Gevolgen centralisatie IT rechtstrijken

Bij Visser & Smit Hanab ging de centralisatie van de IT iets te snel. IT-manager Arjan Hartman van Visser & Smit Hanab giet de gevolgen ervan in kannen en kruiken.

Wat doet Visser & Smit Hanab?
“Wij ontwikkelen, bouwen en onderhouden verbindingen, netwerken en installaties voor water en energie. Opvang van CO2 en transport ervan naar de glastuinbouw is bijvoorbeeld door ons uitgedacht en uitgevoerd. Maar we doen ook kleinere werkzaamheden, zoals het aansluiten van watermeters. Wij zijn een dochterbedrijf van VolkerWessels. Daar werken vijftienduizend mensen, waarvan ongeveer zestienhonderd bij ons.”

Het bedrijf heeft een eigen it-afdeling?
“Ja, met name voor de informatisering. Ik werk bij een zeer decentrale organisatie. Onze moedermaatschappij heeft wel 150 werkmaatschappijen met bijna elk een eigen informatisering of automatisering.”

Is de trend naar centralisatie aan jullie voorbij gegaan?
“Een jaar of vier geleden is er binnen de moedermaatschappij een centralisatieproject gestart om schaalvoordelen te benutten en kosten te besparen. Alle services die met automatisering te maken hadden, zijn toen ondergebracht in één datacenter. Als werkmaatschappij nemen wij nu it-diensten af van dit datacenter.”

Waarom dan toch een eigen it-afdeling voor een werkmaatschappij?
“Informatisering is nog steeds onderdeel van de werkmaatschappij. Verder is er coördinatie noodzakelijk rondom de automatiseringsvraagstukken. De centralisering is destijds best wel snel gegaan. Tien mensen van onze afdeling gingen naar de holding. Pas toen merkten wij dat we ook een hoeveelheid andere vaardigheden kwijt waren. Net zoals systeembeheerder hadden ook andere it-ers nog extra taken. Die zijn tussen wal en schip geraakt op enig moment. Verder kwamen er onvoorziene effecten aan het licht. De Citrix-omgeving van alle werkmaatschappijen was bijvoorbeeld ondergebracht in één cluster. Het gevolg was dat grote drukte bij één werkmaatschappij ook bij de rest kon leiden tot vertraging. Ook sloot de gecentraliseerde automatisering onvoldoende aan bij de verschillende diensten van de werkmaatschappijen.”

Is de centralisering weer teruggedraaid?
“We zijn nu bezig met ‘fine tuning’. Op ongeveer vijftien punten bekijken we of deze al dan niet terug gaan naar de werkmaatschappijen. Het gaat bijvoorbeeld om datalijnen, wan, helpdesk en werkplekbeheer. Zo zetten we Citrix nu per werkmaatschappij in een aparte ‘forest’. Werkplekbeheer organiseren we centraal. Bij het aanschaffen van laptops en licenties zijn schaalvoordelen te behalen.”

Hoe ziet de IT van je bedrijf er nu uit?
“We hebben bij Visser & Smit Hanab één erp-systeem, Metacom. Dat is al redelijk uitgerold en raakt ons volledige primaire proces, van uitbesteding tot facturering. Vijf jaar geleden was de afdeling meer actief in het aanbieden van nieuwe functionaliteit om het bedrijfsproces met Metacom te ondersteunen. Inmiddels is dit gestabiliseerd en komen er ander soort vragen uit de organisatie. Bijvoorbeeld naar documentbeheer- en workflow-systemen.”

Wat is de belangrijkste taak van de IT?
“We houden ons vooral bezig met informatietechnologie. Elk bedrijfsonderdeel in het bedrijf moet de eigen trajecten bewaken. Een traject voor het aanleggen van een 65 kilometer lange leiding is anders dan dat voor het aansluiten van een lantaarnpaal op het stroomnet. Beide projecten verschillen in dynamiek. De systemen moeten die flexibiliteit wel toelaten. Daar komt weer het nut van een decentrale ICT om de hoek. Elke maand moeten we tal van aanpassingen verwerken.”

Hoe bied je als it-manager zo veel maatwerk?
“Door veel te praten met alle geledingen in de organisatie en structuur aan te brengen in de vraag. We stellen nu applicatiebeheerders aan in de businessunits van onze werkmaatschappij. Functioneel vallen ze onder mij, maar ze leggen verantwoording af aan het bedrijfsonderdeel waar ze werken. Zij zorgen ter plekke voor applicaties en onderhoud. Zo gaan zij over nieuwe gebruikersnamen, autorisaties en het aanpassen van het systeem. Deze ict-steunpunten creëren lucht op onze afdeling, waardoor we nieuwe projecten kunnen oppakken. Bijvoorbeeld voor documentbeheer, daar schreeuwt het bedrijf om op dit moment.”

Hoe houd je de lijn tevreden?
“We hebben groepen van belangrijke gebruikers die we elke vier weken bijpraten over nieuwe ontwikkelingen, updates en upgrades. Onze systemen kunnen de vraag uit de organisatie wel aan. Het zijn de mensen die moeten leren hoe ze ermee moeten omgaan. Wij van IT moeten die kennis overbrengen, zodat de mensen niet terugvallen op Excelletjes of bestanden gaan opslaan op de harde schijf.”

Hoe vernieuwend ben je bezig?
“Ik ben vooral bezig structuur aan te brengen. In vernieuwingen lopen we bij voorkeur niet voorop. Soms moet je bij een hype gewoon wachten tot je weet hoe je bepaalde functionaliteiten het best kunt faciliteren. Er ontstaat vanzelf een reële vraag en de implementatie van nieuwe tools gaat dan vaak vanzelf.”

Heb je lange studies doorlopen om dit te kunnen?
“Nee, ik ben gewoon begonnen in de sleuf. Toen was ik nog geen it-er, ik was zelfs een digibeet. Later ben ik in de administratie gegaan. Daar heb ik later diverse opleidingen voor gevolgd. Via trainingen kreeg ik feeling met IT. Zo ben ik ook bij de afdeling Informatisering & Automatisering gekomen. Het was dus een kwestie van doorgroeien voordat ik hier terecht kwam. Ik ben echter meer een procesman dan een it-er, ook al kan ik heus wel meepraten over de techniek. Nuchter blijven, dan kom je in dit vak een heel eind.”

Hoe ben je buiten het werk?
“ik houd van uit eten gaan met vrienden. Maar doordat ik de afgelopen jaren studies heb gevolgd die soms dertig uur per week vroegen, heb ik vooral tijd met mijn familie doorgebracht. Nu komt er weer tijd voor dingen buiten de deur.”