Zonder goed zicht op gebruiker wordt virtuele werkplek een ramp

Steeds meer organisaties kiezen voor het aanbieden van virtuele werkplekken om de flexibiliteit van hun medewerkers te vergroten. Ook de beheerder lijkt gebaat te zijn bij het centraal aanbieden van desktops. Maar organisaties die onvoldoende voorbereid zijn, komen bedrogen uit.

Laat ik voorop stellen: het is goed om nieuwe technologie in te zetten om IT te optimaliseren. Dit moet alleen niet ten koste gaan van de werkomgeving van de eindgebruiker. Om succes te hebben met desktop-virtualisatie, moeten beheerders rekening houden met een aantal zaken. Allereerst moet de gebruiker centraal staan en is het belangrijk dat zijn persoonlijke ervaring behouden blijft. Bovendien is het belangrijk dat veiligheid vanaf het begin in het ontwerp wordt meegenomen.

Met de juiste aanpak zijn de voordelen van virtualisatie groot. Het centraal beheren van software vergroot de controle over desktops en vereenvoudigt het beheer aanzienlijk. Zo is er minder onderhoud en it-ondersteuning nodig omdat virtualisatie de distributiemethode standaardiseert. Met de inzet van zero clients, is het zelfs mogelijk om de volledige desktop centraal te laten draaien. Op deze manier is veel geld te besparen omdat de eisen voor het werkstation van de gebruiker lager zijn. Bovendien kunnen gebruikers hardware in het datacenter delen.

Helaas zijn er ook heel wat valkuilen. Veel beheerders zien virtualisatie als haarlemmerolie. Het lost alle problemen op, is de gedachte. Ook wordt aangenomen dat virtualiseren dé manier is om het iedere gebruiker naar de zin te maken. Helaas blijven er applicaties die niet geschikt zijn om centraal aan te bieden omdat ze intensief gebruik maken van resources, of omdat ze juist gebruik maken van lokaal aangesloten resources. Je kunt hierbij denken aan zware grafische applicaties of het branden van een cd. Het inzetten van grafische zware applicaties op centrale hardware heeft tot gevolg dat het gedeelde systeem voor iedereen traag wordt, waardoor de productiviteit voor iedere gebruiker terugloopt. Daarnaast is het niet erg praktisch als mensen voor het branden van een cd-tje naar het datacenter moeten.

Virtualisatie heeft grote consequenties voor de beveiliging van data. Het centraal opslaan van gegevens klinkt aanvankelijk als een veilige aanpak. Maar een gebruiker vanaf elke plek in de wereld toegang geven tot zijn desktop en daarmee tot de data, betekent dat data op enorm veel verschillende devices en locaties beschikbaar is. Zonder passende maatregelen, is de kans op uitlekken hierdoor eerder groter dan kleiner. Om werkelijk voordeel te halen uit desktop-virtualisatie, is het belangrijk om vooraf goed naar de gebruiker en de context waarbinnen deze opereert te kijken.

Met het inzetten van een virtuele werkomgeving is aanvankelijk niets mis. Integendeel, het is voor veel organisaties zelfs essentieel dat de werkomgeving van medewerkers flexibeler wordt. Helaas wordt maar al te vaak over het hoofd gezien wat de technologie werkelijk oplevert voor de eindgebruiker. De it-afdeling gaat de mist in doorat beheerders teveel willen virtualiseren. Dit kan problemen opleveren als gebruikers veel werken met zwaardere applicaties, zoals oplossingen voor video- of fotobewerking. Ook met de nieuwste spullen is de technologie weer het uitgangspunt en wordt de eindgebruiker genegeerd en uit het oog verloren.

Om te voorkomen dat systemen te traag worden, moet het mogelijk zijn om per eindgebruiker een mix te maken van lokale en virtuele applicaties op een virtuele desktop. Zeker nu multimedia- en communicatiegebaseerde applicaties steeds meer netwerkcapaciteit opeisen, wordt het essentieel om zowel lokaal als centraal aangeboden applicaties in één virtueel desktop aan te bieden. Met een juiste desktopvirtualisatie-aanpak krijgen eindgebruikers een dynamisch samengestelde desktop die niet alleen rekening houdt met de identiteit, maar met de volledige context van de eindgebruiker. Dus vanaf welke locatie wordt er gewerkt (op kantoor, thuis of op zakenreis), met welk device (notebook, smartphone of vaste desktop) en op welk moment moet de eindgebruiker beschikken over bepaalde applicaties, data en printerinstellingen. Door een dynamisch samengestelde desktop aan te bieden die rekening houdt met deze context, vergroten beheerders niet alleen flexibiliteit van medewerkers maar ook de efficiency. Bovendien versterkt deze aanpak de beveiliging aanzienlijk doordat gebruikers alleen over de data en applicaties beschikken die ze op dat moment nodig hebben, niet meer en niet minder. Dit voorkomt dat gegevens in verkeerde handen terecht komen. Zo kunnen bij een adviesbureau de gegevens van klant A niet in handen komen van klant B wanneer een consultant zijn notebook per ongeluk bij één van beiden laat staan na een afspraak.

Desktop-virtualisatie is een interessante technologie met veel mogelijkheden, maar wie er verkeerd mee omgaat, krijgt te maken met frustratie van de gebruikers als gevolg van bijvoorbeeld trage oplossingen en ernstige veiligheids-issues. Stel daarom altijd de eindgebruiker centraal en zorg voor een toereikende beheeroplossingen. Pas dan ben je verzekerd van flexibele en efficiënte werkplekken.

Door Anne Plancius RES Software