Uitbesteden in 2010: repareren van crisiscontracten

Door de economische crisis zagen steeds meer bedrijven de noodzaak om drastisch in de kosten te snijden. Tot dusver is IT een makkelijk doelwit gebleken met alle gevolgen van dien.

Met name in bedrijven waar ICT nog steeds wordt gezien als een faciliteit in plaats van een integraal onderdeel van de bedrijfsvoering, wordt outsourcing ingezet als de grootste kostenreducerende maatregel.

Gedurende het jaar 2009 zijn dan ook talloze deals gesloten die snel tot kostenbesparingen moesten leiden. Veel van deze trajecten – de outsourcing zelf mocht natuurlijk ook niet te veel kosten- zijn dan ook uitgevoerd met de snelheid van een Formule 1wagen.

Adviesorganisaties, actief op het gebied van outsourcing, buitelden dan ook over elkaar heen met nog kortere doorlooptijden voor de RfP of een getekend contract. Ook de leveranciers trapten niet op de rem, want zij waren allang blij met nieuwe omzet (zelfs tegen dumpprijzen). Kortom, iedereen gaf vol gas..

Het voordeel van een Formule 1 race ten opzichte van een outsourcing race is dat de bestuurder van de auto de bochten en chicanes in de weg ziet en dus weet wanneer hij moet afremmen. De organisatie die wil uitbesteden weet dat meestal niet en vertrouwt op de leverancier of externe adviseurs. Beiden hebben echter een belang bij een deal en focussen dus liever op de rechte stukken dan de bochten.

Bochten in de vorm van diensten die achteraf niet standaard blijken te zijn, waardevolle expertise die onbedoeld verdwijnt en geen rekening houden met de dynamiek van de business. De business wil immers zodra de eerste tekenen van herstel zich aandienen, zo snel mogelijk schakelen naar een groeiscenario en in kunnen spelen op nieuwe kansen.

En dan blijkt plotseling dat de uitbestede ICT het emmertje achter de boot is dat de manoeuvreerruimte van de business ernstig belemmert.

Dat leert ons drie dingen:

Ten eerste moet je outsourcing –hoe zwaar de omstandigheden ook- altijd vanuit het business perspectief bekijken;

Ten tweede moet je je niet blind staren op kortetermijnbesparingen en veel beter kijken naar de Total Cost of Ownership voor de organisatie als geheel;

En als laatste: vraag door indien mogelijke leveranciers of adviseurs aangeven dat outsourcing een rechte zesbaanssnelweg is zonder bochten of tegenliggers.

2010 zal daardoor vooral het jaar worden van het repareren van outsourcingcontracten die onder hoge druk en te snel tot stand zijn gekomen. De zuur verdiende centen met de kortetermijnbesparing zullen helaas moeten worden aangewend om te hercontracteren zodat IT wél kan bijdragen aan de vitaliteit, flexibiliteit en slagvaardigheid van de bedrijfsvoering.

En dat wordt nog een hele race.