Sourcing met suiker en melk

Welke elementen vinden managers van belang bij uitbesteding? Als je deze vraag bij de koffieautomaat van een willekeurig IT of consultancy bedrijf stelt dan hoor je over het belang van een goed contract, een goed RFI proces, een goede due diligence of een goede governance structuur. Of je hoort over het afstemmen van processen, het definiëren van SMART KPI’s en vastleggen van exit strategieën en bonus/malus regelingen.

Allemaal heel waardevolle antwoorden. En inderdaad allemaal kritieke succes factoren voor het slagen van een sourcingstraject. Maar de belangrijkste kritieke succes factor wordt in deze opsomming vaak niet genoemd: mensen. Als je het heel sec bekijkt is een uitbesteding niet veel meer dan het anders laten samenwerken van mensen. Waar eerder interne afdelingen op elkaar moesten worden afgestemd, loopt er nu een bedrijfsgrens tussendoor. En juist deze bedrijfsgrens vormt naast een organisatorische veel meer een soort psychische barrière. Vaak een reden om ineens heel anders over ‘de ander’ te gaan nadenken. Dit fenomeen veroorzaakt vaak het falen van veel uitbestedingen. Zodra er een wij versus zij sfeer ontstaat is het kwaad eigenlijk al geschied.

Een succesvolle uitbesteding staat of valt met samenwerking tussen mensen. Samen met de ‘collega’s’ bij de uitbestedingspartner werken we aan het bedienen van onze klanten. Als we er van het begin af aan voor zorgen dat we ons gewoon als collega’s blijven gedragen, waarbij we ons beseffen dat we allemaal hetzelfde belang dienen, dan zijn er heel wat minder dikke contracten en escalatieprocedures nodig om het proces gewoon goed te laten verlopen.

Ga eens een kop koffie drinken met je collega’s bij de uitbestedingspartner, of nodig ze eens uit voor de bedrijfsborrel. Een gezicht kennen bij een stem of naam onder een email is vele malen sterker dan welke escalatieprocedure ook.

Wim Vrijmoeth en Remco Timmermans