Portret van een it-manager (41)

Een interview met Arjan Westland it-manager bij de Westland Kaasgroep, een organisatie die al zijn it-diensten buiten de deur inkoopt.

Waarom is je afdeling zo klein?
“De afdeling is inderdaad heel klein, 0,75 fte. Drie dagen gaan op aan IT, de andere twee dagen houd ik mij bezig met ‘supply chain development’, de inrichting van onze logistieke keten. Mijn achtergrond is die van projectmanager. Toen ik in 2001 gevraagd werd om de IT te gaan doen, zat ik bij de afdeling Inkoop. Nadat ik naar IT ging, besloten wij de hele automatisering uit te besteden aan ASP4all, het bedrijf van de interim it-manager van voor mijn tijd. Zelf hebben we geen it-ers, maar dat bedrijf heeft dertig mensen die onze IT kunnen hosten.”

Wat is dan nog jouw taak?
“Na mijn komst heb ik meegewerkt aan de outsourcing. Ik houd me bezig met de organisatie van de IT. Dat betekent het inrichten van een nieuw automatiseringsplatform. We gaan over van een Novell-platform naar een Microsoft-omgeving, een webportaal. Dit naar aanleiding van een enquête die we tweejaarlijks houden onder onze gebruikers. Novell is een gesloten omgeving, zodat bepaalde functionaliteiten daar niet werkten. Zo gebruiken wij voor onze marketing veel beeldmateriaal, maar we konden dat niet bewerken op onze werkplekken. Dat betekent slepen met bestanden. In een andere omgeving willen we deze problemen oplossen. Eén keer inloggen voor alle applicaties en alle applicaties in één scherm, zowel lokale als ‘terminal server’-applicaties. Verder houd ik mij bezig met het zoeken naar en het implementeren van nieuwe applicaties.”

Wat doet jullie bedrijf precies?
“Wij zijn een marketing- en sales-bedrijf met negentig mensen. We hebben onze eigen A-merken kaas, zoals Maaslander en Old Amsterdam. Alles draait om de receptuur, die wij zelf ontwikkelen. Productie, verpakking, opslag en transport besteden wij uit.”

Waar houdt IT zich mee bezig?
“Uiteraard met de kantoorautomatisering. We zijn daarnaast ook bezig meer structuur aan te brengen in onze ‘business intelligence’, waarvoor we Cognos gebruiken. Voor de afdeling Verkoop hebben we de database in ons erp-systeem al ontsloten, met eenvoudige standaardrapportages. Dat gaan we nu ook doen voor de toeleveringsketen. Vorig jaar hebben we ons hierbij gericht op de levering en opleg van grondstoffen. Daarvoor hebben we kritische prestatie indicatoren opgesteld. Nu zijn andere schakels in de keten aan de beurt, zoals de levering aan onze klanten. De data voor levering aan klanten hebben we nu nog in ‘excelletjes’ zitten. Maar we willen met één druk op de knop alle rapportages zichtbaar hebben. Verder ronden we de implementatie af van een crm-applicatie voor de verkoopafdeling. Deze applicatie gaan we nu ook inzetten voor andere afdelingen binnen onze organisatie. Tenslotte willen we de orderstromen nog verder automatiseren door nog meer gebruik te maken van edi.”

Gaan deze veranderingen lukken?
“Ik ga ervan uit van wel. Vorig jaar hebben we een ‘proeftuin’ opgezet waarin we kunnen grasduinen in het nieuwe automatiseringsplatform. Alle afdelingen doen mee, zodat straks iedereen weet waarover het gaat. Na uitgebreide training voor onder andere Office 2007 gaan we in mei het nieuwe platform uitrollen.“

Hoe bevalt het als de hele IT ergens anders zit?
“Het is heerlijk. Voor het beheer is deze constructie fantastisch. Alles gebeurt op een externe locatie, waar men door een koppeling meekijkt op onze schermen en zo problemen eventueel direct kan verhelpen. Voor de interne organisatie was dit een enorme verandering. Je kunt niet meer zo maar even binnenlopen bij de it-helpdesk als je iets gedaan wilt hebben. De drempel is nu hoger.”

Heb je wel eens overwogen om de IT terug te halen?
“Nee, we zijn net begonnen aan onze derde contractperiode bij dezelfde leverancier. Dit gebeurde na een ‘benchmark’, waarbij we richtlijnen hebben opgesteld voor betrouwbaarheid, beveiliging en beschikbaarheid. Aan de hand daarvan hebben wij geconcludeerd dat we niet bij de grote dienstverleners moesten aankloppen. Met een bedrijf van honderd mensen weet je dat je een nummer bent bij grote spelers. Ik wil me echter een klant voelen. Bij majeure problemen moet ik onmiddellijk de juiste hulp krijgen.”

Wat heeft de uitbesteding jullie opgeleverd?
“Wij hebben ons kunnen richten op onze kernactiviteiten. Die zijn niet geremd doordat we ons in IT moesten verdiepen. Zouden wij IT zelf moeten bijhouden, dat zou ons dat veel meer inspanningen, tijd en geld hebben
gekost. Neem het synchorniseren van pda’s. Als je dat zelf moet organiseren voor hooguit vijftien medewerkers is dat een behoorlijke inspanning, voor een klein deel van het bedrijf.”

Hoe blijf je zelf bij?
“Ik ben geen echte it-er, maar ik lees veel over informatietechnologie en sta open voor verandering en verbetering. Doordat ik geen it-achtergrond heb, kan ik mij heel goed verplaatsen in de gebruiker. Zie mij als een supergebruiker. We willen voorop lopen in de IT. De oplossingen hoeven niet hip te zijn, als ze maar solide zijn, en bijdragen aan een efficiënte werkplek.”

Gaat al je vrije tijd hieraan op?
“Nee hoor, dan houd ik mij bezig met mountainbiken. Daarnaast ben ik elftalbegeleider van een voetbalploeg, jongens van 16 tot 18.”