management

Cloud-cultuurkloof overbrugd bij Océ

Martin Lohmeier, CIO van Océ, stuitte bij het Japanse moederbedrijf Canon op behoorlijke weerstand toen hij voor een specifiek onderdeel van de Océ-IT een beweging naar de cloud voorstelde. “Wij doen niet aan cloud”, was de reactie vanuit Japan. Canon deed aanvankelijk zelfs nauwelijks aan outsourcing. Dit ligt inmiddels iets anders, maar daarvoor moest wel een culturele kloof overbrugd worden.

Het in 2010 door Canon ingelijfde Océ ontwikkelt, maakt en verkoopt reusachtige industriële printers. Het moederbedrijf wilde de wereldwijde nummer één worden op het gebied van printing. Met de overname van Océ is dit streven gerealiseerd, mede doordat dit in 1877 opgerichte bedrijf producten levert die qua fysieke omvang, toegepaste innovaties en te leveren prestaties nagenoeg ongeëvenaard is.

Het aanvankelijk sterk op fotografie gerichte Canon is sinds de oprichting begin jaren dertig van de vorige eeuw sterk autonoom gegroeid. Na 2010 volgden diverse grote overnames, waarvan de acquisitie van Océ de eerste was.

“Het leek in meerdere opzichten een gedroomd huwelijk. Omdat Canon weinig ervaring had met overnames, was het integreren van culturen – Océ is weliswaar internationaal, maar in de basis echt Nederlands – niettemin moeilijk”, aldus de Océ-CIO. “Intussen lukt het steeds beter om samen producten te ontwikkelen. We brengen de zaken die we gemeenschappelijk hebben op een hoger niveau en waarderen tegelijk de verschillen. Verder maken we stappen als het gaat om het integreren en consolideren van IT-landschappen. Océ vervolgt hierbij een autonoom IT-beleid maar overlegt belangrijke keuzes met Canon.”


“We brengen de gemeenschappelijke zaken op een hoger niveau en waarderen tegelijk de verschillen”


Pragmatisch
Vertaald naar de nieuwe IT-strategie kwam het woord ‘cloud’ daar opmerkelijk genoeg niet in voor. Dat neemt niet weg dat er volgens Lohmeier omstandigheden zijn waarin de cloud wel degelijk z’n nut kan bewijzen. Hij doelt daarmee niet zozeer op de shadow-IT als gevolg van het op eigen houtje aanwenden van IT-diensten door de business, al erkent hij dat dit ook binnen Océ gebeurde. Een ongewenst fenomeen, omdat het bedrijf het juist moet hebben van een goed beschermde technologische voorsprong. Verborgen oplossingen in verschillende, ongecontroleerde clouds helpt daar vanzelfsprekend niet bij.

De benadering moest dus gestructureerd zijn en ingegeven door de pragmatiek; de cloud is voor Océ veeleer een middel in plaats van een doel op zichzelf. “De IT kon op basis hiervan sneller, goedkoper en beter. Het sloot tevens aan op het streven naar een grotere eenheid in processen en IT-systemen die deze ondersteunen.”

Bovendien kon de omarming van SaaS relevant of productief zijn voor de business. In de Océ-praktijk speelde dit alles in het geval van de consolidatie van zo’n vijftig legacy HRM-systemen, waarbij een cloudoplossing de meest voor de hand liggende geacht werd. “De uitdaging was het Japanse management van Canon te overtuigen, hetgeen in de Japanse cultuur – die sterk hangt aan hiërarchie en traditie – niet eenvoudig is”, aldus de CIO.

De ironie wil dat de basishouding van het Japanse management ten aanzien van (public) cloudoplossingen voor de eigen enterprise-IT weliswaar afwijzend was, terwijl er binnen Canon wereldwijd nogal aan cloudgebaseerde oplossingen voor eigen klanten wordt gewerkt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Irista: een cloudservice voor veilige opslag en het bewerken van foto’s.

Natuurrampen
Waar komt die terughoudendheid eigenlijk vandaan? Lohmeier: “De natuur maakt de Japanners waakzaam. Aardbevingen en grote gebeurtenissen, zoals tsunami’s, zorgen dat men risico’s zo veel mogelijk wil vermijden. Veel en veel meer dan Nederlanders in elk geval.”

De CIO illustreert dat met diverse voorbeelden: van het eerste gezichtsmasker bij ijshockey tot de twee grote hacks bij Sony, die enkele jaren geleden wereldnieuws werden. “Canons perceptie van public cloud is terughoudend. Omdat jouw lot daarmee in handen ligt van een ander. Toen ik me meer in de Japanse cultuur en manier van denken ging verdiepen, leerde ik trouwens dat ze vaak gelijk hebben. Dat maakte het overtuigen van het management nog uitdagender.”


