Portret van een IT-manager: Frank Klabbers van Vink Holding

Menig it-manager moet als een ware jongleur meerdere ballen in de lucht houden. De directie wil waar voor zijn geld, gebruikers betere ondersteuning en it-medewerkers minder stress. Hoe mensen hun balans vinden tussen deze belangen ziet u terug in een serie portretten van it-managers.

Waar kennen we Vink van?

“De Vink Groep, verkoopt kunststof halffabricaten in Nederland en in tien andere landen in Europa. We hebben ongeveer duizend medewerkers. Sinds kort maken wij onderdeel uit van een Amerikaanse investeringsmaatschappij.

Was dit het bedrijf van je dromen?

“Toen ik in 2007 werd gevraagd als it-manager van Vink, kende ik het bedrijf niet. Ik was informatie manager en maakte deel uit van het management team van de centrale it-organisatie van Connexxion. Voor mij was de vraag of ik de uitdaging bij Vink wilde aangaan. Men wilde daar de IT centraliseren, maar de it-gerelateerde zaken waren niet op het niveau dat ik gewend was. Ik heb voor Vink gekozen, omdat ik merkte dat er in organisatie voldoende draagvlak was om daadwerkelijk veranderingen door te voeren.”

Wat trof je aan?

“Een sterk gefragmenteerde it-organisatie, die versnipperd was over de vestigingen in de landen waar we sterk waren, zoals Nederland, Duitsland, België en Denemarken. Die waren zelf verantwoordelijk voor de lokale it-operations, vaak met verschillende partners en lokale contracten en oplossingen. De groep maakte gebruik van het gemeenschappelijke erp-systeem Microsoft Dynamics, het vroegere Axapta. Alle development-werkzaamheden waren uitbesteed aan Columbus IT.”

Hoe ziet je it-afdeling er nu uit?

“De group-IT telt vijf medewerkers. Behalve ik zijn dat drie consultants voor applicatiebeheer en business intelligence en een contractmanager.”

Wat is jouw taak als it-manager?

“Ik ben de manager van group-it, onderdeel van de holding. Ik houd me vooral bezig met het programmamanagement van de groepsveranderingen, de strategie en de businesscases daar omheen. Daarnaast onderhoud ik de contacten met de management teams in de verschillende Vink-landen en onderhoud ik de primaire contacten met onze belangrijkste leveranciers.”


Hoe vindt die omslag plaats die je in gang hebt gezet?

“Toen ik net bij Vink begon, hebben wij een roadmap gemaakt tot 2011, waarin we onze missie hebben uiteengezet. Daarin staan alle standaarden en veranderingen die we daarvoor op projectbasis gaan uitvoeren. Omstreeks 2011 willen we met de grootste veranderingen klaar zijn, waarbij de implementatie van de laatste versie van Microsoft Dynamics de einddoelstelling vormt.”

Zien we daar al wat van?

“Wij zijn gestart met het laatste deel van de uitrol van Microsoft Dynamics in de resterende vier van de elf landen. Hiervan zijn er inmiddels al twee geïmplementeerd en zijn we nu met Vink België bezig, welke wij rond oktober dit jaar verwachten live te brengen. Ook zijn we zijn nu bezig om QlikView uit te rollen, een programma voor business intelligence, en aan te sluiten op de informatiebehoefte van de verschillende landen. Daarbij zijn we begonnen met een proof of concept, en inmiddels hebben we in een flink deel van de informatiebehoefte kunnen realiseren. De destijds gekozen oplossing was niet gebruiksvriendelijk en de nachtelijke opbouw van data verliep vaak problematisch en duurde erg lang.”

Hoe verloopt dit proces?

“We moeten nog uitleggen dat business intelligence meer is dan alleen simpele rapportages bouwen. Het vormt een belangrijke basis voor de controle en besturing van de verschillende landenorganisaties. Veel tijd heb ik besteed om de inzet van de provider af te stemmen op de verwachtingen van Vink group-IT. Dat is een aanpassing voor de provider, die gewend was dat de organisatie haar volgde in alle adviezen.”

Leidt dit tot klinkende resultaten?

“Gelukkig zijn we sinds januari instaat om geweldige rapportages te laten zien. Gebrekkige kennis aan onze zijde en het wegvallen van interne resources op het specifieke gebied van business intelligence, heeft voor vertraging gezorgd. Dan is het lastig als je belooft dat je iets oplevert in juli, maar het wordt januari.”

Hoe houd je het management te vriend?

“Het is zaak de interne klant goed te informeren over de veranderingen binnen IT. Bij Vink draait het primair om kunststoffen in plaats van om IT. In de interactie met de organisatie vermijd ik zo veel mogelijk technische aspecten. Anders neemt het draagvlak namelijk snel af. Af en toe nodig ik mijzelf uit in de management teams van de verschillende landen om draagvlak voor de veranderingen te creëren.”

Hoe trots ben je dat de zaak draait?

“Ik laat bij voorkeur de prestaties voor zichzelf spreken. We zijn we pas een jaar op weg en hebben nog enorm veel te doen. Inmiddels is de Dynamics implementatie in België succesvol op weg en gaan we volgend jaar het laatste land, Vink Frankrijk, uitrollen. Dat wordt weer een hele specifieke aangelegenheid met de acht verschillende locaties. Tussendoor bouwen we aan stabiliteit van de huidige oplossingen en verbetering van interne it-procedures.”

Wat zijn je plannen daarna?

“In 2011 heb ik mijzelf min of meer overbodig gemaakt, want dan staat de it-organisatie. Daarna zou ik enerzijds wel een adviesrol willen vervullen in dienst van een it-solution provider. Anderzijds trekt de eindverantwoordelijkheid voor de totale IT op boardroom level, binnen een nog grotere organisatie.”

En thuis, heb je daar ook ambities?

“Ik heb een vriendin en twee kinderen. Veel van mijn soms beperkte tijd is voor mijn gezin. Leuke dingen doen, naar de sportende kinderen kijken en lekker op vakantie gaan. Wat ik aan tijd over heb, besteed ik aan vrienden en soms aan een balletje golf.”