uit voor een goede opleiding van alle gebruikers.

Dat is althans het recept dat Martin Hill voorschrijft aan organisaties die een grote stap als een opwaardering van het besturingssysteem willen zetten. Hill is werkzaam bij Dell Education Services en stelt dat organisaties die tijd en geld steken in het trainen van niet-IT-ers in de omgang met de nieuwe software grote migratietrajecten aanzienlijk soepeler laat verlopen. De energie die er in het leren van de nieuwe toepassing wordt gestoken zorgt ervoor dat een it-helpdesk minder tijd kwijt is aan gebruikers die problemen met veranderingen hebben. Het haalt de druk van de ketel bij de helpdesk en zorgt ervoor dat het IT-team zich kan richten op de strategie bij de overstap en al zijn tijd en aandacht kan houden bij het in de lucht houden van systemen en de livegang van de nieuwe hard- en software.

Hill illustreert zijn stelling aan een opleidingstraject dat Dell Education Services in 2009 bij verzekeraar Achmea verzorgde. Bij de transitie naar een op Windows XP gestandaardiseerde werkomgeving waren er vorlgens Hill de helft minder helpdesk-telefoontjes dan gebruikelijk. Dell zette voor Achmea een gestandaardiseerde trainingsomgeving op waarbij een groep van 25 werknemers bij de overhandiging van hun nieuwe laptop een uur lang uitleg kreeg over de nieuwe werkomgeving. Recent heeft Hill nog niet veel grote migraties gezien. Hij verwacht dat bedrijven in de loop van dit jaar alsnog de nodige technologische upgrades zullen uitvoeren. Omdat de mankracht en middelen van veel it-afdelingen beperkt zijn moet training een centrale spelen in de implementatiestrategie betoogt Hill. Alleen dan kan met minder helpdesksupport de overstap op nieuwe software verantwoord genomen worden.