“Verdieping in de Japanse cultuur en manier van denken leerde mij dat ze vaak gelijk hebben”
 


Volgens de van oorsprong Duitse Martin Lohmeier zijn de verschillen tussen Japan en Nederland niet simpelweg terug te voeren op gedrag. “Cultuur is veel sterker ingebakken. Strategieën veranderen, de omstandigheden veranderen en producten veranderen, maar een cultuur – en zeker de Japanse – verandert niet of nauwelijks. Het is net als het weer: je kunt je daarover beklagen, het helpt niets. Je kunt dan ook niet vechten tegen een cultuur.”

Gedeelde basis
Om de kloof te slechten besloot de Océ-CIO naar eigen zeggen eerst een gedeelde basis te vinden. Daartoe moesten hij en het Japanse management allereerst dezelfde taal spreken. Die basis lag in lagere ‘total cost of ownership’, een snellere implementatie, een verbeterde governance en een hogere mate van voorspelbaarheid.

Bovendien zouden er bij de omarming van cloud meer tijd en middelen overblijven om als IT andere, meer op de business gerichte dingen te doen. Lohmeier noemt als voorbeeld het kunnen aanbieden van predictive maintenance voor alle apparaten bij de klanten, waarvoor een slimme omgang met data nodig is.

Toen die gedeelde agenda er eenmaal was, werden vraagstukken ten aanzien van onzekerheid beantwoord. Welke data zijn nu echt gevoelig? Kennen we de risico’s rondom de implementatie en de operatie? Wat te doen als het fout gaat? En niet onbelangrijk: is de cloud nu echt sneller, beter en goedkoper? Alle diensten werden op basis van monitoring en een zorgvuldige weging van de mogelijkheden en risico’s gewogen en beoordeeld.

Uiteindelijk is gekozen voor SuccessFactors (een SaaS-oplossing van SAP). “De pakketten van de grote aanbieders ontliepen elkaar niet veel qua relevante functionaliteit, maar we wilden in het kader van de snelheid per se een cloudoplossing, omdat je deze minder kunt customizen dan een traditionele on-premise-oplossing, en omdat HRM-processen voor ons niet onderscheidend zijn.”

Vervolgens was het vooral een kwestie van vertrouwen opbouwen, consistent en voorspelbaar leveren wat er beloofd is, geoliede processen inregelen en aantonen ‘in control’ te zijn. “Door hierin heel consistent te zijn, win je uiteindelijk het vertrouwen van het Japanse seniormanagement bij Canon.” Inmiddels is de HRM-oplossing succesvol geïmplementeerd en wereldwijd uitgerold. Alles op tijd en binnen budget.


“Uiteraard zijn de financiën belangrijk, maar Japanners zullen nooit opportunistisch zijn”

 

Financiën
Gaat het uiteindelijk dan toch allemaal om het financiële perspectief? Wint geld dan toch van cultuur? Martin Lohmeier: “Uiteraard zijn de financiën belangrijk, maar Japanners zullen nooit opportunistisch zijn. Ze zijn veel meer op de lange termijn gericht dan wij. Het gaat daar vooral om vertrouwen, voorspelbaarheid en haalbaarheid. Gaandeweg wordt de houding en daarmee ook de cultuur soms een klein beetje aangepast.

De gebeurtenissen rond de kerncentrale van Fukushima in 2011 hadden bijvoorbeeld impact op de datacenters in dat gebied. Vanwege dit risico hebben sommige bedrijven hun datacenters inmiddels verhuisd naar veiliger gebieden, waarbij outsourcing en cloud ineens voor minder risicovol werden aangezien dan het aanhouden van datacenters in een gebied met een recente historie van aardbevingen. Binnen Océ wordt inmiddels volop ingezet op zowel public alsook private cloudoplossingen – welteverstaan na een goede analyse van voordelen en mogelijke risico’s in elk geval.”

Van onze partners

Magazines

CIO nr 6 - IT & Communication


De laatste editie van CIO Magazine 2016 zoomt dieper in op het fenomeen van een optimale verbondenheid: intern, met partners, klanten, patiënten, tussen apparaten (IoT), binnen ketens en ecosystemen. Daarbij wordt tevens de nodige aandacht besteedt aan digitale architectuur. Componenten als cloud, netwerk, datacenter, applicaties en datamanagement moeten namelijk wel in samenhang worden geadresseerd.


Naar alle magazines