Het Nieuwe Werken: ook in 2012 alleen oog voor technologie?

Ondanks alle overheidsinitiatieven, weken van Het Nieuwe Werken en investeringen in nieuwe technologie om werken op afstand mogelijk te maken, gaat het nieuwe werken ook in 2012 niet op grote schaal doorbreken. Dat komt omdat organisaties veel te veel nadruk op de techniek leggen, een kortzichtige insteek vindt Joost Deckers van Talk & Vision.

Het probleem is dat organisaties vergeten dat er voor Het Nieuwe Werken meer inzicht in de manier van samenwerken nodig is. Er moet veel meer nadruk komen te liggen op een andere manier van werken. Anders gezegd: Het Nieuwe Werken = Het Nieuwe Samenwerken. Struikelblok daarbij is dat de mens zelf de kritische succesfactor is om het werken op afstand te laten slagen. Doordat organisaties zich onvoldoende bewust zijn van de manier waarop wordt samengewerkt en de effecten hiervan op de organisatie, sluiten de technologische hulpmiddelen niet aan op de samenwerkingsstructuren. Alle investeringen ten spijt: zonder dat inzicht wordt HNW nooit een succes.

Bij de aanschaf van it-middelen voor HNW moet dan ook niet alleen IT, maar de hele organisatie worden betrokken om te bepalen hoe deze technologie het beste gebruikt kan worden. De inzet van IT moet passen bij de manier van samenwerken in de organisatie. Wanneer je goed in kaart hebt hoe de organisatie functioneert en wat de samenwerkingsstructuren zijn, kan je gemakkelijk knelpunten signaleren en IT-middelen aanschaffen die bij de organisatiecultuur en -structuur passen. De efficiency van de organisatie kan absoluut worden vergroot door technologie zoals Unified Communications of projectsamenwerkingstools, maar dat gebeurt alleen als die technologie de manier van samenwerken binnen de organisatie ondersteunt. Zo zal de inzet van Microsoft Lync bij sterk hiërarchische organisaties bijvoorbeeld minder passend zijn.

Beperkte scope
Daarbij komt dat veel organisaties vaak maar één doel hebben met HNW: kostenverlaging. HNW kan immers het aantal vierkante meters per medewerker verlagen, de reistijd verkorten en ook het aantal reiskilometers terugdringen. Dat is helaas een kortetermijngedachte. Op de lange termijn kan HNW namelijk veel meer betekenen. Effectief samenwerken, ook op afstand, is van strategisch belang én levert concurrentievoordelen op.

Bedrijven die een succes willen maken van HNW, zullen daarom eerst een analyse moeten maken van het communicatie-DNA van hun organisatie. Op welke manier werken mensen samen en welke profielen zijn daarin te benoemen, bijvoorbeeld binnen projectteams of salesteams. Dat doen ze door één concrete vraag te beantwoorden: waar zitten knelpunten of versnellers voor het kunnen samenwerken op afstand? Deze analyse vind plaats vanuit vier perspectieven: techniek (wat is de status van de IT-omgeving op dit moment), cultuur, mensen (competenties) en organisatie (processen). Zonder een antwoord op deze vraag en zonder een langetermijndoelstelling gaat Het Nieuwe Werken ook in 2012 weer niet echt van de grond komen.