Barry van der Groep van ALD Automotive

ADL Automotive decentraliseert haar IT in Nederland. Barry van der Groep leidt de operatie die moet uitmonden in lagere kosten, snellere doorlooptijden en betere service.

Een wereldbedrijf…
“ALD Automotive is wereldwijd een van de grootste autoleasemaatschappijen. In Europa zijn we de tweede en in Nederland de zesde. Het bedrijf zit in 39 landen met een vloot van achthonderdduizend voertuigen. Er werken rond de vierduizend medewerkers.”

Wat is je opdracht?
Het integreren van de IT van de verschillende leasemaatschappijen die we hebben overgenomen . Daarnaast het blijvend verbeteren van onze services en de implementatie van online ‘tools’ voor onze klanten.”

Hoe voer je dat uit?
“Door het versterken van onze autonomie en flexibiliteit. Tot voor kort werd onze kernlease-applicatie beheerd door ons hoofdkantoor in Parijs. Dat hebben wij nu overgenomen. De it-afdeling heb ik uitgebreid van vijf naar negen mensen, en gesplitst in een afdeling voor Delivery & Support en één voor Informatiesystemen, waar webontwikkeling, configuratie en applicatiecoördinatie onder vallen. We sluiten tegenwoordig ‘service level agreements’ af met de lijn, die leiden tot betere diensten, duidelijke afspraken en kortere doorlooptijden.”

Waarom die decentralisatie?
“ALD Automotive wil steeds meer diensten digitaal gaan aanbieden. Om onze flexibiliteit en servicegraad te verhogen, speciaal met behulp van ons online platform ALD Online. Daarop kunnen wagenparkbeheerders facturen downloaden en offertes vergelijken. Dat maakt doorlooptijden korter en het aanleveren van informatie flexibeler.

Ook werkt het automatiseren door gebruik van workflow-processen kostenverlagend. Daarvoor is het beter om dicht op de IT te zitten, zodat niet alles eerst langs het hoofdkantoor moet. Centrale hosting is in ons geval tijdrovend en vraagt om support die ook betaald moet worden. Door die schakel er tussenuit te halen, vergroten we onze service en verlagen we kosten.”

Welke voordelen verwacht je?
“De taalbarrière is weg, dat leidt tot minder fouten. Ook zijn we op lokaal niveau met minder it-ers, waardoor we efficiënter werken en dichter op de business zitten. Eenvoudige vragen kunnen we hier snel beantwoorden.”

Hoe delicaat is de vernieuwing?
“De nieuwe applicaties raken het primaire proces in de organisatie. Die hebben niet alleen hun weerslag op onze medewerkers, maar ook op onze klanten. Het gaat over online rapporteren, digitale offertes, workflow-management. Door zeer grondig te testen zijn we in staat vernieuwingen beheersbaar door te voeren.”

Voert de it-afdeling dit zelf uit?
“De meeste projecten kopen wij in. Daarbij stel ik een projectleider aan vanuit de leverancier, waarbij ik het interne projectmanagement doe, of delegeer. Soms ook aan businessafdelingen, want niet elk project in dit proces is it-gedreven. Bovendien moet de nieuwe aanpak ook gedragen worden door de business.”

Word je niet overlopen door leveranciers?
“Met leveranciers heb ik redelijk veel ervaring. Ik nodig er meestal drie uit en stel een duidelijke opdrachtbeschrijving op, met mijn verwachtingen over doorlooptijden en projectmanagement. Bij de aanbiedingen let ik natuurlijk ook op de kosten.

Ik houd er twee over die ik uitnodig om een demo te presenteren, bijvoorbeeld onlangs bij de selectie van een nieuwe rapportagetool. Bij de presentatie wil ik heel specifieke dingen zien. Wanneer tussen de aanbiedingen grote verschillen zitten, weet ik dat er iets niet klopt. Dat kan zitten in bijvoorbeeld de kosten voor licenties of in de begrote uren.”

Hoe ver ben je nu?
“Ik zit in de fase dat we een heleboel projecten opstarten, bijvoorbeeld het invoeren van de online calculatie-tool. Verder zijn we bezig de rampherstel-site op te zetten, die bedoeld is om in te spelen op incidenten waarbij we moeten ontruimen en opnieuw inrichten. Verder ben ik bezig de rapportage-tool te vervangen, waarna we zowel interne als externe klanten nog beter kunnen bedienen.”

Heb je het nog in hand?
“Alles gaat nog redelijk goed, ook al zie je bij it-projecten vaak wat uitloop. Het succes van een it-project heeft voor 70 tot 80 procent te maken met voorbereiding. Zorg voor duidelijke, gespecificeerde wensen die je goed bespreekt met de business. Daar begint het mee. In de projectfase komt het aan op communicatie, die soms dagelijks is.”

Welke uitdaging ligt er in het verschiet?
“Het paperloze kantoor, het digitaliseren van de papierstromen die verwerkt kunnen worden in documentmanagementsystemen. Daarmee kunnen we informatie nog sneller opvragen en beschikbaar stellen. We doen het al, maar nog niet op alle fronten. Zo stellen we facturen en kpi-rapportages online beschikbaar. Maar de ontwikkelingen op dit onderdeel gaan nog altijd door.”

Wat is je grootste valkuil?
“Dat ik te veel wil in één keer. Te veel initiatieven, waardoor ik mijn aandacht te veel moet verdelen. Daarom heb ik voor dit jaar een programma van tien punten. Voor het volgende jaar ben ik al bezig een informatieplan op te stellen, zodat alles behapbaar blijft.”

Ben je niet bang voor verandermoeheid?
“Aan permanente verandering doen we niet. Na de afronding van een project lassen we een periode van stabilisatie in. Daarin denken we na over wat er speelt en ontwikkelen we nieuwe initiatieven. Zo voorkomen we dat de mensen hier alleen maar op hun tenen lopen.”

Wat zijn je carrièredromen?
“Op termijn lijkt het mij leuk om de rol van cio te vervullen in een nog grotere organisatie, en om meer bezig te zijn op strategisch niveau.”

Hobby’s?
“Fitness, hardlopen en tegenwoordig ook kite-surfen. Ik heb dat pas geleden gedaan in het Caraïbisch gebied. Een prima uitlaatklep.”