Portret van een it-manager (44)

Dit keer een interview met Francois van Heurn, it-manager bij KLC, het cateringsbedrijf van KLM.

Klopt het dat we bij KCS aan de KLM moeten denken?
“Dat denken mensen vaak, omdat onze initialen staan voor KLM Catering Services. Maar we zijn een zelfstandige BV, ook al is KLM wel onze grootste klant. Evenmin zijn wij een cateraar, want wij maken niet zelf vliegtuigmaaltijden. Die kopen we in, net als de kranten, de dekens en de schoonmaakartikelen in vliegtuigen. We zijn dus een logistieke dienstverlener met 1400 tot 1500 mensen, afhankelijk van het seizoen.”

Hoe ziet de it-afdeling eruit?
“Hier lopen tien medewerkers rond. Die houden zich enerzijds bezig met de frontoffice in de vorm van een helpdesk. Er komen nogal wat vragen op ons af van de werkvloer over het gebruik van onze systemen. Voor het overige zijn wij een typische beheerclub. Op het moment dat het systeem eruit ligt, moeten we heel snel kunnen schakelen.”

Wat is het cruciale proces hier?
“Alles hier draait om het logistiek proces, het planningsparadigma. We moeten leveren voor het vliegtuig vertrekt, anders is de vraag vervallen. Maar zonder onze levering, kan het vliegtuig niet vertrekken. Wij plannen terug vanaf het moment dat het vliegtuig vertrekt, want dat is het moment waarom het draait.”

Hoe ondersteunt IT jullie supply chain?
“Vroeger gebruikten we mainframes, maar op inhoud van de leveringen in plaats van op voorraden. Er was geen informatie over waar de leveringen vandaan kwamen. In de logistieke keten moet alles transparant zijn. Als er last minute passagiers bijkomen op een vlucht, moet je dat binnen het systeem kunnen opvangen. Daarvoor hebben we een bestuursconcept ontwikkeld waar we een erp-systeem aan hebben gekoppeld.”

Hoe speel je daar als IT op in?
“Door de supply chain zo goed mogelijk te automatiseren. We hebben net stappen gezet in de ordening van de websites waarop klanten hun voorkeuren kenbaar maken. Dit vraagt om een geïntegreerd systeem voor planning en control, waarbij je eindeloos alles kunt doorrekenen en bijsturen.”

Welk erp-systeem gebruik je daarvoor?
“Baan 4 als erp-system, daar hebben we veel maatwerk in gestopt om het voor ons te laten werken. Dit is weliswaar rigide in de opdrachtgeving, maar ook heel prettig in het gebruik. Je hoeft niet te rekenen in spreadheets. Daardoor beheersen we onze resources en kosten heel goed. Wat wel tijd kost, is het invoeren van wijzigingen in de klantvraag. Maar wij werken niet in een fast moving business met elke dag nieuwe verpakkingen van colaflesjes. De invoerdata zijn gelukkig redelijk stabiel.”

Heb je geen nieuwe systemen nodig als je geïntegreerd wil werken?
“ Het gaat er vooral om hoe we allerlei systemen aan elkaar kunnen koppelen. Dat kom je terecht in de wereld van de service orientated architecture. Dit houdt de it-kosten beheersbaar. Dankzij technologie en standaarden is de beheerwereld veel mooier geworden, onder andere door virtualisatie, dubbele uitvoering en management software die zaken in de gaten houdt.”

Voor welke uitdagingen sta je?
“Supply chain management betekent dat je de voor- en achterdeur openzet om gegevens uit te wisselen. Maar open deuren met alle interfaces van dien bedreigen de stabiliteit van je systemen. Mijn uitdaging is om hiervoor standaarden neer te zetten die de uitwisseling van gegevens bevorderen en die de IT toch beheersbaar houden. De moeilijkheid is dat elke standaard die je neerzet, weer snel achterhaald raakt door alle veranderingen.”

Wat is daarop jouw antwoord?
“Door goed het oog te hebben op de schuivende panelen. De vraag is met welke it-partners je daarvoor het beste kunt samenwerken. Ik heb geleerd dat er niet eentje is die alles kan. Mijn tweede les is dat de klik met kleinere it-spelers gemakkelijker tot stand komt dan met grotere spelers. Kleine partijen leggen minder nadruk op de procedurele kant van de samenwerking, zijn wendbaarder en gaan meer voor resultaat.”

Krijg je iedereen mee in de veranderingen?
“In eigen huis lopen we soms aan tegen zaken die met cultuurverandering te maken hebben. Soms hebben medewerkers moeite om de forecasts van het systeem te geloven. Laat ik er toch maar iets extra’s bijdoen, denken ze dan soms. Wij zijn een organisatie van uitvoerders en niet van administrateurs.”

Wat was je grootste fout hierin?
“Onder druk van deadlines in een project heb ik mij eens laten verleiden tot het aanschaffen van wat exotische hardware. Daarbij ben ik teveel afgegaan op de blauwe ogen van de verkoper en de glossy brochure en heb ik te weinig geluisterd naar de kritische geluiden van mijn eigen team. Helaas bleek dit team gelijk te hebben.”

Wat zie je als je grootste succes?
“Dat het is gelukt om de samenwerking tussen alle partijen goed te organiseren. We weten hier wat er echt leeft in het bedrijf en wij leveren dat wat de business nodig heeft. Dat doen we tegen relatief lage kosten, waarbij de systemen stabiel zijn en blijven.”

Wat doe je buiten je werk?
“Ik houd van onderzoeken en nieuwe dingen leren kennen. Daarom reis ik graag naar nieuwe oorden. Ik voel me nog lang niet uitgeleerd en zoek telkens de inspiratie.”