Koopt u met Office 365 een kat in de zak?

Deze week verrichtte Microsoft-ceo Steve Ballmer de officiële introductie van Office 365. In vorige nieuwe versies van de Office-applicatie viel iedereen over de ribbon-interface die de vertrouwde functionaliteit verstopt had. Dit keer is de cloud het buzzword met een ogenschijnlijk lage kostprijs per gebruiker per maand. Wat brengt het de Office-gebruiker?

Microsoft heeft er alles aan gedaan om de prijsstelling van zijn Office-software in de buurt te brengen van het concurrerende Google Apps aanbod, dat vier jaar geleden al zijn online kantoorsoftware voor 48 euro per gebruiker per jaar in de markt zette. De cloud-versie van Microsoft Office lijkt eveneens een koopje. Office Web Apps gecombineerd met Microsoft Exchange Online, Microsoft SharePoint Online, Microsoft Lync Online en een externe website kost 63 euro per jaar per gebruiker. Dat is 15 euro per jaar duurder dan het concurrerende Google Apps, maar voor die software moeten bedrijven het nodige leergeld betalen om het goed in te kunnen zetten.

Cloud is een leuk extraatje
Maar biedt Office Web Apps genoeg functionaliteit om er goed mee te kunnen werken? Microsoft zelf laat er geen twijfel over bestaan dat Office Web Apps voornamelijk bedoeld is om onderweg op een mobiel apparaat Office-documenten te kunnen raadplegen. Veel functionaliteit ontbreekt in de online versie van Office. Om productief aan een tekst, een spreadsheet of een presentatie te kunnen werken is nog steeds een lokaal geïnstalleerde versie van Office noodzakelijk. Op een desktop of laptop moet tenminste Office 2010 Professional Plus of Office 2007 SP2 geïnstalleerd zijn. Op deze manier dwingt Microsoft zijn gebruikers nog steeds om voor honderden euro's een Office-licentie voor de desktop aan te schaffen. In de marketing campagne rond Office 365 verdwijnt dit feit handig onder het tapijt.

Wat wel veel aandacht de campagne krijgt is de forse daling van de beheerkosten als bij grotere of kleinere Office-implementaties ingewikkelder serversoftware als Exchange, Sharepoint en Lync via de cloud van Microsoft afgenomen wordt. StroekenRossieau deed voor Microsoft onderzoek naar de eigendomskosten van Office-software onder 40 Nederlandse bedrijven met 250 tot 5000 medewerkers. De helft van onderzochte bedrijven werkt met emailomgeving tussen de 7 à 10 jaar oud en met bijbehorende beperkingen rond de omvang van de mailbox en toegang tot deze informatie via smartphones. Bedrijven gaven gemiddeld vijf keer meer aan antivirus en spam en doorsturen van e-mails naar mobiele telefoons dan aan de e-mailsoftware zelf. Volgens StroekenRossieau kunnen bedrijven gemiddeld de helft besparen op hun huidige e-mailomgeving als ze deze afnemen van de Microsoft cloud. Reken dan alleen wel op een forse abonnementsprijs per gebruiker van 22,75 euro waar een licentie voor de lokale versie van Office bij inzit. Dan praat je opeens over 273 euro per gebruiker op jaarbasis, een hele andere prijsstelling dan de 63 euro waar Microsoft zo driftig mee zwaait.

Laat er geen misverstand over bestaan dat Microsoft zijn Office-software uitermate voorzichtig het cloud-tijdperk in manoeuvreert. Office zijn de kroonjuwelen van het concern uit Redmond als je de recente kwartaalcijfers van Microsoft erbij pakt. Sinds begin 2010 brengt de kantoorsoftware Office van Microsoft het meeste geld in het laadje. De enige uitzondering was het tweede kwartaal van het financiële jaar 2010 toen Windows 7 op de markt kwam en dit besturingssysteem één kwartaal als best presterende product uit de bus kwam. In 2011 rijzen de inkomsten de pan uit. Als je naar het nieuwe aanbod van Office 365 kijkt, is het ook wel duidelijk waarom dat zo is. Om de Microsoft Office software uit de cloud goed te kunnen gebruiken heb je een recente versie van Office nodig. Uit het onderzoek onder Nederlandse bedrijven blijkt maar weer dat veel organisaties nog op oudere Office-versies draaien. Wat daarbij opvalt is dat Microsoft nog zo hard van de toren mag blazen dat het aan cloud computing doet, gebruikers zullen wel een desktop-licentie moeten aanschaffen om enigszins met de Microsoft-cloud uit de voeten te kunnen. Wat dat betreft is Office 365 niets anders dan oude wijn in nieuwe zakken.