Expansie Zeeman kan alleen met goede IT

André Unkel it-manager van Zeeman ziet zichzelf als een peoplemanager die structuur gebracht heeft op de it-afdeling maar vooral ook in het it-beleid. Dat is hard nodig nu de winkelketen buiten Nederland onstuimig groeit. Zonder goede IT is deze uitbreidingsoperatie gedoemd om te falen.

Heeft de crisis je veel hoofdpijn bezorgd?
“Bepaald niet. Op dit moment openen we gemiddeld twee winkels per week. We groeien sterk in het buitenland. In België, Duitsland en Luxemburg was Zeeman al wat langer actief. Momenteel groeien we hard in Frankrijk. Bij de opening van een winkel in Marseille stonden er rijen voor de deur. Veranderingen in het it-budget zijn er niet geweest. Bij Zeeman wordt altijd al sterk op de kosten gelet. Rond de 1 procent van de omzet gaat nu naar IT. De verwachting is dat dat de komende jaren meer wordt. Een hogere graad van automatisering moet er juist voor zorgen dat onze operationele kosten binnen de perken blijven.”

Wat gaat er veranderen?
“We werken op dit moment met een zelf ontwikkeld kassasysteem dat lokaal geïnstalleerd is op een pc in de winkel. Tijdens de nacht seint deze Lotus Notes-applicatie batch-gewijs verkoop en bestelinformatie door naar de centrale database. Door het grote aantal winkels worden er op dit moment in de nacht ongeveer 12 tot 13 duizend databasereplicaties uitgevoerd. Doordat er steeds meer informatie bij komt en de nacht er niet langer op wordt, zijn wij gedwongen om anders te gaan werken. In het nieuwe winkelsysteem moeten er doorlopend transacties doorgeseind kunnen worden naar het centrale systeem.
Om dat te realiseren moeten we wel eerst het netwerk naar de winkels toe goed krijgen. Je ziet dat bij de bestaande dsl-verbindingen de spraak over het datanetwerk in de verdringing kwam als het e-mailsysteem ging repliceren. De nieuwe netwerkleverancier Relianceglobalcom gaat de bandbreedte van deze verbindingen flink opschroeven. Maar de grootste flessenhals was niet zozeer de netwerkcapaciteit maar meer de beschikbaarheid van goede, betaalbare dataverbindingen in het buitenland. In het buitenland had KPN niet de flexibiliteit om buiten het eigen netwerk breedbandverbindingen naar de winkels te leveren. Dan kom je toch al snel bij dure huurlijnen terecht. Relianceglobalcom koopt deze infrastructuur bij meerdere partijen in, waardoor er altijd wel een goede verbinding is. We openen nu twee winkels per week in Frankrijk.”

Kun je dat tempo bijbenen?
“Bijna alle systemen zijn op dit moment door Zeeman zelf ontwikkeld. Dat geldt voor de kassa en andere systemen in de winkel maar ook bijvoorbeeld voor het registratiesysteem in het distributiecentrum en de software op het hoofdkantoor. Dat systeem heeft altijd goed gewerkt, maar levert ons nu meer nadelen dan voordelen op. Zo moeten we voor de kassa's gebruik maken van relatief dure toetsenborden en is een overstap op bijvoorbeeld een aanraakscherm niet mogelijk. Daarnaast ondersteunt het systeem aanbiedingen niet. Een actie als drie halen, één betalen zit niet in het systeem. Hetzelfde geldt voor vouchers. Hier zie je dus dat je door eigen applicatie-ontwikkeling niet meelift met trends die in standaard retailapplicaties al lang onder zijn gebracht. Specifiek voor Zeeman deze dingen in de software onderbrengen is te duur.
Maar het gaat verder dan bijblijven met retailtrends alleen. Zo is er nu in de informatiesystemen maar met één distributiecentrum te werken, terwijl dat er binnenkort waarschijnlijk twee zullen worden. In dit geval belemmeren de eigen systemen heel duidelijk de verdere groei van de winkelketen. Op andere punt hadden we de stap naar uitbesteding al gezet. Zo hebben we besloten om een streep te zetten door het zelf bouwen van een portal, die we gebruiken voor het bestellen van producten in Azië. Deze technologie is kant en klaar te kopen. Op deze manier kun je ervoor zorgen dat je nog steeds een hogere graad van automatisering levert, terwijl het aantal it-medewerkers gelijk blijft.”

Wat voor een manager ben jij?
“Ik vind mezelf een echte peoplemanager. Ik vind het erg belangrijk dat de mensen op mijn afdeling goed in hun vel zitten. Dat is namelijk bepalend voor hun prestaties. De druk op een it-afdeling is altijd groot. Ik heb ervoor gezorgd dat rechtstreeks contact geformaliseerd is. Vroeger werden programmeurs platgebeld. Dat gebeurt nu niet meer.”

Dat ging zonder slag of stoot?
“Als it-manager moet je ervoor zorgen dat je bij dit soort beleidswijzigingen ruggensteun hebt van de directie. Ik kreeg dat van mijn toenmalige financieel directeur.”

Waar ben je trots op?
“Er is een professionaliseringsslag doorgevoerd in de IT van Zeeman. Voorheen kreeg je opdracht om nieuwe functionaliteit te realiseren. Vanaf het begin tot het eind was de it-afdeling daarmee bezig. Pas als het af was vuurden de gebruikers een schot hagel af op het nieuwe systeem. Dat kan in de huidige omstandigheden niet meer. Als nu de productie in het distributiecentrum drie of vier uur stil ligt dan zijn er tachtig winkels met leveringsproblemen. In de huidige werkwijze stellen we samen met de business tot in het kleinste detail de wensen en eisen voor een nieuw systeem op. Daarbij neemt niet de it-afdeling het voortouw maar de betrokken bedrijfsafdeling zelf.
Eind vorig jaar is er binnen Zeeman een ict-stuurgroep opgericht. Daarin zit de volledige directie, het hoofd bedrijfsbureau, de controller en ik als it-manager. Bij een brainstorm hebben we bepaald welke projecten prioriteit krijgen en we bewaken nu maandelijks de voortgang van projecten. Dit beraad heeft duidelijk voor andere prioriteiten gezorgd in de it-agenda. Zo heeft de stuurgroep de vervanging van het kassasysteem naar voren gehaald, omdat de beheersbaarheid gevaar liep.”

Heb je een favoriete gadget?
“Ik heb heel lang gedacht dat de iPhone niets voor mij zou zijn. Het toestel is trouwens bepaald ook niet de company standaard binnen Zeeman. Toch heb ik vijf maanden geleden de smartphone van Apple gekocht. En ik moet zeggen dat ik erg veel plezier beleef aan al die ogenschijnlijk nutteloze applicaties op het toestel. Kijk naar dat vliegtuig, wat nu overvliegt. Er is een app die je precies kan vertellen wat voor type toestel het is en waar het op dit moment naar toe vliegt. Binnenkort ga ik een ouderwetse telefoonhoorn kopen die ik via een bluetooth-verbinding aan mijn iPhone kan koppelen. Het lijkt me geweldig om voortaan zo te telefoneren.”