sourcing

Een ‘agile manifesto’ voor regie

Veel organisaties worstelen met de stroperigheid van regie op outsourcing; de procesvoering slokt te veel tijd en aandacht op, waardoor het uiteindelijke resultaat dreigt onder te sneeuwen.

In navolging van het agile manifesto voor software-ontwikkeling zijn er nu vier kernwaarden en negen ‘agile’ vuistregels geformuleerd voor regie (of servicemanagement) van outsourcing. Het doel: komen tot een overzichtelijk, gemakkelijk aanpasbaar en eenvoudig op te zetten kader voor regie.

De juiste dienstverlening, tijdig beschikbaar, in lijn met gemaakte afspraken en tegen acceptabele kosten: het klinkt mooi op papier, maar in de praktijk lopen veel organisaties nog altijd aan tegen allerhande obstakels aan als het gaat om de uitbesteding van IT. Nu steeds meer niet-kerntaken worden belegd bij (vaak verschillende) externe leveranciers, groeit de behoefte aan een stevige, maar niet bureaucratische regie op outsourcing.

Handvest
Vijftien jaar geleden stelden zeventien softwareontwikkelaars het zogenoemde ‘agile manifesto’ op: een handvest voor softwareontwikkeling, uitgewerkt in twaalf principes. Met het agile-manifest (waarbij ‘agile’ zoiets betekent als ‘wendbaar’) wilden de opstellers tegenwicht bieden aan de tot dan toe dominante watervalmethode, die uitgebreide voorschriften koppelt aan strikt geplande processtappen.

De uitgangspunten van het agile-manifest: mensen en hun onderlinge interactie (boven processen en tools), werkende software (boven allesomvattende documentatie), samenwerking met de klant (boven contractonderhandelingen), en het soepel inspelen op verandering (boven het strikt volgen van een plan).

Regie gaat vaak ten onder aan goede bedoelingen


Kernwaarden
De gedachte achter de Agile-methode keert ook terug in een recent door Rebecca Naughton van de Ierse governancespecialist ServiceFrame gepubliceerde blog. Zij richt haar pijlen op de vaak als stroperig ervaren regie op sourcingprojecten. Transparantie, het delen van resultaten, samenwerking tussen klant en leverancier: fraai geformuleerde doelen, die in de praktijk echter vaak ten onder gaan aan rigide en omslachtige werkwijzen en methodes.

Om de nu vaak stroperige regievoering bij sourcingprojecten te stroomlijnen, is het belangrijk om vier ‘agile’ kernwaarden voor ogen te houden: bewijzen van goede regie boven bewijzen van prestaties, juist gedrag boven transactionele details, zoeken naar kansen boven root cause analysis (analyse van de onderliggende oorzaken), en gedeelde doelen boven boeteclausules.

Klanttevredenheid
Deze kernwaarden leiden uiteindelijk tot twaalf principes die een plek zouden kunnen krijgen in een agile manifesto voor regie. Om te beginnen zouden organisaties – in tegenstelling tot wat nu vaak het geval is – zich minder moeten richten op het uiteindelijke resultaat en meer op de regievoering; een niet zo voor de hand liggend streven, dat volgens Naughton vanzelf leidt tot uitmuntendheid en goede onderlinge relaties. Goede resultaten leiden op hun beurt tot een hoge klanttevredenheid. Verder leiden kennis van het betreffende domein en de aanwezigheid van inhoudsdeskundigen vanzelf tot een goede regievoering op dienstverlening.

Teamsport
Organisaties die werk willen maken van een goede regie, verwelkomen veranderende eisen zodra die zich voordoen; voortdurende verbetering wordt gefaciliteerd en beloond. Bovendien – en dit doet wat denken aan een open deur - werken deze organisaties dagelijks hecht samen met de dienstverlenende organisaties, wat vanzelf leidt tot een stevige basis voor de betreffende dienst, verandering en strategische impact.

De dienstverlening is bovendien opgebouwd rond gemotiveerde teams, die het vertrouwen krijgen om te doen wat ze doen. Bovendien benadrukt het manifest dat regie bij uitstek een ‘teamsport’ is, waarbij de beste resultaten tot stand komen binnen de samenwerking en het voortdurende overleg tussen leverancier en klant. Het succes van de regievoering wordt gemeten en geëvalueerd op basis van resultaten en strategische impact.

Goed gedrag
Goede regie houdt ten slotte ook het belonen van goed gedrag in: organisaties die regie serieus nemen, stimuleren hun medewerkers om vooruit te kijken en altijd te zoeken naar mogelijkheden voor innovatie en verbetering. Gaan er dingen fout? Teams die het snelst reageren, een oplossing vinden en nieuwe ideeën omarmen, worden het meest gewaardeerd door klanten. Ten slotte: zelforganiserende teams vormen de sleutel tot de beste resultaten, oplossingen en verbetervoorstellen.

Op 16 juni, tijdens het Jaarcongres Strategic Sourcing, georganiseerd door ICT Media, uitgever van IT Executive, wordt een rondetafelsessie aan dit onderwerp gewijd.

Bedrijven hebben onvoldoende controle over ‘agile’

Van onze partners

Magazines

CIO nr 6 - IT & Communication


De laatste editie van CIO Magazine 2016 zoomt dieper in op het fenomeen van een optimale verbondenheid: intern, met partners, klanten, patiënten, tussen apparaten (IoT), binnen ketens en ecosystemen. Daarbij wordt tevens de nodige aandacht besteedt aan digitale architectuur. Componenten als cloud, netwerk, datacenter, applicaties en datamanagement moeten namelijk wel in samenhang worden geadresseerd.


Naar alle magazines