Outsourcen, die handel…

... en dan zijn we er van af.
Outsourcing lijkt vaak een pasklare oplossing, zeker als organisaties er zelf niet in slagen om de governance van zijn informatica de baas te blijven. En je kunt ongeveer alles uitbesteden: van het ontwikkelen van applicaties, het onderhoud van applicaties, het hosten en beheren van systemen tot en met uitbesteden van hele bedrijfsprocessen als facturering of klantenservice.
Vaak wordt gezegd dat je alles kunt outsourcen behalve het beslisproces. Maar vaak zie we dat organisaties juist willen outsourcen in situaties waar strategische keuzes intern uitblijven. Door de IT te oursourcen laten veel bedrijven beslissingen die ze zelf hadden moeten nemen aan anderen over. Het probleem ligt vaak bij een gebrek aan betrokkenheid van het algemene management, het ontbreken van duidelijke en doordachte keuzes en van duidelijke prioriteiten voor investeringen.
Juist in die gevallen leidt uitbesteding vaak tot mislukking of hoge kosten. Terwijl de inzet veelal was om op kosten te besparen.
Wat bij outsourcing lastig blijft is dat it-behoeften vaak veranderen. Omvangrijke contracten met strakke prijsafspraken, sla's en leveringsvoorwaarden helpen daar maar beperkt bij. Heel wat bedrijven raken in problemen omdat ze zich slecht of alleen tegen hoge kosten kunnen aanpassen aan onvoorziene veranderingen. En dat terwijl een flexibele IT steeds belangrijker wordt als strategisch instrument.
Ik merk dat succesvolle ondernemingen de neiging hebben om de IT binnenshuis te houden. Ze identificeren specifieke domeinen die ze uitbesteden, maar houden zelf de controle in handen. En ze besteden pas ná het bereiken van het gewenste niveau van kwaliteit en veiligheid bepaalde diensten of activiteiten uit aan externe bedrijven.
Hoe kritisch is een bepaalde activiteit is voor het bedrijf? Welke relatie wil ik met de leverancier? Dat zijn strategische vragen die vooraf moeten gaan aan de vele operationele kwesties die in contracten worden geregeld. Er moet een governance-structuur worden uitgetekend die zorgt voor een goed zicht op de doelstellingen, de verwachtingen en de rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende partijen. Men moet ook een benadering voor het risicobeheer opstellen die verrassingen en wrijving vermijdt.
Men moet vooral vermijden om manke activiteiten uit te besteden. Als een onderneming zelf zijn processen niet kan beheersen, is er weinig hoop dat een extern bedrijf dat wel doet.

Georges Ataya