Nu even geen rigide planning

De economie zit even niet mee. Geen reden om goede it-projecten stop te zetten, wel om ze extra scherp te managen.

Door de economische tegenwind komen veel organisaties in de verleiding om de stekker maar uit (dure) it-projecten te trekken. Dat is lang niet altijd verstandig en vaak zelfs regelrechte kapitaalvernietiging. Het kan ook anders. Wat zijn de ingrediënten van succesvol projectmanagement in tijden van crisis?
Maak om te beginnen een onweerlegbare businesscase. Nu er meer nadruk wordt gelegd op de financiële output, is het zaak een zeer duidelijk, goed onderbouwd en op de korte termijn gericht plan van aanpak te maken dat ‘onloochenbaar’ is. Doe daarnaast aan batenmanagement - duidelijk aantoonbare opbrengsten die een toegevoegde waarde bieden, zijn een noodzakelijke voorwaarde voor projecten – en meet het tussentijds rendement. In een laagconjunctuur moet er vaker verantwoording worden afgelegd. Pas verder op voor projectversplintering. Met andere woorden: programma- en portfoliomanagement zijn nu onontbeerlijk, zodat er als dat nodig is snel en effectief kan worden bijgestuurd. De manager moet de projectresultaten steeds toetsen, zodat ze binnen de bedrijfsdoelstellingen blijven. Opdrachtgever en projectmanager moeten de externe economische ontwikkelingen in de gaten houden en ervoor zorgen dat de projectresultaten worden gerealiseerd. Doe bovendien aan scenarioplanning. Rigide projectplannen hebben nu geen zin. Werk liever met een aantal flexibele scenario's: zo kun je veel makkelijker bijsturen waar nodig en inspelen op veranderende situaties. En tot slot geldt nu meer dan ooit het credo: temporiseren én accelereren. Als de budgetten onder druk staan, moeten projectmanagers creatief zijn. Dat betekent vaak dat er moet worden getemporiseerd maar soms juist dat er moet worden versneld. Tip: werk met sterke, kleine teams die op meerdere gebieden deskundig zijn.

Probeer bij falende projecten te redden wat er te redden valt. Het project dat zo veelbelovend begon, dreigt te mislukken. Doelen worden gemist, budgetten worden overschreden, de motivatie stort in. Wat te doen?

Geef toe dat je in moeilijkheden verkeert. Stap één is erkennen dat je een probleem hebt.

Kijk niet naar het verleden. Richt je op het heden (stabiliseren) en de toekomst (presteren).

Haal er een consultant bij. Sommige adviesbureaus hebben gespecialiseerde, ervaren project recovery-teams, die nuttige ondersteuning kunnen bieden.

Niet met de vinger wijzen. Het aanwijzen van schuldigen helpt niet om het project op de rails te krijgen.

Overweeg de stekker uit het project te trekken. Is wellicht de beste optie als het project niet de beloofde functionaliteit gaat opleveren, meer gaat kosten dan het kan opleveren of te laat zal zijn afgerond om bepaalde marktkansen nog te kunnen grijpen.

Wees flexibel. Verklein bijvoorbeeld de scope of specificaties van het project, stop er extra resources in of verschuif deadlines.

Sluit nieuwe contracten af. Dit kan het juiste moment zijn om te heronderhandelen over contracten met leveranciers én je eigen mensen.

Haal nieuwe mensen in het team: zij brengen frisse ideeën in zonder emotionele bagage.

Hergroepeer de troepen en herstel het teammoreel. Zorg voor een paar snelle succesjes. Vier die succesjes. Geef iedereen een paar dagen vrij.

Bronnen: IPMA Projectie Magazine en Management Today