Printkosten altijd hoger dan gedacht

Wat hebben printing en imaging te maken met de business, behalve als kostenpost? Heel veel, zo blijkt uit het verhaal van Swiss Post. De printer krijgt eindelijk de aandacht die hij verdient.

Zestien miljoen Zwitserse franc, ofwel 10,5 miljoen euro. Zoveel besteedde Swiss Post jaarlijks aan het hele machinepark van 17.000 printers, faxen en copiers. Dit is echter slechts een zeer ruwe schatting, want eerlijk gezegd wist Ate Hollander, de Nederlandse it-manager van het Zwitserse postbedrijf, het niet precies.

Elke divisie bestelde zijn printers, toners en papier zelf bij verschillende leveranciers en er was eigenlijk geen gespecificeerd kostenoverzicht. ‘Swiss Post is geen uitzondering,’ vertelt Bill DeLacy, de Europese baas van de printerdivisie van Hewlett-Packard.

‘De meeste bedrijven weten niet wat printing en imaging ze kost. De it-afdeling heeft dan wel een overzicht van de kosten van het machinepark, maar de toners en het papier worden vaak weer apart gekocht en geboekt als kantoorartikelen. Daarnaast wordt er vrij veel buiten de deur besteld, zoals brochures en handboeken.

Als je al deze kosten bij elkaar optelt, kom je op een gemiddelde van 6,1 procent van de omzet. In sommige sectoren is het nog veel hoger; bij advocatenkantoren bijvoorbeeld kan het wel oplopen tot zo’n 14 procent. Als je de cio dat vertelt, is hij eerst geschokt, en vervolgens boos. Hij krijgt zelf namelijk maar 2 procent van de omzet om de hele it-afdeling te runnen.’

Hier ligt volgens DeLacy dus een enorme kans voor kostenbesparing, iets wat er momenteel bij de raden van bestuur van grote ondernemingen ingaat als Gods woord in een ouderling. Swiss Post heeft zijn printing en imaging uitbesteed aan HP en heeft de 17.000 apparaten vervangen door 6.000, voornamelijk multifunctionele printers (mfp’s).

Dit leverde het bedrijf een besparing op van rond de 7 miljoen Zwitserse francs per jaar. Volgens Ate Hollander komt de besparing aan energie ook nog eens neer op een miljoen franc, waardoor hij de kosten van printing dus heeft verminderd met de helft en ook nog eens een bijdrage levert aan het terugdringen van de CO2-uitstoot.

Ondertussen is de tevredenheid onder de gebruikers alleen maar toegenomen, vertelt Hollander. ‘We zitten momenteel op een 8,6. Ik denk dat managers het prettig vinden om meer controle te hebben; ik stuur ze nu elke maand een rekening voor het aantal pagina’s dat ze hebben geprint. Ze betalen dus nooit meer dan ze zelf gebruiken en kunnen dat dus ook zelf beïnvloeden.’

Niet goed, geld terug

Het zijn dit soort succesverhalen die HP sterken in zijn strategie om stevig in te zetten op managed print services (MPS). Het Amerikaanse it-bedrijf kondigde op 14 september in Palo Alto de oprichting aan van een aparte business unit die zich specifiek op deze beoogde miljardenmarkt zal gaan richten.

Daarnaast breidt HP zijn ‘geld terug’-garantie op MPS uit naar de rest van de wereld, nadat het in de VS al een enorm succes bleek. Deze garantie komt erop neer dat HP aan het begin van een contract een inventarisatie maakt van de printomgeving van de klant en op basis daarvan de mogelijke besparing berekent. Mocht de besparing niet binnen twaalf maanden gerealiseerd worden, dan betaalt HP het verschil terug. ‘Dit geeft wel aan hoeveel vertrouwen we hierin hebben,’ zegt DeLacy.

Overigens ligt de grote winst van managed print services volgens HP niet in het optimaliseren van de infrastructuur (minder apparaten) of het verbeteren van het beheer. De grote winst ligt in het stroomlijnen van de workflow. ‘Dan heb je het niet alleen meer over vermindering van de kosten, maar over verbetering van de productiviteit en het versnellen van het proces,’ vertelt DeLacy.

‘Daar zit de echte winst. Maar het is tamelijk complex, want het vergt een andere manier van werken en een combinatie van verschillende disciplines. Je hebt niet alleen met IT te maken, maar ook met regelgeving, verandermanagement et cetera.’

Ate Hollander van Swiss Post geeft een voorbeeld: ‘Een interessante kandidaat voor ons is het storten van geld. Iemand gaat naar het postkantoor en wil een bedrag op zijn rekening storten. Dan moet hij nu een formulier invullen dat vervolgens wordt gefaxt naar het hoofdkantoor. Daar wordt het vervolgens weer overgetypt. Het zou natuurlijk veel efficiënter zijn als de medewerker van het postkantoor de storting in één keer in het systeem van de bank kan zetten. Maar dat is nog niet zo eenvoudig, want je hebt bijvoorbeeld een handtekening nodig van de klant. Maar daar zijn we nu wel heel nadrukkelijk naar aan het kijken.’

Fotoshop

Pikant detail is natuurlijk dat HP, een bedrijf dat een groot deel van zijn inkomsten krijgt uit de verkoop van printers en toners, zijn klanten nu kennelijk helpt om zo weinig mogelijk te printen. DeLacey maakt zich echter weinig zorgen: ‘Er wordt nog steeds elk jaar meer geprint. Op het moment dat een document digitaal wordt, is het printbaar en dat is dus een kans voor ons. Neem digitale fotografie: waar de rolletjes vroeger naar de fotowinkel werden gebracht, worden ze nu thuis afgedrukt.

En wat vroeger op een Heidelberg werd gedrukt, wordt nu ook geprint. De markt van documentbeheer groeit explosief en wij zien dan ook een enorme kans in het helpen van onze klanten om de kosten hiervan in de hand te houden. We praten dan ook al lang niet meer over printers, maar over services. Dat ligt onze toegevoegde waarde, niet in de verkoop van printers en toners.’