Spreek businessmanager aan

Ik spreek regelmatig it-managers die klagen over hun voortdurende geknok om voldoende budget bij elkaar te schrapen. Dit is natuurlijk het lot van elke manager, maar veel it-managers moeten zich ook verantwoorden voor de groeiende behoeften van verschillende gebruikersgroepen in het bedrijf. Dat is toch vrij absurd. De noodzaak om te investeren in nieuwe diensten of groeiende behoeften moet toch worden aangetoond door de betreffende business managers zelf.

De it-verantwoordelijke heeft eigenlijk alleen - en nog maar gedeeltelijk - de kosten onder controle, niet de opbrengsten. Trouwens, die indrukwekkende kosten/baten-analyses voor nieuwe projecten worden achteraf zelden geverifieerd of zelfs maar besproken. Dit is des te vreemder als tijdens de ontwikkeling van alles wijzigt, wat eerder regel dan uitzondering is. Tijdelijke bedrijfsblindheid behoort een oude maar hardnekkige managementcultuur.

IT-investeringen mogen niet ontsnappen aan goede managementpraktijken. Die zien er in grote lijnen zo uit: allereerst moet diegene die de aanzet geeft voor een investering en de functioneel verantwoordelijken, daarvoor ook de verantwoording dragen. Vervolgens dient er niet alleen vooraf een kosten/baten-analyse te worden gemaakt, maar moet ook de regelmatige herijking daarvan tijdens de uitvoering worden gegarandeerd. De kosten, opbrengsten en risico's moeten in kaart gebracht en de evolutie ervan opgevolgd in samenspraak met de opdrachtgever van het project.

Dit is nog een zeldzaamheid in onze sector. Daar zijn redenen voor, maar de dag komt dat de markt aan it-investeringen dezelfde eisen - qua rendement, kostencontrole en risicovermindering - gaat stellen als aan investeringen in vastgoed, bedrijfsovernames en dergelijke. Hou altijd in gedachten dat een investering in een project altijd ten koste gaat van andere investeringen, mogelijk met meer rendement.

Ik raad directies aan alle it-gerelateerde investeringen in hun bedrijf te inventariseren. De volgende stap is de initiatiefnemers deze investering te laten verdedigen, er verantwoordelijk voor te maken en de mogelijkheid te geven de opbrengst ervan te realiseren. Dat beperkt de verantwoordelijkheid van de it-manager en dat is goed, want die heeft al genoeg om handen met de technische projectontwikkeling, de budgettering en de realisatie. De bottom-line: hou de business-managers verantwoordelijk voor kosten én baten van de ontwikkeling van (nieuwe) diensten.