technologie

Hoe combineer je cloud storage-diensten met ECM?


Volgen:

Door Sjoerd Alkema – Van Dropbox tot Box en van Google Drive tot OneDrive, het gebruik van cloud storage-oplossingen is de laatste jaren sterk toegenomen. De gebruiksvriendelijke interface en handige features, zoals het samen kunnen werken aan documenten, het maken van backups, versiebeheer en de mogelijkheid om overal snel toegang te krijgen tot documenten, maken cloud storage-oplossingen ook zeer handig voor de zakelijke gebruiker.

Binnen het bedrijfsleven wordt voor opslag van en samenwerken met documenten traditioneel ECM-technologie ingezet. Bekende aanbieders en applicaties op deze markt zijn Alfresco, Documentum, OpenText, IBM (FileNet), Microsoft (SharePoint) en Adobe (Experience Manager). De generieke functionaliteit van de ECM-oplossingen omvat naast opslag en samenwerken doorgaans ook workflow, synchronisatie, versiebeheer, beveiliging, access control en bewaking van bewaartermijnen en vernietigingsplicht.

Naast de bestaande ECM-omgeving, waarvan er door fusies en overnames vaak meerdere zijn, hebben organisaties nu te maken met de aanleg van persoonlijke archieven in bijvoorbeeld Google of Dropbox. Medewerkers kopiëren belangrijke bedrijfsinformatie naar hun cloud-oplossing. Of afdelingen creëren een eigen Box-omgeving om samen te kunnen werken aan documenten. En zo ontstaat een schaduw-samenwerkingsomgeving.

Voor organisaties is het probleem hiervan tweeledig. Aan de ene kant willen zij gebruikers altijd de juiste, meest recente versie van een digitaal document kunnen aanbieden en dat is lastig als documenten op verschillende systemen zijn opgeslagen. Aan de andere kant wordt het lastiger om controle te houden op de informatie die is opgeslagen op plaatsen die twijfelachtig beveiligd worden, hetgeen essentieel is voor het naleven van wet- en regelgeving. Nu clouddiensten voor collaboratie, sync en share ook worden toegepast in enterprise ECM-architecturen is het tijd voor organisaties om hiervoor een strategie te ontwikkelen.

Hybride content-architectuur
Ook volgens Gartner moeten organisaties steeds beter kunnen omgaan met een hybride content-architectuur waarin meerdere informatieoplagsystemen naast elkaar bestaan. "By 2018, 50% of enterprises will manage their content using a hybrid content architecture" is een quote uit het Magic Quadrant for Enterprise Content Management rapport van Gartner uit oktober 2016. Maar hoe dan?

Binnen de ECM-markt is van oudsher de visie dat content zich maar op één informatiesysteem mag bevinden. Wanneer een nieuw opslagsysteem werd geïmplementeerd, moest alle content en metadata hierheen worden gemigreerd. Consolidatie was de waarheid. Maar langzamerhand verschuift deze visie, onder andere onder invloed van de opkomst van cloud storage-oplossingen. Maar ook omdat het leveranciers van ECM-systemen niet lukt om zelf verfijnde cloudversies van hun opslagsysteem te ontwikkelen en op de markt te brengen.

Deze leveranciers moeten leven met de wet van de remmende voorsprong en met het feit dat cloud storage oplossingen niet meer weg te denken zijn uit het bedrijfsleven. Dat maakt dat leveranciers en organisaties zich realiseren dat het migreren van alle content naar één centraal systeem niet realistisch is. Ook omdat iedere afdeling zijn eigen processen en specifieke functionaliteiten voor hun informatieopslagsysteem eist. Leveranciers en organisaties zoeken daarom naar integratiemogelijkheden om alle systemen, inclusief cloud storage, met elkaar te integreren.

Connector
In het verleden werd een systeemintegratie vooral gerealiseerd door point-to-point integraties tussen systemen onderling, en in een enkel geval via een op maat gemaakte Document Service Bus. Enkele ECM-leveranciers gaan een stap verder met het ontwikkelen van een transparante schil bovenop de bestaande enterprise ECM-architectuur. Daarmee kunnen gebruikers eenvoudiger werken in verschillende documentsystemen.  

Maar een bedrijf dat flexibel ten opzichte van de oplossingen van ECM-leveranciers wil blijven, kan ook bij onafhankelijke partijen terecht. Zo heeft het bedrijf waarvoor ik werk onlangs een connector voor Dropbox en Box op de markt gebracht waarmee je content uit diverse enterprise-contentbronnen via zakelijke Dropbox- of Box-omgevingen kunt ontsluiten. Een uniform datamodel (dat alle content naar dit model converteert) zorgt ervoor dat al deze systemen met elkaar kunnen communiceren en dat content kan worden uitgewisseld.

Documenten hoeven zo dus niet meer gekopieerd te worden waardoor er één versie van een document blijft bestaan. Gebruikers hebben zo één toegangspunt en altijd één versie van de waarheid. Dit vergroot de productiviteit en versterkt de samenwerking.

Deze transparante schil over alle systemen heen heeft als groot voordeel dat iedere applicatie kan worden ingezet als front-end, mits de leverancier hiervoor openstaat. De documenten worden daarbij dus niet ‘uit’ de bron gehaald, maar via bi-directionele connectors direct vanuit het bronsysteem ontsloten in de integratielaag. Zodoende is het niet langer nodig de bestaande documentverzamelingen te verplaatsen naar een nieuw (centraal) ECM-systeem of naar een Dropbox, Box, GoogleDrive etc.

Conclusie
Voorkomen dat medewerkers cloud storage-oplossingen introduceren in de organisatie is vrijwel uitgesloten. Deze oplossingen zijn gebruiksvriendelijker dan hetgeen de traditionele ECM-leveranciers momenteel bieden: applicaties die gebaseerd zijn op on-premise legacy. Wil je het toch voorkomen, dan moet de organisatie een zakelijke cloud opslag-applicatie aanschaffen of de huidige ECM-omgeving (bijvoorbeeld SharePoint) opnieuw inrichten. Tevens is het niet onverstandig om ook het autorisatiebeheer op orde te maken zodat autorisaties die binnen applicaties gelden ook gelden in de gekoppelde systemen.

De auteur is head of delivery and solutions bij Xillio.

ADVERTORIAL

Palo Alto Networks and ICT Media are publishing a guide for the C-suite that includes advice and cybersecurity best practices from CEOs, CISOs, lawyers, consultants and government officials.

Join us for the launch event on 18 May from 2:30pm at the Scheepvaart Museum Amsterdam. There will be an interactive panel discussion with the authors, covering Cloud Security, Cyber Insurance, the GDPR, the NIS Directive, the next-generation CISO and Digital Transformation Trends.

You can register for the event here.

Van onze partners

Magazines

OM 2 - Cloud


Strategic sourcing gaat over het zoeken naar een evenwicht tussen uitbesteden en zelf doen, de mate van uitbesteding, de leveranciersselectie, samenwerken met partners, contractbeheer en de regievoering. Maar ook over standaardisatie, normalisatie, ecosystemen en cultuurveranderingen. Op een strategische manier uitbesteden verbetert de efficiency, bespaart kosten en versnelt productontwikkeling. Organisaties kunnen zich voortaan op hun kernactiviteiten concentreren. Strategic sourcing geeft toegang tot expertise, of tot extra productiecapaciteit waarover men zelf niet beschikt. In dit nummer belicht Outsource Magazine de ervaringen en vorderingen op dit gebied.


Naar alle magazines