Ballast Nedam erp: Microsoft faalt en slaagt

Dynamics NAV van Microsoft doet in de praktijk wat Dynamics AX had moeten worden bij Ballast Nedam.

Standaardiseren op één erp-pakket. Dat is de grote wens van ondernemingen, die als gevolg van fusies en overnames verschillende smaken erp in hun portfolio hebben. Maar in de praktijk is dat vaak een heel lastige opgave, zoals onder meer blijkt uit het voorbeeld van Ballast Nedam.

Het is donderdagmiddag 5 november. We spreken met Rob Kathmann en René Knaake in de boardroom van het zalencomplex in Rotterdam waar Convergence 2009 plaatsvindt, het jaarlijkse evenement van Microsoft Business Solutions voor klanten en partners.

Kathmann is directeur ICT van Ballast Nedam en René Knaake is verantwoordelijk voor het competence center dat is opgezet om implementaties van Microsoft Dynamics AX bij Ballast Nedam in goede banen te leiden.

Ze geven eerst een schets van het conglomeraat aan bedrijven dat Ballast Nedam is. Naast de divisie Infra is er een divisie Bouw en Ontwikkeling (BNBO) en beide onderdelen hebben tal van bedrijven op het gebied van productontwikkeling, engineering, realisatie en beheer en service en onderhoud. Bij Ballast Nedam werken wereldwijd zo’n 3.800 medewerkers.

Waaier

Binnen de Infra-tak wordt overwegend gebruik gemaakt van Baan-software, maar ook van SAP en van andere pakketten. Binnen BNBO is Eniac een veel gebruikte erp-oplossing. Consolidatie van alle gegevens vindt plaats met behulp van SAP's BPC-applicatie (Business Planning en Consolidation).

Deze waaier van erp-oplossingen is historisch zo gegroeid, vertelt Kathmann: “We hebben veel verschillende bedrijfstypologieën en die vragen wat betreft hun procesautomatisering om verschillende software-oplossingen. Voor de kantoorautomatisering is het een heel ander verhaal. Daar is standaardisatie allang concernbreed doorgevoerd.”

Het grote aantal erp-smaken heeft voor- en nadelen, vindt hij: “Ballast Nedam heeft een decentrale filosofie en organisatie-opbouw. Daar passen verschillende soorten oplossingen goed in. Ook als je al onze IT van de grond af aan opnieuw zou moeten inrichten, dan zou je nog voor verschillende oplossingen kiezen, vermoed ik.

Maar een groot nadeel daarvan is dat de kosten voor onderhoud en beheer hoger zijn dan met een ver doorgevoerde standaardisatie. Je kan het ook als volgt formuleren: kies je voor een iets minder efficiënte IT, of voor een iets minder efficiënte bedrijfsvoering? Voor mij is dat antwoord heel duidelijk.”

Kantelpunt

In 2005 werd besloten de productiebedrijven binnen Infra allemaal te laten migreren naar Microsoft Dynamics AX. Inmiddels is die overgang bij 25 administraties op diverse plaatsen in de wereld gerealiseerd.

De verwachting daarbij was dat AX door de partners van Microsoft op den duur steeds meer op maat gesneden zou worden voor dit type bedrijven, maar dat viel uiteindelijk tegen, vertelt René Knaake:

“Er zijn op dit moment in Nederland geen gespecialiseerde AX-partners met oplossingen voor productie- en bouwbedrijven. Dat betekent dat we in de standaardsoftware belangrijke functionaliteit missen, zoals voor het beheer van materieel en voor projectmanagement.”

Paradoxaal genoeg heeft een ontwikkeling, zoals waar door hem voor AX op was gehoopt, zich in de praktijk voorgedaan rondom Dynamics NAV. De functionaliteit die Ballast Nedam zoekt voor zijn productie- en bouwbedrijven is inmiddels namelijk wèl beschikbaar in NAV.

Kathmann: “Onze keuze destijds voor AX was onder meer ingegeven door de overweging dat het een internationaal georiënteerd pakket is, multi currency, met uitgebreide mogelijkheden voor financiële consolidatie en dergelijke. Microsoft heeft dit pakket toen ook nadrukkelijk als zodanig gepositioneerd.

En voor NAV gold dat toen nog niet. Dat was niet multi currency. Maar nu wel. Je kunt nu heel goed een internationale operatie runnen in NAV. Tel daarbij op dat de voor ons belangrijke functionaliteit inmiddels wel voor NAV beschikbaar is en je snapt dat we op een kantelpunt zitten.

Ter illustratie: bij het onderdeel Bouwmaterieel wordt al geruime tijd gebruik gemaakt van NAV. Binnen Infra is er ook een onderdeel Materieel. Als we beide op verschillende pakketten implementeren, krijgen we twee uiteenlopende technologieën. En dat in strijd met het principe van standaardisatie. Ziedaar het dilemma.”

Project Green

Zou Microsoft misschien met een uitweg uit dit AX-NAV-dilemma kunnen komen door iets moois uit de ontwikkelhoed te toveren? Het lijkt Knaake niet erg waarschijnlijk:

“Toen Microsoft Axapta en Navision kocht, was de intentie nog dat deze pakketten dichter naar elkaar zouden toegroeien. Project Green werd dat genoemd. Daar hebben we wel naar uitgekeken. Maar je hoort niks meer over dit project. Ik denk dat de onderliggende technologieën toch te veel verschillen voor zo'n ultieme harmonisatie.”

Kathmann valt hem bij: “Hier op de conferentie merk je het ook: het zijn echt twee aparte productlijnen. En er wordt door de woordvoerders van Microsoft steeds benadrukt dat de verdere branchespecifieke invulling van de partners moet komen.

In die zin is Microsoft zelf eigenlijk ook een Infra-bedrijf, maar dan voor bedrijfssoftware. Zij leveren de core ervan. De rest ligt bij de partners. En als die het laten afweten, dan zal je het toch echt zelf moeten oplossen.”