IT rendeert… soms

Nieuwe businessmodellen, producten en diensten: ze steunen allemaal op informatietechnologie. Maar hoe een it-proces op de juiste manier in een bedrijf kan worden gerealiseerd, is vaak onduidelijk. Managers gaan ervan uit dat de bedrijfsstructuur niet hoeft te worden aangepast. Ten onrechte, blijkt uit talrijke it-rampen in niet de minste bedrijven en uit de dagelijkse praktijk van managers.

Eerst het goede nieuws: een onderzoek van het Chartered Management Institute - getiteld Business leadership of technological change: five key challenges facing CEO's - laat zien dat it voordelen oplevert. Op voorwaarde dat informatietechnologie intelligent wordt toegepast. De beloning: een grote sprong voorwaarts op het vlak van productiviteit en competitiviteit. Het onderzoek is gebaseerd op een analyse van tien cases, waaronder British Telecom en winkelgigant Tesco.

Ondanks de overvloed aan it-adviezen en ondanks alle tools, methoden en checklists blijft ‘it-enabled' verandering vaak ongrijpbaar. Vaak wordt de term ‘it-projecten' gebruikt voor wat in feite elementaire bedrijfsprocessen zijn. Personele en procesmatige verandering en de organisatiestructuur spelen een belangrijke rol. Omdat al deze processen onder de noemer ‘it-projecten' worden geschaard, veronderstellen directies ten onrechte dat die processen gebaseerd zijn op technologie. Terwijl de technologie slechts een hulpmiddel is.

Het onderzoeksrapport benoemt uitdagingen voor senior executives die meer uit it-gedreven projecten willen halen. Allereerst moeten zij verandering goed voorbereiden in plaats van klakkeloos projecten implementeren. Zo moeten zij eerst draagvlak creëren bij het personeel en de directieleden en ervoor zorgen dat iedereen begrijpt wat er moet gebeuren en waartoe het moet leiden. Daarnaast moeten zij continue verandering faciliteren en toekomstige eisen en de mogelijke rol van it daarin kunnen voorspellen. Dat betekent dat zij overzicht moeten houden op alle veranderingen en dat zij de wisselwerking tussen processen in de gaten moeten houden. Dat vergt een top-downbenadering - voordat op details wordt ingegaan, moeten de hoofdlijnen duidelijk zijn.

Open communicatie
Open communicatie kan scepsis en cynisme onder werknemers voorkomen. De CEO moet zich actief betrokken tonen bij de ontwikkelingen. Vertrouwen en risico moeten worden gemanaged, en de invloed van externe veranderingen moet duidelijk zijn. Een goed team van adviseurs is hierbij essentieel. Ook de kennis en vaardigheden van het personeel moeten worden bijgehouden. Misschien is nog wel de belangrijkste uitdaging om genoeg tijd vrij te maken om leermethoden de kans te geven. CEO's moeten meer begrijpen van het strategisch gebruik van it als zij ervoor willen zorgen dat hun organisaties er klaar voor zijn om nieuwe kansen te benutten. Alleen met actief en zichtbaar leidinggeven omzeil je twee valkuilen: eindeloos de termijn bijstellen waarbinnen it-gedreven veranderingen moeten plaatsvinden en de veranderingen niet volledig benutten.