Portret van een IT-manager (47)

De Arbo Unie Bus, daar draait het allemaal om bij open communicatie met klanten en het toch dicht houden van systemen.

Wat hoort er zoal tot jouw takenpakket?
“Ik ben eindverantwoordelijk voor de IT bij Arbo Unie. Dat betekent dat ik ga over alles dat te maken heeft met informatievoorziening en informatietechnologie binnen de organisatie. We bouwen hier zelf geen IT, maar sturen op de contracten met onze leveranciers. Daarnaast hebben we een afdeling Servers Level Management. Daar ontwikkelingen wij het informatiebeleid dat is afgeleid van de strategie en de business van Arbo Unie. Dan hebben we een afdeling Business Intelligence. Tenslotte is er een heel kleine servicedesk om onze klanten te helpen als zij vragen hebben over koppelingen met hun systemen aan de onze.”

Dat klinkt alsof IT flink uit de kluiten gewassen is hier?
“De organisatie stelt inderdaad hoge eisen aan de interoperabiliteit. We werken met veel verschillende systemen die zowel bij de klanten draaien als op onze tachtig locaties. Veel van onze systemen staan open voor de klanten en hun medewerkers. Het is de bedoeling dat ze elektronische vragenlijsten invullen die wij geautomatiseerd verwerken. Daardoor hebben wij te maken met heel moeilijke omgevingen. Al onze systemen en die van de klanten moeten met elkaar kunnen werken. Als er iets gebeurt in het ene systeem, werkt dat door in het andere systeem.”

Dus jan-en-alleman kan in jullie systemen komen?
“Geen denken aan. Onze eigen systemen zijn gesloten. Dat is noodzakelijk, want we bewaren daar persoonsgegevens van medewerkers van onze klanten. Zelfs de werkgevers mogen daar niet aankomen. Ikzelf kan niet inloggen in de systemen met persoonsgegevens. Dit heeft te maken met de verplichte geheimhouding van persoonsgegevens.”

Om hoeveel informatie gaat het precies?
“Wij beheren hier 2,6 miljoen actieve medische dossiers. Die vloeien vooral voort uit onze activiteiten op het gebied van verzuim en reïntegratie van werknemers. Daarnaast doen we ook medische keuringen en vaccinaties. Verder bieden we diensten aan die de gezondheid en de productiviteit van medewerkers stimuleren.”

Hoe stel je systemen open voor klanten terwijl je veel informatie moet afschermen?
“We hanteren een scherpe scheiding tussen open en gesloten systemen. Daar zit een ‘enterprise service bus’ tussen, de ‘Arbo Unie Bus’ noemen we die. We communiceren uitsluitend vanuit deze bus met de systemen van onze klanten. Dat doen we ook nog vanuit verschillende rekencentra, waardoor we toevalligheden uitsluiten.”

Is dit even modern als het klinkt?
“Met deze aanpak staan wij vooraan op technologisch gebied. Deze infrastructuur is zelfs nog niet eens helemaal afgerond. We zitten bijvoorbeeld nog middenin het uitrollen van ‘voice over IP’. Telefooncentrales moeten we nog uitfaseren. Zelfs heel grote bedrijven komen naar ons toe om te kijken hoe wij dit aanpakken.”

En hoe pak je dit aan?
“Net zoals je een olifant opeet: hapje voor hapje. Niet alles tegelijk dus, terwijl we toch tempo moeten houden. We zijn nu twee jaar bezig met het innoveren van de informatietechnologie en het tempo van de opvolgende stappen houden we hoog. Maar we letten ook goed op de zorgvuldigheid. Liever een deadline verschuiven als er iets niet helemaal goed gaat dan achteraf zaken moeten corrigeren.”

Wat ervaar jij als je grootste prestatie hier?
“Dat we het management hebben overtuigd om te investeren in de ‘enterprise service bus’. We hebben daarvoor een microrekencentrumtje gebouwd in een auto, inclusief een paar servers, en daarmee zijn we naar de directie gegaan om een demonstratie te geven.”



Wat gaf de doorslag?
“Door te wijzen op de korte terugverdientijd: korter dan twee jaar. Dit wordt mede gerealiseerd doordat wij veel oude technologie kunnen opruimen. Bijvoorbeeld dure netwerkinfrastructuren. Denk ook eens aan het simpele feit dat onderling bellen nagenoeg gratis wordt. Hiermee komen we uitstekend tegemoet aan het klassieke dilemma in de IT: innoveren en tegelijkertijd snijden in de kosten. Snijden doen we zeker, maar pijn doet het niet tot nu toe.”

Hoe lang kun je zo doorgaan?
“Nog een jaar of twee, drie. Nu pakken we de grote projecten waarop het meest te halen is, zowel wat betreft innovatie als kostenreductie. Hoe verder we komen, des te kleiner worden de terugverdieneffecten. Over een aantal jaren zijn we uitontwikkeld. Tenminste, als de wereld om ons heen stil blijft staan, maar dat zal niet het geval zijn.”

Wat is je grootste valkuil?
“We zijn wel eens iets te optimistisch met het inschatten van de benodigde tijd om een verandering door te voeren. We werken met moderne technologie en dan kom je nog wel eens voor verassingen te staan. Gelukkig zijn er nog nooit zaken in de productie misgegaan.”

Ben je buiten het werk ook met IT bezig?
“Nee, mijn passie is ‘off the road racen’, in zand en modder dus. Ik ben in het bezit van een auto die heeft meegereden in de rally Parijs-Dakar. Een Mitsubishi waarvan er maar een is gebouwd. Ik race daarmee voor het Nederlands kampioenschap. Ooit hoop ik een keer mee te rijden met Parijs–Dakar.”

(Foto: Nico Boink)