Kostentransparantie – a way of life!

Bij het opnieuw of beter inrichten van organisaties – of beter: procesketens – is het zoeken naar kostenreductie (mede d.m.v. kostentransparantie) een tweede natuur.

Bij een steeds meer globale en elektronisch wordende concurrentie is de druk op kosten steeds groter. Immers, de klant kan via de verbeterde informatiepositie dankzij ondermeer internet eenvoudiger toegang krijgen tot de “perfecte markt” informatie. Een markt waarin alle aanbieders, hun diensten en hun prijzen voor alle afnemers beter zichtbaar zijn.

De Porter marketingstrategieën van bijvoorbeeld “uniqueness differentiation” en “narrow market segmentation customer focus” worden steeds vaker aangevuld of gedomineerd door “Cost leadership provider”. Het wordt daarom bij herinrichtingen van procesketens veel belangrijker om niet alleen naar efficiency binnen processen of organisaties zelf te zoeken, maar zeker ook over de processen en organisaties heen (“out of pocket” reductie over de keten).

Daarvoor zijn zeker twee voorwaarden c.q. in te zetten instrumenten van belang:

1. Kostentransparantie binnen elk proces en tussen de processen in de keten en daaruit volgende herschikking van taken;

2, Een telkens minder kostende inrichting van processen (in ict-termen: coupling en binding). Koppel essentiële procesonderdelen bijeen binnen de grenzen en de besturing van één proces (tight coupling), en geef vrijheden door “lossere procesonderdelen” in separate processen (loose binding).

Bij coupling is sprake van noodzakelijk nauwgezette controle en coördinatie in één hand, terwijl bij binding gespecialiseerde entiteiten hun dienstencatalogus met gecombineerd, groter volume en lagere kosten voor meerdere klanten aanbieden.

Coupling kan plaatsvinden bij bijvoorbeeld het samengaan van productie en incasso. In het geval van kleine volumina (bijvoorbeeld in een broodjeszaak), kan deze vorm van coupling personeel uitsparen (maar de wachttijd kan verlengen bij drukte).

In het geval van grote hoeveelheden (bijvoorbeeld van telefoontikken bij een mobile operator) kan het juist leiden tot gespecialiseerde processen, die ieder op zich optimaal zijn gedimensioneerd.

Dit zijn twee samenhangende manieren om kosten te reduceren, maar ieder voor een eigen soort van proces. Kostentransparantie is hierbij essentieel, het geeft inzicht, zowel bij coupling als bij binding, waar onder welke omstandigheden bespaard kan worden.

Dus echte pegels en niet het administratief verschuiven van kosten tussen processen.

Wim Vrijmoeth en Gerard Otten